Данная статья рассматривает преимущества и недостатки внедрения цифрового документооборота, а также порядок и методы внедрения электронной исполнительной документации в организации. Цифровой документооборот становится все более важным элементом современного бизнеса, позволяя повысить эффективность работы, сократить временные затраты и улучшить качество обслуживания. В статье подробно анализируются преимущества цифрового документооборота, такие как увеличение скорости обработки документов и повышение безопасности данных, а также недостатки, включая возможные проблемы с безопасностью информации. Кроме того, статья описывает порядок внедрения цифрового документооборота и предлагает методы внедрения электронной исполнительной документации, включая этапы планирования, подготовки персонала, выбора программного обеспечения, тестирования и масштабирования системы.
Ключевые слова: исполнительная документация, электронный документооборот, методы внедрения, управление инновациями.
Указом Президента Российской Федерации В. В. Путина от 21 июля 2020 года № 474 «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года» утверждена цифровая трансформация как одна из национальных целей развития страны. В рамках этой цели поставлена задача достижения «цифровой зрелости» в ключевых отраслях экономики, включая строительную сферу. Одним из федеральных проектов, реализуемых в рамках этого национального проекта, является «Цифровое государственное управление», включающий в себя внедрение системы управления жизненным циклом объектов капитального строительства на основе информационного моделирования (Digital Construction), а также создание необходимой законодательной и методической базы для такого управления. [1]
Цифровая трансформация направлена на решение проблем, замедляющих развитие строительной отрасли, включая проблему того, что большинство взаимодействий между участниками на всех этапах жизненного цикла строительства происходят на бумаге или в не редактируемом электронном формате. Один из ключевых моментов в этом процессе — исполнительная документация, так как ее правильное оформление является гарантией успешной реализации строительных проектов. Ошибки или задержки в исполнительной технической документации могут повлиять как на качество работ, так и на стоимость строительства. [2]
Преимущества внедрения электронной исполнительной документации.
Сбор и оформление исполнительной документации — это процесс, который требует значительных усилий и участия множества сотрудников, занимает много времени. Обычно подготовка пакета документов по завершенному этапу занимает от 2 до 3 недель, а процесс согласования и подписания может затянуться на столько же или даже дольше. [3]
При переходе к цифровому формату подготовка и подписание аналогичного пакета документов могут быть сведены к нескольким дням. Это позволяет сэкономить время за счет более эффективного процесса согласования и подписания документов.
Преимущества внедрения:
– Автоматическое заполнение документации и как следствие уменьшение ошибок;
– Отсутствие затрат на формирование бумажного комплекта исполнительной документации;
– Проверка документации стала гораздо удобнее, поскольку теперь можно быстро просмотреть все связанные электронные документы и найти исходный источник, на основе которого был создан конкретный документ;
– Процесс согласования и подписания исполнительной документации стал более простым: теперь можно видеть, кто именно рассматривает документ, какие комментарии и замечания были внесены, и к какой части документа они относятся. Нет необходимости повторно печатать и отправлять весь пакет документов, достаточно внести изменения в электронный документ и отправить его снова;
– Минимизация задержек по выплатам за закрываемый объём работ, ввиду соблюдения сроков предоставления исполнительной документации к выполнению.
Недостатки внедрения электронной исполнительной документации.
Проблем с внедрением немного, по сравнению с преимуществами:
– высокая стоимость специального программного обеспечения и риски неуспешного внедрения новых цифровых технологий;
– недостаток квалифицированных кадров, обладающих необходимой компетенцией для эффективного использования цифровых систем;
– низкий уровень применения цифровых технологий отдельными подрядными организациями и их незаинтересованность.
Внедрение инноваций.
Внедрение инноваций — неотъемлемая составляющая развития бизнеса, это важно для улучшения процессов и разработки новых продуктов и услуг. Нововведения помогают компаниям расти, занимать устойчивое положение на рынке и выделяться среди конкурентов.
Цель их внедрения — решение проблем ассортиментного ряда, оптимизация материальных затрат на производство, улучшение управления производством, использование новых высокотехнологичных материалов. [4]
Рекомендуемый порядок внедрения инноваций:
- Подготовка. На этом этапе определяется уровень и содержание изменений, разрабатывается план внедрения инноваций, проводится анализ препятствий и проблем, разрабатывается стратегия взаимодействия с персоналом, а также оценивается доступность необходимых ресурсов: временных, кадровых, финансовых.
