В данной статье авторы рассматривают вопрос внедрения информационной системы, выделяют основные этапы внедрения, варианты внедрения информационных систем.
Ключевые слова: внедрение информационной системы, информационная система, этапы внедрения, жизненный цикл.
Развитие и использование информационных систем с каждым годом растет. Большое количество компаний имеет у себя несколько информационных систем, предназначенных для различных сфер бизнеса, однако не всегда внедрение информационной системы заканчивается успехом.
Внедрение информационной системы является одним из самых тяжелых этапов жизненного цикла. Важно понимать, что на успех внедрения влияет не только качество разрабатываемого программного обеспечения, но и правильное построение бизнес-процессов внутри подразделений, отделов и организации в целом, используемая инфраструктура. Информационная система будет являться мощным инструментом для повышения ключевого показателя эффективности бизнеса, отслеживания аналитических показателей и так далее, только, если правильно будет определен процесс внедрения.
Выделим основные этапы жизненного цикла (Рис.1).
Рис. 1. Основные шаги жизненного цикла информационной системы
Информационная система — это формализованная структура, предназначенная для хранения, обработки и поиска данных и передачи в рамках предметной области [3].
Внедрение информационной системы — это ИТ-проект с распределенными ресурсами, выстроенными этапами, позволяющий обеспечить запуск, работоспособность, техническую поддержку информационной системы в рамках определенной компании [1].
Определение цели внедрения позволяет понять к чему стремится предприятие в данный момент и ближайшие пять лет. При постановке цели можно в качестве ориентира взять курс на стратегию компании и поставленные задачи. В соответствии с этим можно спрогнозировать чем поможет информационная система, насколько ее использование будет эффективным, будет ли происходить экономия ресурсов и в конечном итоге будет ли организация выведена на новый уровень развития.
При выборе системы стоит обращать внимание в первую очередь на функциональность, которая должна быть построена строго в соответствии с бизнес-процессами организации на данный момент и иметь возможность к перестройке т. к. не исключается внесение каких-либо изменений на законодательном уровне в нормативные акты, на которые ориентируется компания при построении своей работы.
Стоит обратить внимание на возможность разделения информационной системы на модули, которые в дальнейшем могут пополняться. Данная возможность позволит сэкономить денежные средства, чтобы не расходовать их на сопровождение функционала, который на данный момент не требуется или пользуется малым спросом. Информационная система должна соответствовать текущей инфраструктуре, требованиям законодательства (например, использование только российского программного обеспечения).
Выделим основные этапы внедрения информационных систем.
- Определение цели и задач проекта по внедрению информационной системы (важно определить цель внедрения, установить порядок последовательности работ, их сроки, границы проекта, начиная с самого первого этапа, так как это в дальнейшем позволит контролировать процесс внедрения);
- Изучение особенностей компании и проведение анализа существующих бизнес-процессов компании (изучение и фиксация особенностей существующих бизнес-процессов организации, при помощи проведения собеседования с функциональным заказчиком, изучения существующего системного ландшафта. По итогам данного анализа формируется техническое задание, которое в дальнейшем утверждается и является ориентиром на всех стадиях запланированных работ);
- Формирование проектной группы (со стороны компании Исполнителя должен присутствовать руководитель проекта, аналитики, разработчики, тестировщики, системный администратор; со стороны Заказчика обязательно должна быть утверждена группа людей, которые являются ответственными лицами и с которыми необходимо коммуницировать на каждом шаге работ в установленном формате (например, регулярные встречи, обсуждения в рабочем порядке при возникновении вопросов [2]);
- Определение модели деятельности предприятия (при проведении обследования существующих бизнес-процессов в 90 % случаев являются неэффективными и требуют большого количества времени, поэтому требуется реинжиниринг бизнес-процессов, который сопровождается переменами в организационной структуре, бизнес-логике);
- Разработка, тестирование, настройка и развертывание системы (определение общей функциональной и технической архитектуры, проектирование базы данных, проектирование интерфейса, разработку программного обеспечения, основываясь на постановки задач, производится тестирование как бизнес-логики системы, так и технические параметры ее работы);
- Определение подхода к обучению пользователей (произвести разделение сотрудников на группы по уровню подготовки, и в зависимости от группы применять подход к обучению (например, для руководителей высшего звена показывать работу модуля по аналитическим данным), обучение системных администраторов компании Заказчика для поддержания инфраструктуры);
- Опытная эксплуатация (на данном этапе реальными сотрудниками компании проверяется соответствие информационной системы, установленной бизнес-логике, поставленным целям внедрения. Также важно произвести моделирование ситуации полного цикла деятельности компании, включая закрытие отчетного периода. На основании полученных данных решается вопрос о переводе информационной системы в промышленную эксплуатацию);
- Промышленная эксплуатация (прохождение данного этапа представляет собой использование информационной системы сотрудниками компании на постоянной основе и отчасти подразумевает под собой успешное внедрение, однако на данном этапе компания Заказчика может отказаться от использования системы в целом или одного из ее модулей);
- Сопровождение информационной системы (необходимо оформить между компанией Исполнителя и Заказчиком соглашение об уровне обслуживания (SLA). В договоре указывается описание перечня предоставляемых услуг, качество обслуживание (время реагирования на возникающие проблемы), штрафные санкции [4]).
