В статье рассматриваются наиболее широко распространенные недостатки систем электронного документооборота, даются предложения по их исключению.
Ключевые слова: документооборот, искусственный интеллект, блокчейн, СЭД.
Исходя из потребностей бизнеса, в организации электронного документооборота, а также учитывая два направления развития документооборота — электронный юридически значимый документооборот, внешний для любой организации, а также внутренний электронный документооборот, явно видны различия состояния систем электронного документооборота. Кратко остановимся на каждом из направлений.
Внешний электронный документооборот, как правило, является стандартизованным. С целью максимального распространения и возможности беспрепятственного обмена информацией (документами) между различными хозяйствующими субъектами, физическими лицами, органами власти и т. д., необходимо обеспечить стандартизацию протоколов обмена.
Юридически значимый электронный документооборот — это документооборот, имеющий юридические последствия. Документы, имеющие юридическую силу, как правило, заверяются (подписываются) электронной цифровой подписью. В настоящее время процесс получения электронной цифровой подписью, значительно упрощен.
Тем не менее, стандартизация протоколов обмена электронными документами достаточно сложна. В первую очередь этому мешает антимонопольное законодательство, а также правила и нормативные документы в области интеллектуальной собственности.
В России существует несколько вариантов организации системы юридически значимого электронного документооборота между организациями.
Одним из самых важных аспектов электронного документооборота между организациями является документооборот между хозяйствующими субъектами и органами государственной власти. Основное направление, которое развивается сейчас это взаимодействие между организациями и Федеральной Налоговой службой. При этом необходимо отметить, что даже в таком достаточно узком аспекте, как предоставления налоговой и бухгалтерской отчётности, существует несколько вариантов и стандартов предоставления это отчётности и формирования электронного документооборота, поэтому это вызывает определенные трудности [1].
В этой связи необходимо обеспечить государственную стандартизацию интерфейсов обмена между разными документами. В настоящее время законодательно это унификация обеспечена частично.
Следующим немаловажным вопросом является повсеместное внедрение электронной цифровой подписи. Современное законодательство рассматривает электронную подпись, как подтверждение или персонификация лица, имеющего право подписывать и отправлять электронные документы, и электронная подпись фактически приравнена к обычной живой подписи этого физического лица. В целях упрощения взаимообмена электронным документооборотом, необходимо на государственном уровне реализовать возможность создания электронной цифровой подписи или её упрощенного налога для всех юридических и физических лиц, которые являются (как минимум) резидентами Российской Федерации. Это позволит, в первую очередь, максимально распространить идею электронного документооборота, в том числе в гражданском электронном документообороте, а также даст толчок развитию системы электронного документооборота по всей стране. Как пример, мы можем говорить о различных договорах гражданско-правового характера между физическими лицами. В настоящее время подписание документов между двумя физическими лицами в электронном виде даже не рассматривается.
Для контроля подлинности электронной подписи может применяться технология блокчейн [2]. Именно эта технология позволяет точно идентифицировать носителя подписи, а также отслеживать все изменения, исправления и, в конечном, итоге, однозначно подтверждать оригинальность и юридическую значимость того или иного документа. Таким образом, технология блокчейн позволяет избавиться от третьего, заверяющего лица, между двумя лицами, осуществляющими сделку, либо обмен информацией.
Кроме юридически значимого электронного документооборота между хозяйствующими субъектами безусловно необходимо рассмотреть и развитие электронного документооборота внутри организации.
Электронный документооборот внутри организации призван решить несколько вопросов, основными из которых являются:
– скорость распространения информации
– снижение расходов на обслуживание системы документооборота
– снижение общехозяйственных расходов
– снижение потерь времени на обработку и анализ документов, а также на принятие решений.
Решение указанных задач реализуется распространением системы электронного документооборота, что в свою очередь несет определенные выгоды, в том числе и для государства в плане снижения нагрузки на экологическую ситуацию.
Необходимо в виде рекомендуемых к применению государственных стандартов определить понятия внутреннего электронного документооборота, форм и реквизитов основных документов, курсирующих по системам электронного документооборота, а также их разделение по значимости, функционалу, видимости и т. д.
Помимо указанных выгод, косвенно облегчаются контрольные функции, в том числе органам надзора, поскольку унифицированные общие документы проще анализировать и выявлять несоответствия законодательству в той или иной области контроля.
Кроме развития нормативной базы системы электронного документооборота очень важен вопрос развития технической составляющей средств электронного документооборота. Как пример, мы можем рассмотреть систему электронного документооборота нескольких организаций, либо системы, предлагаемые к внедрению несколькими различными вендорами. Большая часть систем являются очень сложными и многозадачными [3]. Безусловно, электронный документооборот в своем широком понимании предполагает универсальную и сложную систему.
Исходя из опыта эксплуатации подобных систем, можно сделать вывод, что максимальное упрощение интерфейса самого программного обеспечения ведет к расширению его использования и упрощению функционала. В настоящих системах для освоения системы электронного документооборота требуется дополнительное обучение, либо, как минимум, повышения квалификации, так как такие системы очень сложны и обширны.
Предлагается воспользоваться опытом новых систем, широко распространенным в настоящее время, в том числе на базе Android (мобильные приложения) либо iOS [4], интерфейс подобных систем прост и понятен.
Интерфейс должен быть упрощен до интуитивно понятного визуального способа восприятия информации, при этом система должна интеллектуально либо на программном уровне определять необходимость тех или иных действий на основе типовых действий пользователя.
Отображение информации должно быть сведено к минимуму для того, чтобы максимально упростить способ и скорость принятия решения по тому или иному документу, а учитывая тенденции в восприятии информации различными поколениями [5], сейчас наиболее активно применяется именно визуализированная информация и всё, что пользователь видит на экране, незамедлительно переводится в действие, таким образом, чем больше действий пользователей будет дано на выбор, тем медленнее будет приниматься решение и анализироваться та или иная информация. В идеале для любого поля самым простым является окно с одним возможным действием, но, учитывая, что работа с документами и информацией подразумевает определенную интеллектуальную деятельность пользователя, количество действий, одновременно разрешённых к исполнению, может быть три или четыре.
Если смотреть в более далекое будущее, можно предположить, что система документооборота будут максимально формализованы и все документы, которые сейчас направляются для тех или иных решений, будут анализироваться искусственным интеллектом. Документы для обработки будут сведены к конкретным краткосрочным указаниям, которые необходимо реализовать для того, чтобы, помимо работы человеческого интеллекта, максимально использовать искусственный интеллект и упростить ему задачу по принятию решений в той или иной ситуации.
Литература:
- Официальный сайт компании Почта России. URL: https://edo.pochta.ru/ (дата обращения 20.11.2020);
- Блокчейн: возможности, структура, ЭЦП и задание для студента, часть 1. [Электронный ресурс]. URL: https://habr.com/ru/post/348014/ (дата обращения 28.11.2020);
- Официальный сайт компании DIRECTUM. URL: http://www.directum.ru/ (дата обращения 20.11.2020);
- iEOS — документооборот. [Электронный ресурс]. URL: https://apps.apple.com/ru/app/ieos-документооборот/id670213346 (дата обращения 28.11.2020);
- 8 отличий поколения Z от поколения Y. [Электронный ресурс]. URL: https://www.retail.ru/articles/8-otlichiy-pokoleniya-z-ot-pokoleniya-y (дата обращения 25.11.2020);
