Нормативно-правовое регулирование документирования трудовых отношений общества с ограниченной ответственностью



Общество с ограниченной ответственностью будет достигать высоких результатов в управлении компанией, если будет правильно организованно кадровое делопроизводство. Для этого необходимо, чтобы в организации работали кадры с соответствующей квалификацией и опытом работы, которые смогут правильно организовать кадровое делопроизводство.

Документированная информация является основой управления. Успехи компаний в различных сферах деятельности зависят от производства, распределения и потребления информации. Для современного общества информация стала полноценным ресурсом производства, а также важным элементом социальной и политической жизни людей. Для принятия решения в управлении компанией руководители всегда используют служебные документы, в которых находится важная информация, поэтому для достижения высокого уровня достижения необходимых целей и задач организации, необходимо обращать внимание на улучшения качества работы с документами.

Для организации деятельности кадровой службы необходимо разработать и утвердить комплекс организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

Конституция РФ как высший нормативный правовой акт устанавливает основы всех правоотношений, связанных с организацией труда и отдыха работников. Так, статья 37 Конституции гарантирует право на труд [1]. Работнику, заключившему трудовой договор с работодателем, гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск.

Правовой статус общества с ограниченной ответственностью подробно регламентирует Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) (части первая, вторая, третья и четвертая) (с изменениями и дополнениями) [2]. В ст.87 даются основные характеристики капитала, ответственность участников ООО, содержание наименования ООО, в ст.88 устанавливается число участников и учредителей ООО, в ст.89 характеризуется договор, ответственность сторон и устав общества, в ст. 90 определяется составление уставного капитала ООО, сроки и порядки его выплат, в ст. 92 права и обязанности участников сторон по реорганизации и ликвидации ООО, в ст.93 сообщается как переходят доли в уставном капитале общества с ограниченной ответственностью к другому лицу. В статье 94 подробно описывается как правильно выйти участникам общества с ограниченной ответственностью из этого общества.

Более подробно правовой статус ООО описан в специальном федеральном законе — Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с изменениями и дополнениями) [4]. Он был принят в 1998 и содержит 6 глав и 59 статей, разделы, посвященные учреждению общества, уставному капиталу общества и имуществу общества, ведению списка участников общества, управлению в обществе, реорганизации и ликвидации общества.

Вопросы регламентации трудовых отношений в ООО основываются на нормах трудового законодательства, изложенных в ТК РФ от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (с изменениями и дополнениями) [3]. Кодекс определяет трудовые отношения между работниками и работодателями и имеет приоритетное значение перед другими принятыми федеральными законами, связанными с трудовыми отношениями, с Указами Президента РФ, Постановлениями Правительства РФ и др.

Трудовой кодекс РФ устанавливает права и обязанности работника и работодателя, регулирует вопросы охраны труда, профподготовки, переподготовки и повышения квалификации, трудоустройства, социального партнерства. В нем находятся правила оплаты и нормирования труда, порядок разрешения трудовых споров. Отдельные главы посвящены особенностям правового регулирования труда некоторых категорий граждан (несовершеннолетних, педагогов, тренеров и спортсменов, надомников, вахтовиков и др.).

В 2003 г. кадровые службы получили два важнейших документа о порядке ведения трудовых книжек, которые являются, в соответствии со ст.66 Трудового кодекса РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника: Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132) и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.

Надо подчеркнуть также важность для работника кадров ст.65, в которой перечислены документы, предъявляемые поступающим на работу.

В ст.283 указаны документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству.

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остается трудовая книжка. Ей посвящена ст.66.

Кроме того, в Трудовом кодексе определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности трудового договора, коллективных договоров и соглашений, даны сроки ознакомления работника с документами (приказом о приеме на работу (ст.68), приказом о дисциплинарном взыскании (ст. 193)), порядок выдачи копий документов (ст.62) и т. д.

Оформление трудовых правоотношений требует сбора персональных данных о работнике. Понятие персональных данных также дано в Трудовом кодексе в ст.85, где к ним отнесена «информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника».

