Особенности документирования деятельности коммерческой организации



В соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации коммерческая организация — это «организация, преследующая извлечение прибыли в качестве основной цели своей деятельности» [1, с. 89]. Коммерческую организацию также можно рассматривать как «коллектив, организацию людей, объединенных коммерческими целями, зарегистрированную в установленном порядке» [8, с. 48]. Законом предусмотрены следующие организационно-правовые формы коммерческих организаций: хозяйственное товарищество, хозяйственное общество (ООО, АО), производственный кооператив (артель), государственное (муниципальное) унитарное предприятие.

Одной из основных задач любой коммерческой организации является налаживание рационального документирования своей организационно-управленческой деятельности, а также взаимодействия с клиентами, сотрудниками фирмы и органами государственной власти. В этой связи необходимо отметить, что при внедрении документационного обеспечения управления в такую организацию нельзя слепо заимствовать принципы документирования деятельности государственных организаций, на которые в основном направлено законодательство в сфере документационного обеспечения управления и труды современных отечественных специалистов. Необходимо четко понимать, что основным отличием коммерческой деятельности от государственной является получение прибыли, что влечет за собой потребность в создании определенных видов документов, отсутствующих в деятельности некоммерческих организаций — коммерческих договоров, предложений, заказов, контрактов и т. д.

Несмотря на то, что законодательство в сфере документационного обеспечения управления преимущественно ориентированно на деятельность государственных организаций, при создании рациональной системы документационного обеспечения управления все же необходимо опираться на существующие законодательные акты, которые закрепляют отдельные аспекты деятельности коммерческих организаций, в частности регламентируют создание некоторых видов документов в процессе создания, реорганизации, ликвидации организации, лицензирования ее деятельности и т. п. К таким законодательным актам относятся: Гражданский кодекс Российской Федерации [1], Федеральные законы: «Об акционерных обществах» [2], «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» [4], «О коммерческой тайне» [5], «О лицензировании отдельных видов деятельности» [6], «О рынке ценных бумаг» [7] и т. д.

Рассмотрим некоторые возможные классификации документов коммерческих организаций. Довольно интересной представляется классификация, предложенная Тевосян С. М. и Чубовой Е. П. в статье «Особенности организации корпоративного делопроизводства». Авторы отмечают, что «крупные коммерческие организации, особенно с развитой иерархической и территориально распределенной структурой управления, имеют некоторые особенности организации работы с документами, которые требуют чёткой регламентации» и относят к ним унификацию, стандартизацию и необходимость в установлении единых требований к организации делопроизводства «при помощи принципа системности нормативно-методического регулирования документационного обеспечения управления» [9, с. 31]. Авторы предлагают следующую классификацию документов коммерческих организаций:

1. Структурные документы (Устав, Положение организации; а также следующие Положения:

– об общем собрании участников ПАО, НАО, ООО;

– о ревизионной комиссии; о совете директоров; об исполнительных органах управления и т. п.).

2. Процедурные документы (различные положения:

– о взаимодействии органов управления;

– об информационном обеспечении организации;

– о подготовке годового отчета; о процедурах структурных подразделений

– и т. п.)

3. Регламентирующие документы (ряд регламентных положений: о собрании акционеров, Совете директоров, регламенте внутреннего инвестиционного фонда и т. п.)
4. Инструментальные документы (стратегический план развития организации, дивидендная и инвестиционная политика, положение о методике оценки деятельности организации и т. п.) [Там же. С. 32].

Эту классификацию можно считать достаточно полной, отражающей практически всю деятельность коммерческой организации. Однако в этой классификации отсутствует достаточно важная система документации — организационно-распорядительная, без которой коммерческая деятельность не представляется возможной. При создании такого рода документов, можно смело обращаться к опыту документирования деятельности государственных организаций и к законодательству в сфере документационного обеспечения управления, которое действует на сегодняшний день. Система организационно-распорядительной документации одинаково необходима как для документирования деятельности коммерческой организации, так и государственной, являясь своеобразным связующим звеном между ними. Что касается законодательства, то порядок создания, обработки, хранения и использования таких документов, отражен в нем наиболее подробно, чем можно воспользоваться при создании документационного обеспечения управления на коммерческом предприятии.

