В статье будут рассмотрены основные проблемы, возникающие при внедрении ПО, а также будут предложены этапы для качественного внедрения нового программного продукта в деятельность организации.
Ключевые слова: внедрение, программное обеспечение, управление проектами, проект.
Ежегодно компании теряют огромное количество своих средств из-за неудачного внедрения программного обеспечения (ПО), однако большую часть этих денег можно было бы сэкономить, если заранее уделять время на планирование этого процесса.
Независимо от размера компании, внедрение ПО — это сложная задача, требующая тщательного планирования и исполнения. Даже самое лучшее программное обеспечение будет бесполезным без надлежащего тестирования, оценки и управления процесса, поэтому очень важно иметь тщательный план до его начала.
Стоит прояснить, что внедрение ПО — это процесс принятия и интеграции программного приложения в системы и рабочие процессы вашей компании. Это может быть как простое программное обеспечение для работы с документами, например, «МойОфис», так и программное обеспечение, необходимое для складского учета или для цепочки поставок. Процесс внедрения может также применяться к обновлениям ПО или значительным модернизациям его функционала.
В основном некачественное внедрение может привести к непредвиденным простоям, которые будут стоить вам дополнительных средств в виде недополученных доходов и высокие зарплаты, выплачиваемые при низкой производительности труда. Например, если ваши сотрудники не могут понять, как использовать новое программное обеспечение из-за плохой конфигурации или интеграции, они могут разработать обходные пути, которые будут менее точными или эффективными.
Помимо упущенной выгоды, некачественное внедрение может привести к потере данных и уязвимостям в системе безопасности, которые могут быть использованы и привести к взлому ваших систем.
Так, после выбора ПО и выбора команды по внедрению — будь то ваш ИТ отдел или сторонняя организация — вам понадобится план, чтобы убедиться, что все пройдет гладко и что инвестиции в выбранное программное обеспечение окупятся. Заранее разработав процессы, вы сможете избежать любых неожиданностей, минимизировать риск неудачи и организовать надлежащее обучение, чтобы вся ваша компания смогла воспользоваться всеми преимуществами нового программного продукта.
Рис. 1. 6 шагов для успешного внедрения ПО
Успешное внедрение ПО начинается с четкого определения необходимых изменений и качества процессов. Выделяют шесть шагов (рис. 1), которые необходимо выполнить, чтобы ваш проект внедрения ПО прошел гладко:
- Определение границ внедрения проекта.
- Границы внедрения проекта — это подробная дорожная карта, в которой описаны все задачи, необходимые для выполнения в рамках проекта. Вы также можете использовать границы для управления ожиданиями, планирования сроков выполнения каждого этапа и предотвращения проблем путем перечисления возможных проблем, чтобы вы могли устранить их заранее. Они также могут помочь свести к минимуму изменение объема работ, которое может привести к путанице и срыву сроков.
- Назначение руководителей для управления процессом внедрения.
- Коммуникация является важной частью успешного внедрения программного продукта. Назначив владельцев команд, вы сможете определить, кому какие обязанности необходимо выполнять, чтобы ничего не упустить. Эти руководители будут знать, как лучше обойти возможные проблемы, и понимать, как определенные команды будут использовать программное обеспечение. Они также могут продумать весь процесс внедрения и проработать все нюансы, прежде чем заходить слишком далеко.
Вам нужно будет определить, кто будет отвечать за каждый этап, и кто должен быть задействован на этапах планирования и после внедрения. Обычно выбор членов команды осуществляется в соответствии с их опытом и задачами. Вы можете назначить сотрудников с глубокими знаниями каждой части процесса и в соответствии с областью их компетенции. Например, в команду по внедрению могут входить сотрудники ИТ отдела, инженерного отдела, отдела управления проектами, а также отдела обучения и развития.
Сложность внедрения выбранного вами ПО определит, сколько человек вам потребуется в команде. Например, крупным компаниям с более сложным программным продуктом может потребоваться большая команда для успешного внедрения. С другой стороны, небольшие организации часто могут обойтись всего несколькими участниками.
- Проверка нового ПО в тестовой среде.
