В последнее десятилетие корпорации все активнее уделяют внимание качественному управлению проектом в организации, благодаря которому большинство организаций достигают первоначально поставленных целей. В настоящее время управление проектами играет особенно важную роль. В этой статье описывается методология управления ИТ-проектами.
Ключевые слова: управление проектами, жизненный цикл, Trello, Jira, Kanban, Agile, Scrum.
1. Введение
На сегодняшний день для каждого предприятия актуальной темой является эффективное управление. Успешное окончание проекта зависит от эффективности методологии управления проектами, их способности адаптироваться ко внешним изменениям. Управление проектами — это эффективное средство для достижения нужного результата. Независимо от сложности проекта, он должен быть управляемым.
2. Управление проектами
Проект — уникальный набор процессов, состоящих из скоординированных и управляемых задач с начальной и конечной датами, предпринятых для достижения цели [1].
Проект характеризуют следующие признаки:
— цель — получение ожидаемого результата;
— срок — определенная дата начала рабочего процесса и конечная дата;
— ресурсы — трудовые, технические, материальные, финансовые и информационные [2].
Рис. 1. Характеристики проекта
У любого проекта должна быть четко определенная, конкретная цель. Определение цели проекта является самым первым и самым важным этапом проекта. Задача определения цели может быть нелегкой, т.к. важно не только определить цель, но и наметить пути достижения поставленной цели. Любой, даже самый маленький проект, разрабатывается для достижения какого-то результата. И если у проекта нет четкой и конкретной цели, он не может быть проектом.
Стоит отметить, что проекты могут носить уникальный характер, но также могут и повторяться. Несмотря на их схожесть, мы можем найти много различий между ними. К примеру, возьмем проект, который создан для строительства нового дома. Главной целью этого проекта является постройка дома. Но тут мы можем найти уникальность даже в схожих проектах, в технологии строительства, по которой он будет строиться или же в материалах, которые будут использованы при строительстве дома.
У каждого проекта есть определенный срок, начало и окончание проекта. Продолжительность проекта может занять несколько дней, недель или лет, однако каждый проект имеет конечный срок. Проект считается завершенным, если поставленная цель была достигнута или же если выясняется, что достигнуть поставленных целей нельзя никаким способом.
Каждому проекту выделяется определенный бюджет, а реализация проекта в первую очередь должна выполняться в рамках этого бюджета. Также не стоит забывать про ограниченные человеческие и материальные ресурсы.
Управление проектами — в соответствии с определением PMBOK — это приложение знаний, навыков, инструментов и методов к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту. Это область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объемом работ, ресурсами, временем, качеством и рисками [2].
Управление проектом предполагает три основных вида деятельности [3]:
1. Планирование
— Определение желаемых результатов проекта.
— Разработка графика выполнения работ.
— Расчет количества необходимых ресурсов.
- Организация
— Распределение ролей и обязанностей.
- Управление
— Перераспределение работ и назначений.
— Руководство работами и контроль результатов.
— Решение возникающих проблем.
— Обмен информацией с заинтересованными лицами.
- Жизненный цикл проекта
У каждого проекта есть свой жизненный цикл, т.е. этапы выполнения проекта от начала и до завершения проекта. Благодаря жизненному циклу, руководство и менеджеры могут эффективно контролировать ход выполнения проекта: в какой стадии он сейчас находится и что стоит предпринять на данной стадии для дальнейшего успешного завершения.
Согласно опросам PMI, в среднем организации теряют почти 10 % от вложенных средств из-за низкой производительности. Каждый из 31 % проекта не достигает поставленных целей, 43 % проектов превышают изначально поставленный бюджет и 48 % не завершаются в изначально установленные сроки.
Рис. 2. Статистика PMI
Несмотря на приведенную статистику, почти 85 % руководителей считают, что их организация работает в полную силу и выполняет все поставленные задачи, как было указано в начальной стадии проекта. По этим причинам многие предприятия по всему миру сталкиваются со значительными финансовыми потерями.
Жизненный цикл проекта помогает управлять рисками и устранять их, улучшать отношение в команде и быть уверенным в том, что поставленная цель достигается согласно первоначальному плану.
