Трудовые функции секретаря в учреждении охватывают большое количество взаимосвязанных действий, связанных с обработкой документов, контролем их исполнения, организацией взаимодействия между участниками образовательного процесса и обеспечением работы руководителя. В повседневной практике секретарь одновременно выполняет задачи, требующие точности, соблюдения сроков и знания нормативных требований, при этом многие действия пересекаются между собой и требуют четкого разграничения [9, с. 21].

При отсутствии детально проработанной должностной инструкции возможны разночтения в понимании обязанностей, что может привести к дублированию функций, пропуску отдельных операций или затруднениям при распределении ответственности. Работа с корреспонденцией, регистрацией документов, контролем исполнения поручений и организацией приема посетителей требует единых правил и закрепления порядка действий, поскольку от этого зависит согласованность работы сотрудников и своевременность выполнения поручений директора.

Разработка должностной инструкции для секретаря требует учета нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые отношения, ведение делопроизводства, работу с информацией и обеспечение ее защиты [8, с. 171]. Одним из нормативных актов, который учитывается при составлении должностной инструкции, является Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [2]. Он регулирует вопросы поиска, получения, обработки и передачи информации, а также применение информационных технологий в управленческой деятельности. Для секретаря это связано с работой с документами, содержащими персональные данные обучающихся, их родителей и работников школы, а также с обеспечением сохранности и конфиденциальности информации при использовании как бумажных, так и электронных носителей.

Также учитывается Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который устанавливает требования к хранению, учету и использованию архивных документов [1]. В условиях образовательного учреждения секретарь участвует в формировании дел в соответствии с номенклатурой, контролирует правильность их оформления, обеспечивает сохранность документов и их подготовку к передаче в архив. Это требует знания правил работы с документами различных сроков хранения и соблюдения установленных процедур.

При разработке должностной инструкции учитываются положения Федерального закона от 29 декабря 2012 года № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации». Данный закон регулирует отношения, возникающие в сфере образования, устанавливает правовые и организационные основы функционирования образовательной системы, а также определяет положение участников образовательного процесса [3]. Для секретаря это связано с оформлением документов, сопровождающих образовательную деятельность, и соблюдением требований, действующих в данной сфере.

В своей работе секретарь также опирается на нормы Трудового кодекса Российской Федерации, который регулирует отношения между работодателем и работниками [4]. В нем закреплены правила заключения и расторжения трудового договора, условия труда, а также порядок ведения кадровой документации. Это напрямую связано с обработкой заявлений работников, подготовкой приказов по личному составу и ведением документации, связанной с трудовыми отношениями.

Требования Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях также учитываются в деятельности секретаря, поскольку нарушение порядка ведения документации или правил работы с персональными данными может повлечь ответственность [5]. В связи с этим при работе с документами необходимо соблюдать установленные нормы и требования, регулирующие оформление, хранение и передачу информации.

При составлении должностной инструкции принимается во внимание Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Минтруда России от 15 июня 2020 года № 333н. Он определяет трудовые функции, требования к квалификации, знаниям и навыкам в области делопроизводства [6]. Для секретаря данный стандарт задает ориентиры в части выполнения обязанностей, связанных с обработкой документов, организацией работы руководителя и ведением документооборота.

Проект должностной инструкции секретаря директора разрабатывается с учетом действующих нормативных актов, регулирующих трудовые отношения, делопроизводство и организацию работы в образовательной сфере. На основании этих документов составляется текст инструкции с полным набором информации, включая наименование должности, категорию, подчиненность, функции, обязанности, права и ответственность [8, с. 172].

Структура должностной инструкции секретаря:

1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения

Проект должен содержать реквизиты учитывающий положения ГОСТ Р 7.0.97–2025, который устанавливает требования к оформлению организационно-распорядительных документов [7]. Этот стандарт регламентирует состав реквизитов, правила их расположения и оформление бланков. Знание данных требований необходимо секретарю при подготовке приказов, протоколов и иных документов, используемых в деятельности образовательного учреждения, что обеспечивает единообразие оформления и соблюдение установленных норм делопроизводства. Перечень реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, гриф утверждения документа, заголовок к тексту, текст документа, виза.

После подготовки проекта текст согласуется с должностным лицом, например, с председателем профсоюзной организации работников, чтобы учесть интересы сотрудников и соответствие нормам трудового законодательства. После согласования документ утверждается директором образовательной организации и подготавливается для внедрения в работу, а также для ознакомления с секретарем директора.

Литература:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 13.12.2024) «Об архивном деле в Российской Федерации». — Текст: электронный // КонсультантПлюс: [сайт]. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/ (дата обращения: 10.04.2026).
2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 29.12.2025) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». — Текст: электронный // КонсультантПлюс: [сайт]. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/ (дата обращения: 10.04.2026).
3. Федеральный закон от 29.12.2012 № 273-ФЗ (ред. от 08.03.2026) «Об образовании в Российской Федерации». — Текст: электронный // КонсультантПлюс: [сайт]. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_140174/ (дата обращения: 10.04.2026).
4. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 29.12.2025, с изм. от 06.02.2026). — Текст: электронный // КонсультантПлюс: [сайт]. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата обращения: 10.04.2026).
5. «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 23.03.2026) (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.04.2026). — Текст: электронный // КонсультантПлюс: [сайт]. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/ (дата обращения: 10.04.2026).
6. Приказ Минтруда России от 15.06.2020 № 333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (Зарегистрировано в Минюсте России 15.07.2020 N 58957). — Текст: электронный // КонсультантПлюс: [сайт]. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_357714/ (дата обращения: 10.04.2026).
7. «ГОСТ Р 7.0.97–2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 26.06.2025 N 622-ст). — Текст: электронный // КонсультантПлюс: [сайт]. — URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_510883/ (дата обращения: 10.04.2026).
8. Мазурова, Ю. С. Должностная инструкция как один из основных организационно-правовых документов на предприятии / Ю. С. Мазурова. — Текст: непосредственный // Современные тенденции управления и экономики в России и мире: цивилизационный аспект. — 2020. — № 3. — С. 171–175.
9. Смирнова, Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, учет и хранение служебной документации / Е. П. Смирнова. — М.: Омега-Л, 2021. — 152 с. — Текст: непосредственный.