Трансформация систем документации в цифровом государственном управлении (на примере МИД России)



В настоящей статье анализируются современные тенденции, связанные с изменением характера систем документации (в первую очередь в связи со все более распространяемым применением цифровых документов, в том числе — в государственном управлении). Выделяются особенности таких трансформаций в органах внешних сношений Российской Федерации в целом и Министерства иностранных дел РФ (МИД РФ) в частности.

Ключевые слова: документооборот, канцелярия, Министерство иностранных дел, системы документации, электронный документ.

В настоящее время системы документации в государственном управлении трансформируются — в первую очередь в связи со все более распространяемым применением цифровых документов, в том числе — в государственном управлении. Это — одна из основных черт современного общества, которое справедливо называют информационным.

Наступающая «цифровая эпоха» меняет характер привычных, до недавнего времени, государственных услуг, меняют работу государственных учреждений, в том числе и за счет трансформаций систем документации. Такие изменения имеют существенную специфику в зависимости от характера выполняемых конкретным государственным органом функций. Серьезными особенностями, в этом контексте, обладают органы внешних сношений Российской Федерации в целом и Министерство иностранных дел РФ (МИД РФ) в частности. Системы документации, применяемые МИД РФ в настоящее время преимущественно цифровые, а документы, функционирующие в этой системе — электронные.

Применение электронной документации в МИД РФ и подведомственных ему учреждениях базируется на целом ряде нормативных актов. Это:

1) Консульский Устав [1]. Данный акт является основополагающим для всех органов внешних сношений РФ. В нем, помимо прочих аспектов, также рассматриваются вопросы дипломатический переписки, легализации иностранных официальных документов, истребованию документов и пр.;

2) Федеральный закон РФ от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [2] закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам, установил общие требования к документированию деятельности государственных органов.

3) Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» направлен на регулирование отношений в сфере использования электронных подписей при совершении сделок, оказании услуг или иных юридически важных действий. Согласно данному закону, информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, расценивается равносильной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе и может использоваться в любых правоотношениях. Принятием данного закона было достаточно чётко сформулировано направление государственной политики в сторону применения информационных технологий в документационном обеспечении различных сфер управления обществом [6].

4) Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденные приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 [4] устанавливают единые правила делопроизводства в государственных органах (в том числе и в органах внешних сношений). Они применяются к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации, но не распространяются на документы, содержащие гостайну. Этими же правилами установлены особенности организации документооборота (в том числе в системе электронного документооборота), управления документами, существующими в системе электронного документооборота.

5) Федеральный закон от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» [3]. Положения данного закона во многом устанавливают специфичные требования по документообороту из предоставления государственных услуг. К примеру, п. 2 ч. 1 ст. 6 обязал органы, предоставляющие государственные услуги, обеспечивать возможность получения заявителем государственной услуги в электронной форме;

6) «Перечень руководящих документов и материалов по организации работы несекретных канцелярий загранучреждений МИД России». В Данный перечень включены руководящие документы и материалы по организации работы несекретных канцелярий загранучреждений МИД России по вопросам защиты государственной тайны, соблюдения режимных требований, включая сферу информационной безопасности, протокольной переписки, подготовки и направления диппочты, предоставления регулярной ежегодной отчетности и сдачи документации в архив.

7) Особо стоит отметить, что согласно положениям Регламента «Министерства иностранных дел Российской Федерации» [5] делопроизводство в учреждениях МИД РФ осуществляется в соответствии с указанными «Правилами» и инструкцией по делопроизводству в системе Министерства. Работа с секретными документами и другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

Помимо указанных актов на порядок ведения электронного делопроизводства в МИД непосредственным образом влияют положения нормативно-методических документов, которые есть в сфере документационного обеспечения управления.

Рассмотрим особенности применения электронной документации в системе МИД РФ на примере систем документации Генерального консульства России в г. Уральске, Республика Казахстан.

В настоящее время в Генеральном Консульстве используется система электронного документооборота ТКЗ «Канцелярия ЗУ» — система, которая предназначена для автоматизации системы электронного документооборота в государственных структурах, позволяет упорядочить потоки документов внутри организации в едином информационном пространстве. Кроме того, система «Канцелярия» позволяет организовать обмен между разными организациями. При таком обмене возможно использование электронной подписи (ЭП), а специальные механизмы системы позволяют осуществлять контроль доставки документов.

Данная система позволила автоматизировать следующие процессы в Генеральном консульстве:

1) Согласование служебных записок, рабочих материалов

2) Согласование, подписание, выдача доверенностей

3) Управление поручениями

4) Согласование, подписание, регистрация, рассылка ЛНА и иных документов Генерального консульства.

5) Учет и хранение (архив) документов

6) Доступы к документам и защиту информации.

В целом, Возможности системы ТКЗ «Канцелярия» позволяют автоматизировать работу канцелярии консульства, обеспечивая:

— Учет всех видов документов (входящей и исходящей корреспонденции, а также внутренних документов).

— Ведение нумерации документов согласно политике, принятой в вашей организации.

— Регистрацию местонахождения бумажного документа на любом этапе его жизненного цикла.

— Наличие формы быстрой регистрации, ускоряющей работу делопроизводителя.

— Механизм предотвращения повторной регистрации документа.

