Законодательная и нормативно-методическая регламентация документирования управленческой деятельности



Формальное документационное взаимодействие организаций и учреждений в Российской Федерации осуществляется при помощи унифицированных общепринятых правил. Говоря иными словами, управленческая деятельность организации, связанная с документационным обеспечением и документированием, основана на законодательной и нормативно-методической базе, которая включает в себя ряд законов, подзаконных актов, инструкций, стандартов и методических документов, позволяющих регламентировать процесс создания, обработки, хранения и применения документов.

Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» термин «документирование» определяется как зафиксированная по общеустановленным правилам информация на каком-либо носителе [18].

Основным документом, дающим право на документирование информации, является Конституция Российской Федерации [1]. Данный документ обладает высшей юридической силой, прямым действием и применяется на всей территории Российской Федерации.

К основным Федеральным законам, регламентирующим документирование управленческой деятельности, относятся:

 Трудовой кодекс РФ (№ 197-ФЗ от 30.12.2001) [3] применяют в случаях оформления документов, касающихся трудоустройства работников.

 В Гражданском кодексе Российской Федерации (от 21.10.1994), излагаются основополагающие правила по заключению, оформлению и расторжению гражданско-правовых договоров [4], [5], [6], [7].

 Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» регламентирует деятельность органов власти и управления, в полномочия которых входит право на изображение одного из трех вариантов герба Российской Федерации на бланках документов [2].

 Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» является ключевым документом, устанавливающим правовые основы стандартизации в РФ. В законе регламентированы действия государственного контроля и надзора в работе по стандартизации, определены виды документов по стандартизации и др. [9]

 Федеральный закон от 01.05.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации». Специальная ст. 16 данного закона посвящена использованию языка в официальном делопроизводстве. В соответствии с этой статьей делопроизводство в республиках Российской Федерации ведется как на государственном языке РФ, так и на языке данной республики. В законе отдельно оговорено оформление документов, касающихся личности граждан [22, с. 1].

 Закон РФ от 25.10.1991 № 1807–1 «О языках народов Российской Федерации» регулирует процесс использования государственного языка в документах, носящих официальный характер [8].

 Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — ключевой закон в области информационного законодательства, главной целью которого является регламентирование порядка правовой защиты и документирования информационных данных [10].

 Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» определяет условия, применения в документах электронного формата электронной подписи, признающейся эквивалентной ручной подписи в обычном документе. Законом определены разновидности подписей электронного вида и регламент их применения [11].

 Федеральный закон РФ от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Данный закон регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау) [23, с. 25].

 Федеральный закон РФ от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Закон разграничивает и определяет, что понимается под обращением, заявлением, предложением, жалобой граждан. В нем изложены требования к письменному обращению [22, с. 19].

 Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01.10.2004 № 125-ФЗ. Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства [22, с. 21].

К основным регламентирующим нормативным актам Президента и Правительства РФ относятся:

 Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» используется в работе по обработке персональных данных работников и в работе с документами, носящими конфиденциальный характер [12].

 Постановление Правительства от 15.06.2009 № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», которое регламентирует требования порядка документирования в федеральном органе исполнительной власти, определяет особенности работы с документами электронной формы [14].

 Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» устанавливает категории организаций, обладающих правом на изготовление бланков и печати, воспроизводящих Государственный герб РФ [13].

К основным регламентирующим документам федеральных органов исполнительной власти относятся:

 Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» регламентирует и представляет в визуализированном виде порядок заполнения форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты [15].

 Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 определяют классификацию возможных видов архивов, основные задачи и функции архива, его полномочия и ответственность. В Основных правилах указывается порядок подготовки документов для передачи в архив, порядок комплектования архива, а также обеспечения сохранности и учета документов, входящих в состав архива и т. д. [16]

К основным государственным стандартам, регламентирующим документирование управленческой деятельности, относятся:

 ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ определяет обязательный состав реквизитов, используемых в документах, а также условия их оформления. Стандартом также определены унифицированные требования к бланкам документов [17].

 ГОСТ Р 7.0.8–2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ унифицирует определения понятий в сфере делопроизводства [18].

 ГОСТ 9327–60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. ГОСТ регламентирует три вида форматов бумаги, а именно: A, B, C, различие которых состоит в размере листа [19].

 ГОСТ 6.10.4–84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. ГОСТ регламентирует требования к порядку оформления реквизитов в документах, находящихся на машинном носителе. Установлены унифицированные определения таких понятий, как машинограмма, подлинник, дубликат и копия документа на машинном носителе [20].