- Подготовка к изменениям. Этап, на котором все процессы и службы компании готовятся к изменениям. Основные цели этого этапа включают информирование сотрудников, выбор оптимальных методов обучения, контроль за процессом подготовки к внедрению изменений, корректировка планов и вовлечение всех структур компании в процесс.
- Реализация. Основной этап, включающий в себя прямое внедрение инноваций. Важно иметь достаточное количество времени и ресурсов. Кроме того, необходимо иметь возможность оперативно корректировать стратегию и поддерживать обратную связь с сотрудниками, своевременно информируя их о всех изменениях.
- Фиксация результатов. Все достигнутые результаты закрепляются. Для этого выделяются необходимые ресурсы, решаются вопросы обучения сотрудников для работы с внедренными изменениями.
- Оценка эффективности. Проводится анализ всего процесса, оценивается эффективность, информируется внешняя среда о запуске нововведений: рынок, средства массовой информации, потребители.
Методы внедрения инноваций.
Внедрение инновационных технологий осуществляться с помощью следующих методов:
|
Принудительный метод |
Основан на применении силы, необходимой, чтобы преодолеть сопротивление со стороны персонала. Метод целесообразнее всего применять в том случае, когда сама природа сопротивления ясна, а внедрить инновации важно в сжатые сроки. |
|
Методика адаптивных отклонений |
Предполагает постепенно вводить перемены в течение длительного периода. Инновации внедряет специально созданная для этого проектная группа. Все возникшие конфликты решают методом компромисса. |
|
Метод управления кризисной ситуацией |
Применяется в самых неблагоприятных случаях, когда под угрозу ставится существование компании. В этом случае сопротивление, как правило, очень низкое, но при этом присутствует жесткий дефицит времени, и всегда есть риск неудачи. |
|
Метод управления сопротивлением |
Гибкий метод, который предполагает сочетание подходов методик адаптивных отклонений и принудительных. Это своеобразное лавирование между ними при изменении необходимой срочности внедрения. |
Заключение.
Ключевую роль, в инициации внедрения электронной исполнительной документации, играет её необходимость на данный момент и в перспективе. Перечисленные преимущества и недостатки внедрения электронной исполнительной документации, являются поводом задуматься о возможной модернизации компании с приростом прибыли, ввиду автоматизации делопроизводства и экономии ресурсов, а описанные методы и порядок внедрения позволят воплотить в жизнь этот замысел в жизнь. На сегодняшний день, тенденция и скорость внедрения электронной исполнительной документации не велика, но и предпосылок к её внедрению с каждым годом будет становится всё больше, исходя из Указа Президента Российской Федерации В. В. Путина от 21 июля 2020 года № 474 «О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года».
Литература:
- Конечная Д. А. Влияние качества формирования исполнительной документации на стоимость строительства / Конечная Д. А., Пономарёв М. Ю. // Инновации, наука, образование, 2022. — С. 23–32. — URL: https://elibrary.ru/item.asp?id=48266649 (дата обращения: 20.06.2022) — Текст: электронный.
- Кузьмина Т. К. Рекомендации для службы застройщика (технического заказчика) по оптимизации ведения исполнительной документации с целью эффективной сдачи-приемки и ввода объекта в эксплуатацию / Кузьмина Т. К., Зенов В. С. // Перспективы науки 2019. — С. 139–142. — URL: https://www.elibrary.ru/item.asp?id=41157411 (дата обращения: 21.05.2022) —Текст: электронный.
- Городнюк Г. С., Мамаев А. Е., Свинцицкий В. А., Сердюкова А. А. Важная роль интегрированных программ для ведения исполнительной документации на строительном рынке. — Текст: непосредственный // Актуальные проблемы гуманитарных и естественных наук. — 2016. № 2–3. — С. 28–32.
- Мелин М. А. Совершенствование способов ведения исполнительной документации в строительной организации / Мелин М. А., Бреус Н. Л. // Архитектура, строительство, транспорт 2021. — С. 58–63. — URL: https://www.elibrary.ru/item.asp?id=46409680 (дата обращения: 21.05.2022) —Текст: электронный.
