В условиях быстрого развития рыночной экономики для принятия эффективных управленческих решений компании требуется хорошая информационная система, которая бы объективно отражала ту ситуацию, которая сложилась на данный момент существования компании в стране.
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке необходимой информации, применяемой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности компании на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники с помощью информационных систем управления.
Ключевые слова: информационная система, бизнес-модель, факторы внедрения ИС, фазы внедрения ИС.
Информационная система — взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, которые используются для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения цели, поставленной организацией.
Информационная система совершает следующие действия:
– показывает правила;
– организует и преобразует информационные потоки;
– автоматизирует процессы работы с данными и информацией;
– визуализирует результаты в виде наборов отчетных форм.
Поэтому существует такая модель деятельности организации в условиях внедрения информационной системы, как бизнес-модель предприятия, являющаяся отображением предприятия и его информационно-управляющей системы.
При создании данной модели формируются способы общения между:
а) руководителями организации;
б) разработчиками;
в) консультантами;
г) будущими пользователями.
Эти способы позволяют выработать единое представление о том, что и как должна делать информационная система управления компанией.
Бизнес-модель — это осязаемый результат, с помощью которого можно максимально конкретизировать цели внедрения информационной системы.
Существуют определенные параметрами модели, отраженные на рисунке 1
Рис. 1. Параметры Бизнес-модели
Параметры бизнес — модели деятельности предприятия в условиях внедрения информационной системы следующие:
– разработка основных целей бизнеса, которые можно достичь посредством автоматизации всех процессов предприятия;
– указание фактической потребности в объемах закупаемого аппаратного и программного обеспечения;
– перечисление участков и пoследовательность внедрения модулей информационной системы;
– выявление ключевых пользователей информационной системы и уточнение списка членов команды внедрения;
– оценка реальных сроков развертывания и запуска информационной системы;
– обозначение степени соответствия выбранного прикладного программного обеспечения специфике деятельности предприятия. [1]
В основе модели должны лежать бизнес — цели организации, полностью определяющие состав всех базовых компонентов модели. Эти цели изображены на рисунке 2.
Рис. 2. Цели предприятия в Бизнес-модели деятельности
Цели предприятия в данной модели следующие:
– развивать бизнес-функции, которые описывают, что должен делать и что делает бизнес;
– проводить основные, вспомогательные и управленческие процессы, показывающие, как предприятие выполняет свои бизнес-функции;
– создавать организационно-функциональную структуру, которая определяет, где исполняются бизнес-функции и бизнес-процессы;
– обозначать фазы, которые определяют, когда, а так же в какой последовательности должны быть внедрены те или иные бизнес-функции;
– использовать роли, указывающие, кто исполняет бизнес-функции и кто является организатором бизнес-процессов;
– создавать правила, регулирующие связь и взаимодействие между всеми предыдущими целями. [2]
Внедрение информационной системы, коротая была приобретена у поставщика или разработана самостоятельно, часто сопровождается уничтожением существующих на предприятии бизнес-процессов. Приходится перестраивать их под требования стандартов и логику внедряемой системы.
Исполнение требований, предъявляемых к информационным системам, не гарантирует, что эта система приживется в организации.
Для того, чтобы информационная система прижилась в организации, она должна вписаться в:
а) организационную структуру компании;
б) корпоративную культуру предприятия;
в) процесс формирования решений;
г) контекст.
Внедрение информационной системы обычно значительно облегчает управление деятельностью предприятия, оптимизирует внутренние и внешние потоки информации, а так же ликвидирует узкие места в управлении.
К настоящему времени сложился обширный набор приемов внедрения информационной системы. Существует одно важное правило, которому нужно следовать: необходимо выполнять обязательные фазы последовательно и не пропускать ни одной из них.
Особенно важными для внедрения являются факторы, описанные на рисунке 3.
Рис. 3. Факторы внедрения информационной системы
На рисунке 3 описаны такие факторы внедрения информационной системы, как:
а) наличие стратегии внедрения и использования информационной системы;
б) наличие четко сформулированных целей проекта и требований к информационной системы;
в) проведение предпроектного обследования предприятия и построения, отображающих положение вещей в организации с точек зрения «Как есть» и «Как будет»;
г) участие высшего руководства во внедрении системы;
д) планирование работ, ресурсов и контроль выполнения плана внедрения;
е) регулярный мониторинг качества выполняемых работ;
ж) проведение работ по внедрению информационной системы специалистами по интегрированию систем совместно со специалистами предприятия;
з) быстрое получение положительных результатов хотя бы в части внедренных модулей информационной системы или в процессе ее опытной эксплуатации. [3]
Существует четыре фазы внедрения информационной системы на предприятие. Они отображаются на рисунке 4.
Основные фазы внедрения информационной системы
- Предварительные работы по подготовке проекта внедрения информационной системы.
Вначале, необходимо провести сбор подробной информации:
– о структурном построении предприятия;
– о системе управления;
– о функциональных связях;
– об основных бизнес-процессах;
– о потоках внутри предприятия, необходимых для построения соответствующих моделей и выбора объектов для автоматизации.
Так же оцениваются:
– сроки;
– ресурсы;
– виды и объемы работ;
– номенклатура и стоимость программно-аппаратных и телекоммуникационных средств;
– стоимость обучения персонала.
- Подготовка проекта.
После завершения первой фазы осуществляется предварительное планирование и формирование процедур запуска проекта.
Так же осуществляется:
а) формирование проектной и экспертной групп;
б) определение организационно-технических требований к процессу внедрения;
в) распределение полномочий и ответственности;
г) обучение группы внедрения, состоящей из специалистов предприятия-заказчика;
д) уточнение спецификаций и ожиданий заказчика.
Проект считается запущенным к исполнению только после начала финансирования.
- Концептуальная проработка проекта.
В этой фазе необходимо:
а) сформировать и утвердить концептуальный проект;
б) достичь обязательное однозначное понимание намерений всех участников проекта относительно внедряемой информационной системы;
в) уточнить и конкретизировать цели и задачи проекта;
г) определить размеры прототипа системы;
д) согласовать укрупненный план работы, последовательность этапов и условия опытной эксплуатации, планово-финансовые и отчетные показатели.
Все приведенные действия необходимо документировать. Они согласовываются и утверждаются всеми заинтересованными и ответственными сторонами.
- Реализация проекта.
Во время проведения основных работ по внедрению:
– создается, устанавливается и конфигурируется системная среда;
– определяются процедуры системного администрирования;
– устанавливаются основные программно-аппаратные комплексы и приложения.
В системе необходимо настроить организационно-штатные и организационно-функциональные структуры предприятия с использованием таких организационных единиц, как департамент, филиал, рабочая группа, отдел и т. п. [4]
Литература:
- Внедрение информационных систем. Технологии поддержки. http://www.techsupp.ru/services/system_implementation/.
- Основные принципы разработки и внедрения информационных систем. Библиофонд. http://bibliofond.ru/view.aspx?id=821533
- Внедрение информационных систем. k-press.ru. http://www.k-press.ru/comp/2000/3/trenev/trenev.asp.
- Внедрение информационных систем. Интуит. http://www.intuit.ru/studies/courses/1055/271/lecture/6880?page=6.