— Быстрый поиск необходимой информации по состоянию, наличию, движению бумажных документов.

— Списание документов в дело в соответствии с принятой в вашей организации номенклатурой дел.

— Автоматизацию обработки резолюции руководителя.

— Контроль над своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства.

— Контроль выдачи документов на руки.

— Формирование отчетности.

— Интеграцию с MS Outlook.

— Потоковое сканирование и распознавание документов.

— Организацию электронного архива документов

Кроме того, в системе ТКЗ «Канцелярия» реализована возможность использования квалифицированной электронной подписи. Это позволяет приравнивать документы, заверенные в СЭД, к бумажным документам с собственноручной подписью. В дополнение к этому реализована возможность обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами напрямую через СЭД.

Система электронного документооборота ТКЗ «Канцелярия» установлена в Генеральном консульстве с 2020 года и с этого периода зарекомендовала себя как достаточно надежная система.

К плюсам системы можно отнести:

— техническую стабильность системы;

— тот факт, что у системы достаточно «дружественный» интерфейс, интуитивно понятный пользователям;

— возможность обучения пользователей и технических специалистов в дистанционном формате, что очень важно для Консульства;

— хорошая наполняемость системы по возможной реализации каждого отдельного блока. Все задачи, которые мы ставили по автоматизации существующих процессов в Консульстве, система смогла реализовать в полном объеме;

— по стоимости внедрения, дальнейших доработок, технического и информационного обслуживания система достаточно демократичная по сравнению с другими СЭД:

— — программное обеспечение является импортонезависимым. Оно внесено в Реестр Отечественного ПО (Приказ Минкомсвязи России от 04.04.2016 № 138);

— система документооборота ТКЗ «Канцелярия» полностью соответствует российским и международным нормам и стандартам документооборота.

В целом, система оптимизации документооборота ТКЗ «Канцелярия» не имеет серьезных недостатков и востребована как сотрудниками канцелярии Генерального консульства, так и всеми сотрудниками консульства.

ТКЗ «Канцелярия» — основа для применения электронной документации Генерального консульства. В соответствии с действующими правилами прием и первичную обработку документов Генерального консульства осуществляет Канцелярия. Документы поступают по почте, с помощью курьеров, передаются по почте (в том числе по дипломатической почте) электронной почте, факсу и т. д. Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, регламентирован инструкцией по делопроизводству Генерального консульства.

Состав реквизитов, оформление документов должно соответствовать требованиям ГОСТ Р 7.0.97–2016. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь те же реквизиты, что и у аналогичного документа на бумажном носителе.

Для подтверждения подлинности при передаче электронных документов, например, в МИД России документы заверяются электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Во внутреннем документообороте при обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в СЭД О для подтверждения действий с электронными документами электронная подпись может не применятся, а идентификация должностного лица производится по его учетной записи в СЭД.

Гриф согласования располагается под реквизитом «Подпись» в левом нижнем поле документа. Согласование и визирование проектов документов может выполняться в СЭД. При этом автоматически формируется лист согласования (визирования).

Исполненные документы в электронном виде хранят в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе. Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе. При этом в графе «Примечание» указывается, что дело ведется в электронном виде.

По завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел. В итоговую запись вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов, отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой ЭПК и переходящих. Количество электронных дел соответствующих сроков хранения вносятся отдельной строкой.

Место хранения электронных документов до их передачи на архивное хранение, вид носителей, на которых они хранятся, форматы хранения определяются согласно с существующими нормативными и методическими документами Росархива и техническими возможностями. В целом, в настоящее время практически весь документооборот Генерального консульства происходит в электронном виде, а применение бумажных документов — скорее исключение. Таким образом, трансформация систем документации в государственном управлении в цифровой вид в конкретном Генеральном консульстве — свершившийся факт. Это значительно облегчает работу с документами и повышает эффективность деятельности генерального консульства.

Литература:

1. Консульский устав Российской Федерации. Федеральный закон от 05.07.2010 N 154-ФЗ (ред. от 28.04.2023). — Текст: непосредственный // Собрание законодательства РФ. — 12 июля 2010 г. — № 28. — Ст. 3554.
2. Об информации, информационных технологиях и о защите информации. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 12.12.2023). — Текст: непосредственный // Собрание законодательства РФ. — 31.07.2006. — № 31 (1 ч.).- Ст. 3448.
3. Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг. Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ (ред. от 25.12.2023). — Текст: непосредственный // Собрание законодательства РФ. — 2 августа 2010 г. — N 31.- Ст. 4179.
4. Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления. Приказ Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71. — Текст: электронный // Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru). — 30 декабря 2019 г.: [сайт] (дата обращения: 21.05.2024).
5. Об утверждении Регламента Министерства иностранных дел Российской Федерации. Приказ МИД России от 10 февраля 2021 г. N 2137(ред. от 21.02.2022). — Текст: электронный // Официальный интернет-портал правовой информации (www.pravo.gov.ru). — 24 мая 2021 г. — N 0001202105240044.: [сайт] (дата обращения: 21.05.2024).
6. Об электронной подписи. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 04.08.2023). — Текст: непосредственный // Собрание законодательства РФ. — 2011. — № 15.- Ст.2036.