Рассмотрим возможные варианты внедрения информационных систем.
Полноценное внедрение. Данный вариант включает в себя полное обследование компании Заказчика, моделирование бизнес-процессов «как есть» и «как будет», составление технического задания и в соответствии с ним разработка программного обеспечения, настройка системы, тестирование системы, предварительный показ разработанного функционала и вывод в опытную эксплуатацию.
Преимущество данного решения заключается в том, что в опытной эксплуатации пользователь получает доступ ко всему запланированному функционалу по техническому заданию.
Минусы данного решения представляют собой довольно длительный временной промежуток по разработке, настройке, тестированию информационной системы, возникновение организационных проблем на первых шагах использования системы, риски неработоспособности системы, что в дальнейшем может повлечь потерю прибыли организации.
Модульное внедрение. Данный вариант подразумевает под собой этапы, которые имеют малые ограничения по времени, и на каждом из них решается одна из выделенных подзадач. Малые ограничения по времени в данном варианте внедрения выступают преимуществом, позволяют снизить денежные затраты и риски, моментально оценивать полученные результаты и при необходимости вносить в них оперативно изменения.
Под модулем выступает определенный набор программного обеспечения, который отвечает за определенный спектр задач, и помогает решать только небольшое количество задач. Преимуществом выступает, что модули могут интегрироваться между собой и передавать, получать необходимую информацию.
Минусом является, что не каждый программный продукт может подойти для такого варианта внедрения, не всегда есть возможность реализовать интеграционное взаимодействие между модулями.
Таким образом, внедрение информационной системы — это ИТ-проект с распределенными ресурсами, выстроенными этапами, позволяющий обеспечить запуск, работоспособность, техническую поддержку информационной системы в рамках определенной компании [1].
Выделены основные этапы внедрения информационной системы: определение цели и задач проекта по внедрению информационной системы, изучение особенностей компании и проведение анализа существующих бизнес-процессов компании, формирование проектной группы, определение модели деятельности предприятия, разработка, тестирование, настройка и развертывание системы, определение подхода к обучению пользователей, опытная эксплуатация, промышленная эксплуатация, сопровождение информационной системы.
Рассмотрены возможные варианты внедрения: полноценное внедрение, модульное внедрение.
Полноценное внедрение.Данный вариант включает в себя полное обследование компании Заказчика, моделирование бизнес-процессов «как есть» и «как будет», составление технического задания и в соответствии с ним разработка программного обеспечения, настройка системы, тестирование системы, предварительный показ разработанного функционала и вывод в опытную эксплуатацию.
Модульное внедрение.Данный вариант подразумевает под собой этапы, которые имеют малые ограничения по времени, и на каждом из них решается одна из выделенных подзадач. Малые ограничения по времени в данном варианте внедрения выступают преимуществом, позволяют снизить денежные затраты и риски, моментально оценивать полученные результаты и при необходимости вносить в них оперативно изменения.
Литература:
- Внедрение информационных систем [электронный ресурс] — Режим доступа: https://ecm-journal.ru/material/Vnedrenie-informacionnykh-sistem-Kak-vybrat-metodologiju-upravlenija-proektami-v-IT
- Основные этапы планирования [электронный ресурс] — Режим доступа: https://www.soft-servis.ru/statya/opisanie_proektnogo_vnedreniya/
- Понятие информационной системы [электронный ресурс] — https://ru.wikipedia.org/wiki/
- Технологии сопровождения и технической поддержки [электронный ресурс] — https://www.soft-servis.ru/o_kompanii/tehnologii_raboty/
- Этапы разработки и внедрения информационно-аналитической системы [электронный ресурс] — https://www.prj- exp.ru/dwh/dwh_stages_of_development.php
