Высшее учебное заведение в процессе своей деятельности сталкивается с колоссальным объемом документации по тем или иным направлениям и немаловажное место в системе документооборота образовательной организации занимают документы, касающееся кадровых вопросов. В данной статье рассматриваются правовые аспекты организации хранения и архивирования кадровой документации в организациях высшего образования.
Ключевые слова: кадровое делопроизводство, высшее учебное заведение, хранение документов, архивирование документов.
Higher educational institution in the course of its activity is faced with an enormous amount of documentation on various directions and an important place in the document circulation system of the educational organization is occupied by documents relating to personnel matters. This article examines the legal aspects of organizing the storage and archiving of personnel records in higher education organizations.
Keywords: personnel record keeping, higher educational institution, storage of documents, archiving of documents.
Деятельность организации высшего образования — это сложный механизм бесперебойная работа которого обеспечивается, благодаря, выстроенной системе законодательных и локальных нормативно-правовых актов. Одним из главных направлений работы организации высшего образования является кадровое обеспечение ее деятельности.
Архивирование кадровых документов в организациях высшего образования происходит по определенным правилам установленным, как на законодательном уровне, так и на уровне самих высших учебных заведений (в локальных нормативно-правовых актах).
Вопрос хранения и архивирования кадровой документации в образовательной организации высшего образования прежде всего регламентируется Конституцией Российской Федерации. Так статья 24 Конституции Российской Федерации регулирует основные положения, связанные со сбором, хранением, использованием и распространением информации о частной жизни лиц, непосредственно принятых на работу в организации высшего образования, вышеуказанная статья определяет, что сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Это является важнейшим положением, затрагивающим основные права и свободы человека и гражданина, статья 37 Конституции Российской Федерации в свою очередь регламентирует право человека и гражданина на труд и на свободу трудовой деятельности — труд свободен, каждый имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию [1].
Кроме того, так как кадровые вопросы возникают, благодаря, сложившимся трудовым отношениям, то вторым по силе законодательным актом, регламентирующим хранение и архивирование кадровой документации, является Трудовой кодекс Российской Федерации.
Статья 87 вышеуказанного кодекса регулирует положение, касающееся хранения и использования персональных данных работников -порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов.
Статья 89 регламентирует права работников в целях обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателя [2].
Также в деятельности кадровых служб могут использоваться закреплённые Кодексом РФ положения об административных правонарушениях, в части привлечения к административной ответственности по отдельным видам административных правонарушений [8, c.14].
Следующей группа — это специальные законодательные акты, уже более конкретно регулирующие данную сферу.
Одним из основных нормативно-правовых актов, регулирующих сферу архивирования кадровой документации в организациях высшего образования является Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», который состоит из 9 глав, каждая из которых определяет и регулирует основные положения, связанные с архивированием документов в Российской Федерации [4].
Работа кадровой службы подразумевает под собой роботу с информацией, поэтому не мало важным по своей значимости в вопросе регулирования хранения и архивирования кадровых документов, является Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ, описывающий понятия и определения в области информационной технологии и задающий принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации, а также регулирующий отношения при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации при применении информационных технологий [6].
Кроме того, документы, которые хранятся и (или) архивируются специалистами кадровых служб высших учебных заведений содержат в себе, как правило, персональные данные работников. В связи с этим кадровые службы во всех вопросах своей деятельности обязаны руководствоваться Федеральным законом «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ, который регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных. По смыслу данного закона под обработкой персональных данных понимается любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных, кадровые службы в вопросе архивирования кадровой документации непосредственно осуществляют все или большинство вышеуказанных действий [5].
Сегодня, когда в организациях широко используются автоматизированные информационные системы и их технологии, информация о любом работнике, состоящем с работодателем в трудовых отношениях, может стать в той или иной мере открытой и привести к ущемлению (или умалению) прав и законных интересов работника, причинить ему материальный ущерб и (или) моральный вред [7, c.80].
Поэтому при рассмотрении вопроса о персональных данных не стоит забывать о положениях Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях. Так, к примеру, статья 13.11. регламентирует ответственность за нарушения законодательства Российской Федерации в области персональных данных [3].
Кроме того, регулирование хранения и архивирования кадровой документации осуществляется посредством локальных нормативно-правовых актов. К такого рода актам прежде всего относится Устав высшего учебного заведения и различного рода положения, к примеру положение об отделе кадров, положение об отделе делопроизводства и др.
На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что все вышеперечисленные законодательные акты играют огромную роль в организации хранения и архивирования кадровой документации в организациях высшего образования.
Наиболее актуальным вопрос правильного хранения и архивирования кадровой документации становится в связи с плавным переходом всех сфер жизни общества на цифровые технологии, что позволяет хранить и архивировать кадровую документацию в электронной форме и на электронных носителях.
Вместе с тем, особого внимания к правовым аспектам хранения и архивирования кадровой документации в высших учебных заведениях увы не уделялось. Необходимо скорейшее теоретическое осмысление данной проблемы, проведение необходимых исследований и внедрение на их основе, практических мероприятий. Отсюда возникает потребность в теоретическом анализе системы хранения и архивирования кадровых документов в организациях высшего образования, определении перспективных направлений совершенствования данной системы.
Литература:
- «Конституция Российской Федерации» (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от 05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 21.07.2014 № 11-ФКЗ) // КонсультантПлюс [Электронный ресурс]: URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28399/ (дата обращения: 25.05.2018)
- «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018) // КонсультантПлюс [Электронный ресурс]: URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/ (дата обращения: 25.05.2018)
- «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 23.04.2018) (с изм. и доп., вступ. в силу с 14.05.2018) // КонсультантПлюс [Электронный ресурс]: URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/ (дата обращения: 25.05.2018)
- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (последняя редакция) //КонсультантПлюс [Электронный ресурс]: URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_1406/ (дата обращения: 25.05.2018)
- Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 N 152-ФЗ (последняя редакция) //КонсультантПлюс [Электронный ресурс]: URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/ (дата обращения: 25.05.2018)
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ (последняя редакция) //КонсультантПлюс [Электронный ресурс]: URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798/ (дата обращения: 25.05.2018)
- Мазуров В. В. Защита персональных данных работника // СТЭЖ. 2008. № 7. С.80–82 URL: https://cyberleninka.ru/article/n/zaschita-personalnyh-dannyh-rabotnika (дата обращения: 12.05.2018).
- Николаева Светлана Дмитриевна Правовые аспекты кадрового делопроизводства в обеспечении деятельности высших учебных заведений // Время науки — The Times of Science. 2017. № 2. С.13–24 URL: http://www.tsput.ru/fb/ts/2017/ %E2 %84 %962/index.html#12 (дата обращения: 12.05.2018).