Основным общероссийским классификатором, регламентирующим документирование управленческой деятельности, является «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД). В классификаторе содержится перечень наименований и кодов, проставляемых в обязательном порядке на бланках и идентифицирующих унифицированные формы документов [21].

Таким образом, в Российской Федерации документирование управленческой деятельности регулируется значительным количеством законодательных и нормативно-методических актов. При этом подзаконные акты являются продуктом работы должностных лиц и органов исполнительной власти. Такие виды подзаконных нормативно-правовых актов как постановление, инструкция, приказ, распоряжение и др., издаются с целью конкретизации и исполнения Федеральных законов, Указов Президента и Распоряжений Правительства РФ.

Следует, так же, отметить, что ГОСТ, в большинстве случаев, является рекомендательным нормативным документом. Поэтому, оформление документов большинства организаций не является унифицированным.

Благодаря правовому регулированию сферы документирования управленческой деятельности разрешаются следующие задачи:

 определяется унифицированный перечень терминов, действующих в данной сфере;

 регулируется порядок применения правовых ресурсов;

 законодательно регламентируется порядок использования информационных ресурсов;

 обеспечивается унифицированное кодирование форм документов, направлений подготовки и квалификаций специальностей в ВПО и СПО, а также информации, относительно государственной власти и местного самоуправления, позволяющее оптимизировать процесс работы по созданию и оформлению документов;

 регламентируются требования по использованию государственного языка в документах;

 устанавливается общий порядок документирования;

 определен порядок применения государственного герба РФ на бланках документов.

Литература:

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (ред. 21.07.2014) // Собрание законодательства РФ. 2014. № 31, ст. 4398.
2. Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 № 2-ФКЗ (ред. от 12.03.2014) «О Государственном гербе Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. 2000. № 52 (Часть I), ст. 5021.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 30.12.2015) // Российская газета. № 256, 2001.
4. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 30.12.2015) // Собрание законодательства РФ. 1994. № 32, ст. 3301.
5. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть вторая) от 26.01.1996 N 14-ФЗ (ред. от 29.06.2015) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.07.2015) // Собрание законодательства РФ. 1996. N 5, ст. 410.
6. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть третья) от 26.11.2001 N 146-ФЗ (ред. от 15.02.2016) // Парламентская газета. N 224, 2001.
7. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая) от 18.12.2006 N 230-ФЗ (ред. от 28.11.2015, с изм. от 30.12.2015) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2016) // Парламентская газета. N 214–215, 2006.
8. Закон РФ от 25.10.1991 № 1807–1 (ред. от 12.03.2014) «О языках народов Российской Федерации» // Ведомости СНД и ВС РСФСР. 1991. № 50, ст. 1740.
9. Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ (ред. от 28.11.2015) «О техническом регулировании» // Собрание законодательства РФ. 2002. № 52 (ч. 1), ст. 5140.
10. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. № 165. 2006.
11. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 28.06.2014) «Об электронной подписи» // Парламентская газета. № 17, 2011.
12. Указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188 (ред. от 13.07.2015) «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера» //Собрание законодательства РФ. 1997. № 10, ст. 1127.
13. Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 (ред. от 14.12.2006) «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. 1996. № 2, ст. 123.
14. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (ред. от 07.09.2011) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Собрание законодательства РФ. 2009. № 25, ст. 3060.
15. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» // Финансовая газета. № 13, 2004.
16. Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002. 152 с.
17. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно–распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003. — 265 с.
18. ГОСТ Р 7.0.8–2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Утв. Приказом Росстандарта. От 17.10.2013. № 1185-ст.
19. ГОСТ 9327–60 Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы// М., Издательство стандартов. 1985.
20. ГОСТ 6.10.4–84. Государственный стандарт Союза ССР. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения // М., Издательство стандартов. 1985.
21. ОК 011–93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299) // М., ИПК Издательство стандартов, 1995.
22. Кудрявцев Н. В., Лысова Т. В. Кадровое делопроизводство и архивы документов по личному составу: учебное пособие. Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета, 2013. — 416 с.
23. Кудрявцев Н. В., Тарасюк А. Я., Еланцева О. П. Конфиденциальное делопроизводство [Электронные ресурс]: учебное пособие. Тюмень: Издательство Тюменского государственного университета, 2015. –148 с.