Современная практика технологии работы с документами диктует новые условия организации профессиональной поддержки как людей, выполняющих функции секретаря, офис-менеджера, администратора организации, так и студентов, и преподавателей профильных вузов. В процессе работы и обучения часто возникает множество вопросов, ответить на которые достаточно сложно без обращения к квалифицированным источникам. Одним из таких источников является деловой журнал.
Обратимся к определению: «Деловые журналы — периодические издания в виде книги, посвященные вопросам делового общения, сотрудничества, бизнеса, а также юридическим вопросам делового мира» [5]. В этих средствах массовой информации размещают статьи, интервью, полезную информацию для специалистов различных областей. Подобные издания могут быть узконаправленными, посвященными одной теме, то есть они рассчитаны на малую аудиторию читателей, а могут быть посвящены нескольким темам и иметь широкий круг читателей.
Деловые журналы являются самой многочисленной категорией периодических изданий. Они включают в себя:
— журналы по торговле, предназначенные для розничных торговцев и оптовиков;
— промышленные журналы для бизнесменов в области производства;
— профессиональные журналы для юристов, психоаналитиков, архитекторов, учителей и других профессиональных групп (именно эта категория в рамках данного исследования представляет для нас наибольший интерес) [2].
В настоящее время к информации деловых журналов, ориентированных на различные профессиональные сообщества, прибегают и работники вузов, и студенты, поскольку новые федеральные образовательные стандарты связаны с профессиональными стандартами. Студенты, обучающиеся по направлению 46.03.02. «Документоведение и архивоведение», приобретают навыки работы в области документоведения, архивоведения, трудового права, организации и технологии документационного обеспечения управления, электронного документооборота, секретарского обслуживания и др. На трудовую деятельность выпускников в значительной степени оказал влияние Приказ Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», в котором нашли отражение как основная цель вида профессиональной деятельности (реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией), так и функциональная карта вида профессиональной деятельности.
Среди трудовых функций, отражённых в профессиональном стандарте, находим следующие: организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности организации её руководителя, а также информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации. Получается, что специалист в области ДОУ должен уметь:
— организовать не только работу с документами, но и рабочий день секретаря и руководителя;
— строить бесконфликтный диалог с посетителями приемной руководителя;
— грамотно вести телефонные переговоры;
— составлять и оформлять управленческую документацию;
— организовывать информационное взаимодействие руководителя с подразделениями и должностными лицами организации, а также деловые контакты и протокольные мероприятия;
— готовить информационно-аналитические материалы;
— исполнять решения руководителя [1].
Глядя на эти функции, становится ясно, что человек, работающий в сфере организации и технологии ДОУ, обязан обладать определенными знаниями о структуре организации и её взаимодействии с другими учреждениями; правилах взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации; об этике делового общения и правилах речевого этикета. Кроме того, специалист службы ДОУ должен владеть знаниями в области охраны труда и правилами защиты конфиденциальной служебной информации.
Помочь расширить профессиональный кругозор как раз и призваны профессионально ориентированные средства массовой коммуникации.
Проведя анализ периодических и электронных изданий, мы выяснили, что в настоящее время актуальные вопросы организации и технологии документационного обеспечения управления находят свое отражение в нескольких профессиональных журналах, среди которых самыми читаемыми являются «Делопроизводство», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Секретарское дело», «Секретарь-референт».
В журналах «Делопроизводство», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Делопроизводство и документооборот на предприятии» авторы статей раскрывают вопросы правового регулирования ДОУ, внедрения информационных технологий в делопроизводстве, обучения студентов направления подготовки 46.03.02 «Документоведение и архивоведение», а также делятся опытом работы в ДОУ и архивном деле на примере конкретных предприятий и организаций.
Журналы «Секретарское дело» и «Секретарь-референт» акцентируют внимание на таких проблемах, как взаимоотношения с руководством организации, деловое общение в процессе осуществления трудовой деятельности.
Существенным преимуществом получения информации из указанных источников является возможность доступа к электронной версии журналов, что позволяет работнику из любой точки доступа быстро и бесплатно получать необходимую информацию; пользоваться удобным поиском по содержанию и ключевым словам; изучать и сравнивать изменения, произошедшие в интересующей области, посредством использования архива номеров журнала.
К недостаткам работы с этими журналами можно отнести высокую плату за подписку. Зачастую для получения «свежей» информации необходимо сначала её оплатить, так как в электронных версиях последние (иногда все) номера журнала представлены в виде демоверсии, что ограничивает доступ к полному содержанию статьи. Эта проблема особо остро стоит перед студентами профильных вузов, которые в большинстве своём не могут позволить себе подписку на необходимый в процессе исследовательской, научной или трудовой деятельности (студенты, совмещающие обучение и работу) информационный ресурс.
