В статье представлен анализ основных функций систем управления бизнес-процессами компании, определены требования к корпоративному порталу, удовлетворяющему всем требованиям систем управления бизнес-процессами.
Ключевые слова:системы управления бизнес-процессами, корпоративный информационный портал.
Для успешной реализации бизнес-процессов любой компании они должны быть понятны для каждого сотрудника предприятия, при этом должен быть ясен не только процесс выполнения деятельности, но и конечная её цель.
Под бизнес-процессом понимают последовательность действий (подпроцессов), направленных на получение определенного результата, имеющего ценность для организации. Как правило, у бизнес-процесса есть владелец, исполнитель, результат и входы. При выполнении бизнес-процесса входящие данные или объекты преобразуются в результат (также некоторые данные или объекты).
Использование процессного подхода к организации работы предприятия на сегодняшний день является стандартом качества. Основой создания эффективной организации является:
- оптимизация ее внутренних бизнес-процессов;
- внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартами ISO 9000;
- внедрение оптимальных ИТ-решений.
Обязательным требованием при этом является разработка бизнес-модели (бизнес-архитектуры) предприятия, что включает в себя моделирование и документирование всех его бизнес-процессов.
BMP-системы (или системы управления бизнес-процессами), поддерживают различные нотации моделирования бизнес-процессов:
- структурный анализ и проектирование SADT/IDEF0;
- диаграммы потоков данных DFD;
- нотация моделирования и стандарт документирования процессов IDEF3;
- моделирование потоков работ BPMN;
- методология ARIS и др.
Всесторонняя модель бизнес-процессов организации должна отвечать на целый ряд вопросов. В связи с этим необходимо разработать ни одну модель, а несколько. Основные типы модели для описания бизнес-процессов [1; 2]:
1. Целеполагающая: представляет собой разработку системы целей и показателей их достижения (стратегическая карта предприятия). Данная модель отвечает на вопросы: Чего хочет достигнуть предприятие (каковы его цели)? Как будет определяться степень достижения этих целей?
2. Функциональная: описывает состав выполняемых работ. Отвечает на вопрос: Что необходимо сделать, чтобы достигнуть цели? Как правило функциональная модель реализуется с помощью нотаций проектирования бизнес-процессов верхнего уровня.
3. Поведенческая: очередность и правила выполнения процессов. Отвечает на вопросы: Как и когда необходимо осуществлять деятельность, чтобы достигнуть цели? В данной модели используются нотации проектирования бизнес-процессов нижнего уровня.
4. Организационная: описывает состав исполнителей деятельности и структуру их подчинения. Данная модель представляет собой организационную структуру предприятия и отвечает на вопрос: Кто будет осуществлять деятельность?
5. Информационная: описывает объекты предметной области процесса (ресурсы и данные), которые используются или порождаются при выполнении бизнес-процессов. Данная модель отвечает на вопрос: Что необходимо обрабатывать в ходе выполнения бизнес-процессов?
Таким образом, для разработки эффективной бизнес-архитектуры, которая реально будет использоваться на предприятии необходимо разработать все указанные модели, отражающие его деятельность. Результатами такого проектирования является разработка целого набора документов, регламентирующих деятельность предприятия:
- стратегическая карта,
- организационная структура,
- регламенты бизнес-процессов,
- методики выполнения операций,
- должностные инструкции,
- сбалансированная система показателей;
- и т. д.
Мало разработать бизнес-архитектуру предприятия, необходимо также организовать деятельность сотрудников предприятия в соответствии с бизнес-правилами и осуществлять контроль ее выполнения. Кроме того, бизнес-процессы любого предприятия не являются закрытой системой, они подвержены внешним событиям, которые вызывают их изменение, и реагируют на поступление внешней информации. Внутренняя деятельность предприятия также постоянно изменяется (политика и приоритеты руководства, организационные структуры, бизнес-процессы, размер и сложность решаемых задач и т. п.), поэтому необходима возможность оперативно проводить корректировку и реинжиниринг бизнес-архитектуры предприятия с доведением информации об изменениях до сотрудников.
Таким образом, эффективность предприятия сегодня определяется организацией управления этими предприятием. А для эффективного управления бизнес-процессы должны быть явными, исполняемыми и непротиворечивыми. Под непротиворечивостью мы будем понимать использование единого описания бизнес-процессов для:
- проектирования бизнес-архитектуры,
- разработки технического задания на создание автоматизированных информационных систем;
- составления документации для сопровождения исполнения и контроля этих бизнес-процессов.