В ст.5 перечислены законодательные и иные акты в последовательности их значимости, в которых регулируются трудовые отношения.

Также следует назвать иные федеральные законы, которые регулирует трудовые отношения и влияют на деятельность кадровых служб:

Федеральный закон от 1 мая 1999 г. N 92-ФЗ «О Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений» (с изменениями и дополнениями) [7].

Федеральный закон от 27 ноября 2002 г. N 156-ФЗ «Об объединениях работодателей» (с изменениями и дополнениями) [8]. В статье 1.1. Объединения работодателей самостоятельно определяют программу своей деятельности, в том числе предусматривают своими программами и уставами в соответствии с настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами осуществление деятельности в сферах социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений, профессионального образования, охраны здоровья работников на производстве, содействия занятости населения, социального страхования и иной направленной на решение социальных проблем и развитие гражданского общества деятельности.

Вопросам защиты персональных данных посвящена специальная глава Трудового кодекса РФ (гл.14 — «Защита персональных данных работника»).

Персональным данным и их защите полностью посвящен Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» [10]. Для любого работника кадровой службы крайне важно положение ст.1 Закона, в которой говориться, что Законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования таких средств, то есть положения. Статья 7 Закона, как и Трудовой кодекс РФ, подчеркивает конфиденциальность персональных данных. На основании этого Закона служба кадров организации разрабатывает свое положение о работе с персональными данными.

6 марта 1997 г. Указом Президента РФ (N 188) утвержден Перечень сведений конфиденциального характера (в ред. от 23.09.2005), где п.1 стоят «сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные) за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях».

Оформление основных кадровых документов унифицировано. Разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий была возложена Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835 на Государственный комитет РФ по статистике с согласованием форм с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ [13]. Среди унифицированных форм, перечисленных в Постановлении, к Первоочередным были отнесены формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Первый альбом этих форм был утвержден Постановлением Госкомстата России 30 октября 1997 г. N 71а [14]. В альбом несколько раз вносились изменения и дополнения. Работник кадровой службы постоянно имеет дело с формами, включенными в альбом, и должен иметь их как в бумажном, так и в электронном варианте.

Общие для всех организаций правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТе Р 6.30–2003 [15], в котором описана унифицированная система организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000).

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения — типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций.

Таким образом, кадровое делопроизводство имеет важное значение для организации управления обществом ограниченной ответственностью. С помощью кадровых документов подтверждаются права работника на социальное обеспечение по старости и инвалидности, также они сдаются в государственные архивы на длительное хранение для использования в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Для решения трудовых конфликтов в суде всегда используется кадровые документы. Работники кадровых служб должны уметь правильно составлять документы и оформлять их в соответствии с действующими нормативными актами. Часто ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.

Кадровая служба несет ответственность за правильное оформление и ведение кадровой документации. Нарушение оформления кадровой документации носят правовой характер и преследуются по закону.

Литература:

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ).
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (ГК РФ) от 30 ноября 1994 года N 51-ФЗ.
3. ТК РФ от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (с изменениями и дополнениями).
4. Федеральный закон № 14-ФЗ от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью».
5. Федеральный закон от 21 декабря 2001 г. N 178-ФЗ «О приватизации государственного и муниципального имущества» (с изменениями и дополнениями).
6. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 N 129-ФЗ (последняя редакция).
7. Федеральный закон от 1 мая 1999 г. N 92-ФЗ «О Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений» (с изменениями и дополнениями).
8. Федеральный закон от 27 ноября 2002 г. N 156-ФЗ «Об объединениях работодателей» (с изменениями и дополнениями).
9. Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» (с изменениями и дополнениями)
10. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» (с изменениями и дополнениями).
11. Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132).
12. Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (с изменениями и дополнениями).
13. Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 «О первичных учетных документах».
14. Постановление Госкомстата РФ от 30.10.1997 N 71а (ред. от 21.01.2003) «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве».
15. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст).
16. Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. N 03–33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»
17. ГОСТ Р 51141–98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. Издательство стандартов, 1998. П.67, с. 4.