В данной статье проанализированы ряд вопросов, связанных с техническим, экономическим и организационным аспектом внедрения. Приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении информационных систем и рекомендации по их решению.
Ключевые слова: автоматизированная информационная система, внедрение автоматизированной информационной системы, организационные факторы, повышение качества работы
This article analyzes a number of issues related to technical, economic and organizational aspects of implementation. The main problems and tasks arising in most cases in the implementation of information systems and recommendations for their solution.
Keywords: automated information system, automated information system, organizational factors, improving the quality of work
При реализации проекта по внедрению автоматизированной информационной системы (сокр. — АИС) могут возникнуть сложности, не позволяющие гарантировать успешность функционирования системы. Главное правило внедрения АИС заключается в следующем: система должна внедряться повсеместно, в каждом подразделении, где осуществляется работа по редакции и хранению информации. В противном случае эффективность от внедрения системы будет минимальной. Основное препятствие для внедрения АИС заключается в том, что многие сотрудники сопротивляются применению нововведений. Настороженное отношение персонала к инновациям можно объяснить тем, что сотрудники не готовы обучаться работе с новым комплексом, вероятно, они не обладают достаточным уровнем знаний. В итоге эта проблема осложняет процессы по внедрению автоматизированной системы. Особенно актуальна данная трудность для тех предприятий, где непосредственные решения по перемещению и обновлению персонала принимаются только руководителем.
Одновременно использование автоматизированных информационных систем вызывает ряд вопросов, связанных с техническим, экономическим и организационным аспектом внедрения. Организационные факторы связаны с отсутствием мотивации у сотрудников, что мешает приступить к работе с новой системой, требует повышения уровня технических знаний для грамотного анализа потребностей клиента. Экономические проблемы внедрения АИС заключаются в том, что в систему необходимо вложить много средств, инвестиции не могут окупиться сразу. Технические проблемы внедрения АИС — это необходимость создания или совершенствования инфраструктуры с целью обеспечения интеграции новой системы с уже внедренными технологическими решениями. Попробуем разобраться с обозначенными проблемами глубже.
Ключевыми при организации внедрения АИС являются организационные вопросы. Слабая проработка данных вопросов влечет за собой не результативность работы системы. Организация автоматизированного рабочего места, по мнению некоторых руководителей учреждения, не главная задача при внедрении автоматизированной информационной системы, однако именно эти «мелочи» становятся решающими в деле повышения эффективности процессов организации.
Недостаточный интерес руководства в проекте может послужить причиной того, что внедрение может затянуться на очень продолжительный период. С целью «административного ресурса» поддержки АИС необходимо показать все преимущества, которые даёт новая система, и обучать руководство практической работе с ней. [1,275–276]
Пристального внимания заслуживает организационный аспект, а именно разработка и утверждение плана внедрения автоматизированной информационной системы, выбор руководителя проекта и формирование рабочей группы. Определение конечных целей проекта — основное решение организационных трудностей. После того, как цели установлены, на первый план выходит формирование рабочей группы проекта. Сотрудники организации и специалисты ИТ-службы должны тесно сотрудничать для реализации своих целей и для достижения успеха. Кроме того, следует четко распределить прямые обязанности и сферы ответственности среди работников всех отделов, привлеченных к внедрению.
Еще несколько трудностей могут возникнуть в процессе внедрения АИС. Среди них недостаточная проработанность внутрикорпоративных документов, регламентирующих процессы работы с АИС в организации и слабое внимание со стороны руководства к вопросам обучения конечных пользователей. Подготовка нормативных правил по процессам АИС должна вестись параллельно с опытной эксплуатацией и предполагает разработку подробных инструкций по внесению данных в систему для сотрудников, соответствующих приказов и положений.
Вопросам обучения сотрудников также должно уделяться самое пристальное внимание при внедрении проекта информатизации. При этом обучение должно осуществляться на постоянной основе и на всех этапах внедрения. Необходимо четкое понимание со стороны Правительства Ивановкой области, что создание АИС достаточно длительный проект, и ее развитие и поддержка будет требовать постоянного вложения средств. На обучении персонала часто экономят, считая, что достаточно обучить одного человека, а он обучит всех остальных. По мнению специалистов, достаточно сложно обучить даже 50 % сотрудников без отрыва от производства, однако выходом из сложившейся ситуации будет организация дистанционного обучения непосредственно на рабочих местах.
Некоторые проблемы, возникающие при внедрении системы, достаточно хорошо изучены, формализованы и имеют эффективные методологии решения. Заблаговременное изучение этих проблем и подготовка к ним значительно облегчают процесс внедрения и повышают эффективность дальнейшего использования системы.
Далее приведены основные проблемы и задачи, возникающие в большинстве случаев при внедрении информационных систем и рекомендации по их решению.