- Для успешного внедрения ПО в вашу систему вам необходимо провести тестирование, чтобы убедиться, что оно совместимо с вашими текущими системами и работает так, как задумано. Чем больше испытаний вы проведете, тем больше шансов на успех внедрения.
- Тестовая среда — это виртуальное пространство, работающее точно так же, как ваша текущая система, но полностью отделенное от нее, чтобы ее действия не влияли на работу предприятия. Эта среда тестирования позволяет вам создавать, запускать и тестировать новое ПО, чтобы убедиться в его совместимости и выявить ошибки или любые функции, которые работают неправильно.
- Создание тестовой среды требует дополнительного времени, но она необходима для того, чтобы защитить вашу действующую систему от сбоев. Иногда может возникнуть желание развернуть простую часть ПО, не опробовав ее сначала в тестовой среде. Тем не менее, даже простое программное обеспечение может вывести из строя ваши текущие системы в случае серьезной несовместимости, поэтому не стоит рисковать.
- Создание программы адаптации и обучения сотрудников.
- Внедрение программного обеспечения часто рассматривается только с технической стороны, однако и подготовка вашей команды является важной частью процесса. Параллельно с внедрением создавайте программы обучения и адаптации сотрудников, чтобы избежать простоев после того, как ПО будет готово к использованию.
- Проведите тестирование для каждой команды, чтобы убедиться, что они знают, как правильно использовать новое ПО для своих конкретных задач.
- Установка и интеграция нового ПО.
- Теперь пришло время выполнить работы по установке и интеграции.
- Именно на данном этапе ваши сотрудники начнут использовать новое программное обеспечение. Если развертывание требует отключения существующих систем, разверните новое программное обеспечение в нерабочее время, когда в систему входит наименьшее количество сотрудников, и предупредите сотрудников заранее.
- Если ваше программное обеспечение требует создания новых учетных записей или входа в систему, обязательно разошлите инструкции по созданию учетных записей и входу в систему непосредственно перед запуском или одновременно с ним. Кроме того, полезно разослать напоминания хотя бы за несколько дней до запуска, чтобы исключить любые неожиданности.
- Сбор обратной связи.
- Важно разработать процесс обратной связи как часть процесса внедрения, чтобы можно было выявить любые сбои, ошибки и другие проблемы после запуска ПО в эксплуатацию. Ранняя обратная связь позволит вам решить проблемы до того, как они получат широкое распространение, поэтому начинайте запрашивать ее, пока сотрудники обучаются работе с ПО.
- Процесс получения отзывов от каждого сотрудника, использующего ваше новое ПО, может показаться сложной задачей, но для выявления общих проблем обычно достаточно короткого опроса по электронной почте. Вы можете запросить обратную связь по отделам или на индивидуальной основе.
- Независимо от метода, который вы используете для сбора отзывов, ваша команда по внедрению должна иметь открытую линию связи с сотрудниками для оказания поддержки и решения любых возникающих вопросов.
Таким образом, качественное внедрение программы — процесс трудоемкий и сложный. Затраты на него, как правило, значительно превышают затраты на приобретение программы и компьютеров. Причем, доля затрат на внедрение тем больше, чем больше предприятие, поскольку при большем количестве нюансов и особенностей необходимо больше работы по настройке.
Литература:
- Нетесова, О. Ю. Информационные системы и технологии в экономике: учебное пособие для вузов / О. Ю. Нетесова. — 4-е изд., испр. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 178 с. — (Высшее образование). — ISBN 978–5–534–15926–4. — Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/510292 (дата обращения: 10.03.2023).
- Производственный менеджмент. Теория и практика в 2 ч. Часть 1: учебник для вузов / И. Н. Иванов [и др.]; под редакцией И. Н. Иванова. — 2-е изд. — Москва: Издательство Юрайт, 2023. — 376 с. — (Высшее образование). — ISBN 978–5–534–15029–2. — Текст: электронный // Образовательная платформа Юрайт [сайт]. — URL: https://urait.ru/bcode/514463 (дата обращения: 12.03.2023).
- Walker, Royce Software Project Management: A Unified Framework / Royce Walker. — 1st Edition. — Addison-Wesley Professional, 1998. — 438 c. — Текст: непосредственный.