Исходя из всего вышеизложенного, наиболее приемлемой представляется следующая классификация документов коммерческой организации:

1. Документы, представляемые при государственной регистрации коммерческой организации в регистрирующий орган (заявление о государственной регистрации по форме, утвержденной уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти; решение о создании юридического лица в виде протокола, договора или иного документа; Устав коммерческой организации; выписка из реестра иностранных юридических лиц соответствующей страны происхождения; документ об уплате государственной пошлины) [4].
2. Документы, представляемые при регистрации коммерческой организации, созданной путем реорганизации (заявление о государственной регистрации каждого вновь возникающего юридического лица, создаваемого путем реорганизации, по форме, утвержденной уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти; Устав коммерческой организации; договор о слиянии; передаточный акт или разделительный баланс; документ об уплате государственной пошлины; документ, подтверждающий представление в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации сведений в соответствии с подпунктами 1–8 пункта 2 статьи 6 и пунктом 2 статьи 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 года N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» [3]; документ, подтверждающий присвоение выпуску или выпускам акций государственного регистрационного номера или идентификационного номера, в случае, если коммерческая организация, создаваемая путем реорганизации — акционерное общество; документ, подтверждающий внесение изменений в решение о выпуске облигаций или иных (за исключением акций) эмиссионных ценных бумаг) [4].
3. Документы, создаваемые в процессе осуществления повседневной деятельности коммерческой организации (положение об Общем собрании акционеров и регламент его проведения, бюллетень для голосования, протокол общего собрания, положение о Генеральном директоре общества, и т. д.).
4. Организационно-распорядительные документы коммерческих организаций (положения о структурных подразделениях, инструкция по делопроизводству, должностные инструкции, приказы по основной деятельности, решения и т. д.).

Таким образом, знание специфики документирования деятельности коммерческой организации позволит четко определить необходимость создания тех или иных видов документов, что в свою очередь приведет к возможности создания системы рационального документооборота, исключающего возникновение неоправданных управленческими процессами документов в общем, а в частности к созданию эффективного документационного обеспечения управления, которое позволит организации достичь коммерческого успеха.

Литература:

1. Российская Федерация. Законы. Гражданский кодекс Российской Федерации. Часть первая [Текст]: [федер. закон: принят Гос. Думой 21 окт. 1994 г.: по состоянию на 6 авг. 2017 г.]. — М.: Юрист, 2017. — 227 с.
2. Российская Федерация. Законы. Об акционерных обществах [Текст]: федер. закон: [принят Гос. Думой 24 нояб. 1995 г.: по состоянию на 29 дек. 2014 г.]. — Норматика, 2015. — 164 с.
3. Российская Федерация. Законы. Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования [Текст]: федер. закон: [принят Гос. Думой 8 дек. 1995 г.: одобр. Советом Федерации 20 марта 1996 г.: по состоянию на 29 июля 2018 г.]. — М.: Норматика, 2018. — 38 с.
4. Российская Федерация. Законы. О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей [Текст]: федер. закон: [принят Гос. Думой 13 июля 2001 г.: одобр. Советом Федерации 20 июля 2001 г.: по состоянию на 3 авг. 2018 г.]. — Юридическая литература, 2018. — 70 с.
5. Российская Федерация. Законы. О коммерческой тайне [Текст]: федер. закон: [принят Гос. Думой 9 июля 2004 г.: одобр. Советом Федерации 15 июля 2004 г.: по состоянию на 12 марта 2014 г.]. — М.: Норматика, 2016. — 64 с.
6. Российская Федерация. Законы. О лицензировании отдельных видов деятельности [Текст]: федер. закон: [принят Гос. Думой 22 апр. 2011 г.: одобр. Советом Федерации 27 апр. 2011 г.: по состоянию на 27 дек. 2018 г.]. — М.: Норматика, 2018. — 42 с.
7. Российская Федерация. Законы. О рынке ценных бумаг [Текст]: федер. закон: [принят Гос. Думой 20 марта 1996 г.: одобр. Советом Федерации 11 апр. 1996 г.: по состоянию на 27 дек. 2018 г.]. — М.: Норматика, 2018. — 44 с.
8. Дорман, В. Н. Коммерческая организация и ее ресурсы [Текст]: учеб. пособие / В. Н. Дорман. — Екатеринбург: Уральский университет, 2015. — 136 с.
9. Тевосян, С. М. Особенности организации корпоративного делопроизводства [Текст] / С. М. Тевосян, Е. П. Чубова // Молодой ученый. — 2016. — № 28. — С. 30–32.