Основные проблемы и задачи, требующие особого внимания при их решении:
Отсутствие постановки задачи менеджмента в организации;
Необходимость в частичной или полной реорганизации структуры организации;
Сопротивление сотрудников организации;
Временное увеличение нагрузки на сотрудников во время внедрения информационной системы;
Необходимость в формировании квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, выбор сильного руководителя группы. [4,184]
Теперь опишем эти пункты подробнее:
Отсутствие постановки задачи менеджмента в организации.
Этот пункт является наиболее значимым и сложным. На первый взгляд, его тема перекликается с содержанием второго пункта, посвященного реорганизации структуры организации. Однако, на самом деле, он является более глобальным и включает в себя не только методологии управления, но также философские и психологические аспекты.
Дело в том, что большинство руководителей управляют только исходя из своего опыта, своей интуиции, своего видения и весьма неструктурированных данных о его состоянии и динамике. Как правило, если руководителя попросить описать в каком-либо виде структуру деятельности своей организации или набор положений, исходя из которых, он принимает управленческие решения, дело достаточно быстро заходит в тупик.
Грамотная постановка задач менеджмента является важнейшим фактором, влияющим, как и на успех деятельности организации в целом, так и на успех проекта автоматизации.
К сожалению, на настоящий момент в России до конца не сложился национальный подход к менеджменту, и в данный момент российское управление представляет собой гремучую смесь из теории западного менеджмента (которая во многом не является адекватной существующей ситуации) и советско-российского опыта, который, хотя и во многом гармонирует с общими жизненными принципами, но уже не отвечает жестким требованиям рыночной конкуренции. [3,85–88]
Поэтому, первое, что необходимо сделать для того, чтобы проект внедрения информационной системы оказался удачным — максимально формализовать все те контуры управления, которые собственно планируется автоматизировать. [2,20] В большинстве случаев, для осуществления этого не обойтись без привлечения профессиональных консультантов, но по опыту, затраты на консультантов просто не сопоставимы с убытками от проваленного проекта автоматизации.
Необходимость в частичной реорганизация структуры и деятельности организации при внедрении информационной системы управления предприятием.
Прежде чем приступать к внедрению информационной системы обычно необходимо произвести частичную реорганизацию его структуры и технологий. Поэтому, одним из важнейших этапов проекта внедрения, является полное и достоверное обследование организации во всех аспектах его деятельности. На основе заключения, полученного в результате обследования, строится вся дальнейшая схема построения информационной системы. Несомненно, можно автоматизировать все, по принципу «как есть», однако, этого не следует делать по ряду причин. Дело в том, что в результате обследования обычно фиксируется большое количество мест возникновения необоснованных дополнительных затрат, а также противоречий в организационной структуре, устранение которых позволило бы уменьшить производственные и логистические издержки, а также существенно сократить время исполнения различных этапов основных процессов. Под термином реорганизация мы даже не имеем в виду реинжиниринг в его классическом западном понимании, с полной перестройкой всей внутрихозяйственной и коммерческой деятельности. Реорганизация может быть проведена в ряде локальных точек, где она объективно необходима, что не повлечет за собой ощутимый спад активности текущей деятельности.
Сопротивление сотрудников организации.
‒ При внедрении информационной системы в большинстве случаев возникает активное сопротивление сотрудников на местах, которое вполне способно сорвать или существенно затянуть проект внедрения.
Временное увеличение нагрузки на сотрудников при внедрении системы управления предприятием.
‒ На некоторых этапах проекта внедрения временно возрастает нагрузка на сотрудников организации. Это связано с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей, сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии. [5]
Формирование квалифицированной группы внедрения и сопровождения системы, руководителя группы.
Внедрение большинства крупных систем автоматизации производится по следующей технологии: на предприятии формируется небольшая рабочая группа или назначается ответственный сотрудник за использование, которая проходит максимально полное обучение работе с системой, затем на эту группу ложится значительная часть работы по внедрению системы и дальнейшему ее сопровождению.
Несмотря на проблемы внедрения, упомянутые выше, эффект от АИС измеряется повышением качества работы организации. Следование этим рекомендациям позволит снизить риски, возникающие при внедрении информационных систем и увеличить эффективность деятельности организации.
Литература:
- Методы и модели информационного менеджмента. Под ред. Кострова А. В. М.: Финансы и статистика, 2007. — 336 с. с. 275
- Евтеева Е. В. Использование информационных технологий в системе управления предприятием // Вестник Волжского университета им. В. Н. Татищева. 2015. № 2(24) С.19–25.
- Нгуен Т. Т. Информационные технологии в менеджменте// Международный студенческий научный вестник. — 2016. — № 6. — С. 84–88.
4. Лобанова Т. М., Ткалич Т. А. Проблемы внедрения корпоративных информационных систем на предприятиях // — 2006. — № 4 (13). — С. 183–188
- Проблемы внедрения корпоративных информационных систем [Электронный ресурс]. URL: http://koet.syktsu.ru/vestnik/2005/2005–3/10.htm