С точки зрения информационных технологий, для успешного управления деятельностью компании сегодня необходимо внедрить в корпоративную систему предприятия функционал по управлению бизнес-процессами компании. А именно, корпоративная информационная система должна давать возможность выполнять следующие функции:
1. Разрабатывать и изменять стратегии бизнес-процессов;
2. Проектировать и осуществлять реинженеринг бизнес-процессов;
3. Осуществлять внедрение и сопровождать исполнение бизнес-процессов;
4. Выполнять контроллинг и анализ деятельности сотрудников и компании в целом.
В такой системы можно выделить два основных класса пользователей — управленцы (менеджеры) и исполнители деятельности. Основными функциями для менеджеров является инжиниринг/реинжиниринг полноценной бизнес-архитектуры предприятия, включающее все типы моделей бизнес-процессов (целеполагающей, функциональной, поведенческой и т. д.). Результатом этой деятельности станет публикация документов, регламентирующих деятельность компании. Второй основной функцией управляющей системы является контроль и анализ выполнения деятельности и результатов этой деятельности. Эта функция может быть реализована через создание системы сбора контрольных показателей деятельности.
Для исполнителей бизнес-процессов основными функциями BMP-системы должны стать:
- доступ ко всем необходимым регламентирующим документам предприятия;
- получение оперативной информации о решениях руководства и текущем состоянии дел на предприятии;
- взаимодействие с другими исполнителями по реализации бизнес-процессов (получение-передача документов, консультирование и т. д.);
- внесение контрольных показателей своей деятельности, составление отчетов.
Для обеспечения целостности, непротиворечивости и доступности информации целесообразно в качестве платформы для BMP-системы использовать корпоративный портал предприятия в рамках интранет или интернет сети.
Использование корпоративного портала является одной из современных тенденций в управлении деятельностью компании, поэтому существует множество решений для разработки порталов. Все инструментальные средства для разработки порталов можно разделить на три класса:
1. Платформы для создания корпоративных порталов;
2. Готовые решения на базе платформ;
3. Облачные решения для порталов.
Платформы для создания корпоративных решений используются для разработки портала «с нуля» в соответствии с техническим заданием заказчика. Данный подход используется при создании корпоративных порталов для крупных предприятий с нестандартными бизнес-процессами. Основной проблемой при разработки корпоративных порталов без использования готовых решений — это разработка проекта информационный системы портала, который будет удовлетворять все потребности компании. Примеры таких платформ — Oracle WebCenter, IBM WebSphere, Microsoft SharePoint, 1С-Битрикс.
Готовых решений для разработки порталов огромное множество. При этом выделяют решения для крупных компаний (IBM WebSphere Portal, Oracle Portal 11g, SAP NetWeaver Portal) и решения для средних и небольших компаний (1С-Битрикс, WSS Portal, Ittilan Portal, NetCat Corporate). Для средних и небольших компаний существуют также открытые решения (с бесплатной лицензией), например, Liferay Portal, Alfresco, JomPortal, Jive, Jahia. В готовых решений уже разработаны общий функционал и структура портала. Как правила код решений является открытым для доработки, настройки портала под особенности компании.
Облачные решения (Teamtools, Битрикс24, Простой бизнес) имеют схожий функционал с готовыми решениями, не требуют затрат на установку дорогостоящего аппаратного и программного обеспечения, но как правило не позволяют интегрировать портал с другими корпоративными системами предприятия.
Последние решение в связи с ограниченным функционалом не подходят для реализации задач управления бизнес-процессами компании. Большинство готовых решений направлены на организацию взаимодействия сотрудников и совместное использование ресурсов компании. Поэтому есть необходимость в разработке системы управления бизнес-процессами на базе платформ для создания корпоративных порталов. При этом основными функциями портала должны стать следующие возможности:
1. Разработка стратегических карт, включающей совокупность целей компании и показателей их достижения.
2. Разработка организационной структуры компании.
3. Проектирование бизнес-процессов компании, начиная от бизнес-процессов верхнего уровня, заканчивая описанием выполнения отдельных операций.
4. Описание документооборота компании.
5. Публикация всех регламентирующих документов.
6. Сбор контрольных показателей и составление отчетов.
7. Анализа собранной информации.
8. Взаимодействие исполнителей и менеджеров.
Таким образом, портал должен осуществлять информационную поддержку всех циклов управления бизнес-процессами, от разработки до контроля и анализа их исполнения.
Литература:
1. Документация Business Studio [Электронный ресурс] // Официальный сайт компании Business Studio. — Режим доступа: http://www.businessstudio.ru/wiki/docs/current/doku.php/ru/csdesign/basic_controls, свободный. — Загл. с экрана.
2. Федоров, И. Сравнительный анализ нотаций моделирования бизнес-процессов / И. Федоров // Открытие системы. — 2011.– № 8. — C.28.
