Нормативно-правовая и нормативно-методическая регламентация документационного обеспечения управления в ПАО



Эффективная постановка работы с документами, путем совершенствования всех информационно-документальных процессов, как в отношении всего общества, так и на уровне отдельных организации, является одним из наиболее главных направлений управленческой деятельности.

С развитием и внедрением в процесс работы с документами компьютерной техники и сетевых технологий повсеместно применяется термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ). ДОУ представляет собой деятельность, целенаправленно обеспечивающую функции управления документами. [12] Без слаженной работы документационного обеспечения управления в организации тяжело справиться с потоком документов, находящихся в ней, быстро найти необходимый документ, проконтролировать его исполнение и сохранность.

В своей документационной деятельности предприятия и организации независимо от их организационно-правовой формы должны руководствоваться законами, постановлениями Президента и Правительства Российской Федерации, нормативными документами, актами, а также техническими регламентами и национальными стандартами в совокупности составляющими нормативно-правовую и нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления.

Вопросы, связанные с регламентацией документационного обеспечения управления в публичных акционерных обществах нашли свое отражение во многих кодексах Российской Федерации.

Большое количество статей, имеющих отношение к документационной деятельности ПАО находятся в Гражданском кодексе Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ [1]. Кодекс содержит статьи посвященные вопросам документирования, составу информации и оформлению некоторых документов, видам и разновидностям документов, создаваемых при совершении гражданских взаимоотношений. Так, статья 52 ГК РФ определяет требования к содержанию устава и учредительного договора, которые являются основанием для действия юридических лиц. Статьи 185 и 186 ГК РФ определяют требования и закрепляют порядок оформления доверенности.

Четвертая глава Гражданского кодекса РФ создает правовую защиту на средства индивидуализации юридических лиц, в числе которых фирменное наименование, товарные знаки, знаки обслуживания и коммерческие обозначения. Данные средства играют большую роль при документировании управленческой деятельности, так как используются в документации, в том числе в бланках документов.

Немаловажное значение для публичных акционерных обществ в области документирования имеет «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ [2]. Кодекс направлен на регулирование отношений, возникающих в процессе трудовой деятельности между ее участниками, устанавливает государственную гарантию трудовых свобод граждан, и направлен на формирование комфортных условий труда, защиту прав и интересов работников и работодателей. ТК РФ устанавливает правила заключения, изменения и прекращения трудового договора, который является одним из главных документов в сфере трудовых правоотношений.

Трудовым кодексом РФ предусмотрено содержание и структура коллективного и ученического договора. Кодекс содержит указания использования и перечень сведений, вносимые в основной документ о трудовой деятельности работника — трудовую книжку. В Трудовом кодексе РФ названы документы, которыми оформляется перевод, увольнение, командирование, отпуск, поощрения и взыскания работников.

Следующий законодательный акт — «Уголовный кодекс Российской Федерации» от 13.06.1996 № 63-ФЗ [3]. Кодекс содержит статьи, посвященные работе с документами, а также охране и защите информации. Уголовным кодексом РФ определены наказания за нарушения тайны переписки почтовых, телеграфных или иных сообщений, незаконное получение сведений, хищение документов, штампов, печатей. Исходя из глобального внедрения в систему управления компьютерных технологий, глава 28 Уголовного кодекса РФ посвящена рассмотрению преступлений и наказаний в данной сфере. Также в кодексе оговаривается наказание за подделку или сбыт документов, бланков, печатей, поделку и сбыт ценных бумаг и платежных документ.

Основными законами, регламентирующими документационное обеспечение управления, выступают:

 Закон РФ от 25.10.1991 № 1807–1 (ред. от 12.03.2014) «О языках народов Российской Федерации» [4] регламентирует правила использования государственного языка РФ между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями субъектов РФ. В соответствии с данным законом официальное делопроизводство на территории РФ ведется на государственном языке Российской Федерации — русском. Официальное делопроизводство в республиках происходит также на государственных языках данных республик. В коммерческой деятельности и сфере обслуживания делопроизводство основывается на государственном языке РФ или других языках, предусмотренных договорами между партнерами.

 Закон РФ от 21.07.1993 № 5485–1 «О государственной тайне» [5] направлен на регулирование отношений возникающих на основании сведений, относящихся к государственной тайне и защиту безопасности РФ. При этом закон касается не только органов законодательной, исполнительной и судебной властей, но и предприятии, учреждений, организации независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, принявших на себя обязательства осуществлять требования законодательства РФ о государственной тайне.

 Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» [6] устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информационных ресурсов, ответственность за правонарушения, порядок документирования и доступа к ним. Закон предусматривает тот факт, что информация является объектом публичных, гражданских и иных правовых отношений и защищается законом на равных правах с другими ресурсами. Важнейшими для работы с документами являются положения закона, посвященные документированию информации. Также закон определил право на доступ к информации и некоторые ограничения по доступу к информации, относящейся к конфиденциальной и государственной тайне.

 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» [7] направлен на регулирование отношений в сфере использования электронных подписей при совершении сделок, оказании услуг или иных юридически важных действий. Согласно закону информация, находящаяся в электронной форме подписанная квалифицированной электронной подписью расценивается равносильной ручной подписи в обычном документе и может использоваться в любых правоотношениях.