Кроме того, знакомство с материалами, представленными в указанных периодических изданиях, показало, что тексты статей чаще всего рассчитаны на экспертов в области делопроизводства. А это тоже ограничивает возможность использования полезной информации студенческой аудиторией.
Однако самым опасным недочётом содержательной части профессиональной прессы являются ошибки в описании проблем организации документооборота. А это, согласитесь, с одной стороны, говорит о недостаточном уровне экспертизы статей, а с другой, — требует от читателя проверки достоверности представленной информации и её переработки. Чтобы не быть голословными, приведём ряд примеров.
Предлагаем начать с анализа фрагмента статьи Янковой В. Ф. «Юридическая техника при подготовке локальных (внутренних) нормативных правовых актов организации: состав реквизитов, оформление»: «С точки зрения оформления, ЛНА можно разделить на две группы:
1) документы, которые оформляются всоответствии справилами, установленными ГОСТ Р 6.30–2003, например, положения о структурных подразделениях, коллегиальных или совещательных органах организации, должностные инструкции, должностные регламенты;
2)документы, оформление которых во многом отличается от оформления других организационно-распорядительных документов икоторые можно отнести кдокументам сложной структуры. В оформлении этой группы ЛНА, как правило, присутствует титульный лист, а в состав документа включается перечень понятий (терминов), используемых в сфере правового регулирования, перечень сокращений и, собственно, основной текст» [3].
Разделение на группы в данном случае осуществлено не совсем корректно: так у читателя может сложиться мнение о том, что документы второй группы можно не оформлять в соответствии с правилами, установленными ГОСТ Р 6.30–2003. Считаем, что в данном случае автором выбран неверный классификационный признак.
В другой статье этого же автора — «Оптимизация документооборота организации» обратим внимание на следующий фрагмент: «Кроме этого, к мерам организационного характера относится:
- правильная организация работы службы ДОУ;
- рациональное распределение функциональных обязанностей между работниками службы ДОУ;
- организация работы с документами в структурных подразделениях» [4].
Выделенные пункты имеют одинаковую смысловую нагрузку, и поэтому, на наш взгляд, не требуют разделения.
Читаем далее. В части подачи сведений о маршруте документа говорится следующее: «Одной из основных характеристик документооборота является маршрут документов. Маршрут— это путь, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного административного или бизнес-процесса».
Кажется, что отсутствие в определении слова «документооборота» незначительно, но при восприятии данной информации, может возникнуть непонимание того, определение какого «маршрута» дает автор.
Среди статей достаточно авторитетных авторов в области документоведения, как мы видим, также встречаются недочеты и досадные ошибки. А это, повторим, вынуждает читателя критически относиться к печатному слову.
Для устранения перечисленных проблем, возможно, было бы целесообразно выбрать один из предложенных нами вариантов:
— создать открытую информационную базу в области делопроизводства;
— ввести систему скидок для студентов профильных вузов, так как изучение материалов периодической печати в образовательном процессе является, несомненно, очень важным этапом подготовки будущих специалистов;
— усовершенствовать процедуру рецензирования статей, публикуемых в профессиональных журналах по организации и технологии ДОУ.
Литература:
- Приказ Минтруда России от 06.05.2015 № 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» [Электронный ресурс]//URL:http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=180647;dst=100001#0 (дата обращения: 19.11.2016)
- Кортлэнд Л. Бове, Уилльям Ф. Аренс. Современная реклама [Текст] / М.: Издательский Дом Довгань, 1995 — с. 453.
- Янковая В. Ф. Юридическая техника при подготовке локальных (внутренних) нормативных правовых актов организации: состав реквизитов, оформление [Электронный ресурс] // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2012. — № 7. —URL:http://www.sekretariat.ru/article/91512-yuridicheskaya-tehnika-pri-podgotovke-lokalnyh-vnutrennih-normativnyh-pravovyh-aktov (дата обращения: 19.11.2016)
- Янковая В. Ф. Оптимизация документооборота организации [Электронный ресурс] // Справочник секретаря и офис-менеджера. — 2012. — № 5. — URL: http://www.sekretariat.ru/news/89752-optimizatsiya-dokumentooborota-organizatsii (дата обращения: 20.11.2016)
- Князев А. А., Энциклопедический словарь СМИ [Электронный ресурс] // URL: http://evartist.narod.ru/text16/069.htm#з_00 (дата обращения: 19.11.2016)
