Создание бумажного документа, как и электронного, завершается подписанием. Для того, чтобы электронный документ имел такую же силу, как и бумажный, он должен быть подписан электронной подписью, полученной в установленном порядке. Рассматривая электронную подпись, необходимо отметить, что существует несколько видов электронных подписей. Самым регламентированным является квалифицированная электронная подпись, которая и позволяет придавать документу юридическую силу.
На основании действующего законодательства электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию [1]. Для подтверждения принадлежности подписи конкретному лицу необходимо получить сертификат ключа проверки, который представляет собой электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные в установленном порядке, подтверждающие принадлежность ключа проверки.
Если документ на основании закона и обычаев делового оборота должен быть подписан подписью и заверен печатью, что при подписании квалифицированной электронной подписью он признается подписанным и заверенным печатью [1].
Также существует неквалифицированная электронная подпись, которая по общему правилу не имеет юридической силы без дополнительных подтверждений. Также на основании закона, если документ подписан неквалифицированной электронной подписью или простой, то необходимо принятие локального правового акта, закрепляющего особенности использования данных документов в деятельности [2].
Для легитимности подписи на бумажном документе имеются ряд условий. Такие же условия установлены для электронной подписи на законодательном уровне:
Во-первых, квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, с действительной аккредитацией на день его выдачи;
Во-вторых, электронный сертификат действителен на момент подписания, либо на день проверки действительности сертификата, в случае, когда момент подписания электронного документа не определен;
В-третьих, имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания;
И квалифицирована подпись используется с учетом ограничений, если они установлены в квалифицированном сертификате. В качестве примера таких ограничений можно привести то, что разные виды подписей создаются для разных целей — для госзакупок, для работы с налоговыми документами, и т. д. Универсальная единая подпись отсутствует, что создает некоторые проблемы, и при подписании документа необходимо использовать именно тот вариант подписи, который предназначен для данных целей [3].
При этом для внутреннего документооборота — заявления, отчеты, некоторые приказы вполне может быть использована простая цифровая подпись — т. е. комбинация логина и пароля [4]. На основании действующего законодательство использование неквалифицированной подписи требует издания локального правового акта, который установит факт признания документов, подписанных неквалифицированной подписью.
При формировании электронного реквизита применяется сложный алгоритм шифровки-дешифровки системой из двух ключей и математическое устройство, позволяющее исключить возможный сбой алгоритма [4]. Несмотря на сложную систему генерации ЭЦП, её практическое применение не вызывает затруднений при наличии элементарных навыков работы с компьютером. Для постановки электронной подписи достаточно подключить к USB-разъему ПК носитель, содержащий электронный ключ, и на соответствующем поле всплывающего окна щелкнуть мышкой. При этом истинность цифровой подписи проверить еще проще — вся информация автоматически проходит обязательную проверку, и при загрузке выводятся все данные о подлинности соответствующей подписи и её владельце [5].
Подводя итог можно сделать следующие выводы:
Подписание документа электронной подписью позволяет говорить о том, что проект документа получил статус документа. Однако, при использовании цифровой подписи необходимо соблюдать требований и ограничения к цифровой подписи, установленные законом и сертификатом.
Во внутреннем документообороте можно использовать простую электронную подпись, однако ее использование должно быть предусмотрено в локальных правовых актах, для того чтобы документ, подписанный такой подписью, имел юридическую силу.
Литература:
- Об электронной подписи: Федеральный закон от 06.04.2011 № 63- ФЗ// Собрание законодательств Российской Федерации. 2000. № 46. Ст. 4532. Справочно-правовая система «Консультант Плюс». URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112701/ (дата обращения: 09.10.2023).
- Абрамов Н. М. Инновации в управлении электронным документооборотом организации / Н. М. Абрамов, Е. Ю. Комлева // Управление современной организацией: опыт, проблемы и перспективы. 2018. № 9. С. 69- 74.
- Коровина Л. В., Усманова И. В. Автоматизированная информационная система анализа состояния документационного обеспечения управления организацией // Программные системы и вычислительные методы. — 2018. — № 4. — С.68–75.
- Сидорик В. В. Технология разработки электронных документов: Методическое пособие / В. В. Сидорик. — Минск: БНТУ, 2014–78 c.
- Кузнецов С. Л. Организация электронного документооборота / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. 2018. № 4. С. 41–47.