 Федеральный закон от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» [8] направлен на регулирование отношений, возникающих при государственной регистрации юридических лиц их создании, реорганизации и ликвидации, а также при внесении поправок в учредительные документы. Закон устанавливает соответствующий порядок реорганизации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей и прекращение деятельности физическими лицами в качестве индивидуальных предпринимателей. Законом предусмотрен перечень документов, который необходимо предоставить в регистрирующий орган при государственной регистрации образуемого юридического лица.

 Федеральный закон РФ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ [9] наряду с правовыми нормами учреждения, реорганизации и ликвидации публичных акционерных обществ определяет порядок документирования их деятельности, правила составления и оформления документов, а также содержит перечень документов, подлежащих обязательному хранению. Данные правила являются обязательными для всех акционерных обществ и их нарушение могут привести к лишению юридической силы управленческих действий и решений.

 Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» [10] устанавливает главные принципы, на основании которых происходит обработка персональных данных. Закон направлен на защиту прав гражданина при обработке его персональных данных, на сохранность частной жизни и неприкосновенность личной и семейной тайны. Отдельные главы закона посвящены контролю над обработкой персональных данных, определяют права субъекта персональных данных и обязанности оператора.

 Федеральный закон от 22.04.1996 № 39-ФЗ [11] «О рынке ценных бумаг» регулирует отношения, которые возникают при эмиссии и обращении эмиссионных бумаг или иных бумаг. Законом предусмотрены требования к содержанию и порядку по введению реестра собственников ценных бумаг.

 В настоящее время к основным, действующим нормативно-методическим документам по организации документационного обеспечения можно отнести:

 ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [12]. Данный стандарт определяет состав и требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, в том числе бланков документов, которые изображают Государственный герб РФ. Стандарт охватывает организационно-распорядительные документы, касающиеся организационных и управленческих процессов взаимодействия и регулирования деятельности организации и объединений, не зависимо от их форм собственности.

 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» [13]. Государственная система документационного обеспечения управления включает в себя множество принципов и правил, направленных на документирование управленческой деятельности и организацию работы с документами. ГСДОУ упорядочивает документооборот, повышает качество документов и создает условия для плодотворного применения новейших технических средств и технологии, позволяющих собрать, обработать и провести анализ большого количества информации.

Государственная система документационного обеспечения управления рассматривает вопросы, связанные с составлением и оформлением документов, организацией и принципами документооборота, правилами регистрации и методами контроля исполнения документов, правилами подготовки дел к предстоящему хранению, а также содержит рекомендации по увеличению эффективности труда в делопроизводстве, механизации и автоматизации делопроизводственных процессов.

Большое значение при работе с документами имеет «ОК 011–93. Общероссийский классификатор управленческой документации» [14] от 30.12.1993 № 299 (ОКУД) который содержит в себе перечень унифицированных систем документации и форм документов. В ОКУД приведены наименования видов документов и их кодовые обозначения. В классификатор включены общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, которые содержат определенный сгруппированный набор унифицированных форм документов и являются обязательными для использования и документационного общения юридических лиц.

Таким образом, нормативно-правовое и нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления составляет правовую основу деятельности публичных акционерных обществ. Без знания нормативно-правовой и нормативно-методической базы сложно грамотно создать и оформить документ, упорядочить документооборот, обеспечить применение и сохранность документов в текущей деятельности.

Квалифицированный работник, владеющий этой базой и имеющий необходимые знания о нормативных требованиях, окажется более полезным, по сравнению с работником который не компетентен в данных вопросах. Поэтому каждому предприятию и организации необходимо уделять большое внимание вопросам, касающимся документационного обеспечения управления с позиции законодательного и нормативного регулирования, это позволит организовать процесс принятия важных решений, а также контроль над их своевременным и качественным выполнением.

Литература:

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30 ноября 1994 г. № 51-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. — 1994. — № 32. — cт. 3301.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 № 197-ФЗ // Российская газета. — № 256, 31.12.2001.
3. Уголовный кодекс Российской Федерации от 13 июня 1996 № 63-ФЗ // Собрание законодательства РФ. — 17.06.1996, № 25, ст. 2954.
4. Закон РФ от 25 октября 1991 № 1807–1 «О языках народов Российской Федерации» // Ведомости СНД и ВС РСФСР. — 12.12.1991, № 50, ст. 1740.
5. Закон РФ от 21 июля 1993 № 5485–1 «О государственной тайне» // Российская газета. — № 182, 21.09.1993.
6. Федеральный закон от 27 июля 2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // «Российская газета». — № 165, 29.07.2006.
7. Федеральный закон от 06 апреля 2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» // Парламентская газета. — № 17, 08–14.04.2011.
8. Федеральный закон от 08 августа 2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» // Российская газета. — № 153–154, 10.08.2001.
9. Федеральный закон от 26 декабря 1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» // Собрание законодательства РФ. — 1996, № 1, ст. 1.
10. Федеральный закон от 27 июля 2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» // Российская газета. — № 165, 29.07.2006.
11. Федеральный закон от 22 апреля 1996 № 39-ФЗ «О рынке ценных бумаг» // Собрание законодательства РФ. — № 17, 22.04.1996, ст. 1918.
12. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003. — 265 с.
13. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» // М.: Главархив СССР, 1991. — 53 с.
14. ОК 011–93. Общероссийский классификатор управленческой документации// М.: ИПК Издательство стандартов, 1995. — 19 с.