По данным PMBOK, жизненный цикл состоит из следующих фаз:
- Инициация
- Планирование
- Исполнение
- Контроль
- Завершение
Рис. 3. Фазы жизненного цикла (PMBOK)
1. Инициация — это начало работы, подготовка к планированию и реализация. Сперва надо определить, какая задача стоит перед вами и полезность ваших идей в решении проблем. Если вы определились с решением, то время приступать к поиску партнеров, написанию концепции проекта и экономической части.
В данной фазе очень много обсуждений, исследований и анализов. В приоритете стоит выяснение желаний партнеров и их ожидание. Важной задачей данной фазы является определение общих целей, которые приведут стороны к желаемому результату.
После соглашения важно отметить основные договоренности в уставе проекта. Устав — это краткий документ, который описывает проект. Устав используется на стадии всего жизненного цикла и с помощью него можно решить все разногласия сторон.
2. Планирование — если все условия и документы утверждены, начинается фаза планирования.
В этой фазе менеджер занимается созданием конкретного плана, по которому будет разрабатываться проект. Здесь же менеджер делит проект на мелкие задачи и распределяет роли, определяет последовательность выполнения задач и ставит сроки их выполнения. Затем менеджер проводит совещание, где знакомит команду с проектом, обсуждая дальнейшие планы их действия. Он знакомит команду с инструментами, которыми команда будет пользоваться в процессе работы. У каждого члена команды после совещания должно сформироваться четкое представление о проекте и его реализации. Также у каждого из членов команды должен быть доступ к плану проекта, для того, чтобы быть в курсе внесенных изменений в ходе рабочего процесса.
3. Исполнение — когда команда сформирована и все задачи разделены между членами команды, проект переходит к фазе исполнения. Главная задача менеджера на данной этапе — проконтролировать ход выполнения работы и синхронность старта всех распределенных задач.
4. Контроль — для достижения поставленных интересов обоих сторон и для успешного завершения проекта недостаточно запустить рабочий процесс. Руководству важен постоянный контроль хода выполнения рабочего процесса, чтобы вся команда следовала изначально поставленному плану.
На стадии контроля менеджер фокусируется на своевременном выполнении задач, оперативно внося изменения и правки в план проекта в случае непредвиденных ситуаций.
Гибкость плана играет положительную роль для устранения выявленных проблем. Чем быстрее устраняется выявленная проблема, тем меньше дальнейшие риски. При этом не следует забывать, что нововведения всегда должны быть согласованы с заказчиком. Важно своевременное проведение совещаний для решения спорных моментов, - с помощью совместных обсуждений возможно более эффективное решение проблемных ситуаций.
5. Завершение — это финальная фаза жизненного цикла. На этом этапе важно уделить внимание работе над ошибками.
4 . Проблемы в управлении проектом
Главной проблемой в управлении проектами является договоренности и взаимовыгодное сотрудничество. Каждая организация стремится разработать уникальный продукт, производство которого всегда сопряжено с новаторскими идеями [10].
Основным источником конфликта являются разные цели каждого участника данного проекта. К примеру, цель руководства - реализация проекта согласно договору. Цель подрядчиков — получить оплату труда. Некоторые отделы организации пытаются сэкономить ресурсы, не доводя проект до нужного состояния, в связи с чем возможны конфликты внутри организации [10].
Также одной из главных проблем является увеличение сложности проекта. Командам приходится менять план рабочего процесса и оперативно подстраиваться под новые изменения в плане, что занимает как человеческие, так и материальные ресурсы [11].
Кроме того, можно отметить взаимопонимание между заказчиком и организацией, т.к. бизнес-аналитики не всегда понимают язык технических специалистов. Бывают моменты, когда заказчик требует задачи, которые невозможно реализовать технически. Чтобы решить такие проблемы, нужен грамотный посредник между заказчиком и организацией, который свободно ориентируется в обеих сферах [11].
Иногда в сфере разработки ИТ-проектов возникают моменты, когда организация должна переходить на новые модификации инструментов, которые они используют. Ведь ИТ-сфера не стоит на месте, с каждым годом появляются новые пакеты обновлений, нововведений. Бывает и такое, что инструменты не соответствуют современным идеологиям, которые требуют заказчики. Это еще одна проблема, требующая временного ресурса.
5. Обзор сервисов управления проектом
Jira
Рис. 4. Пример доски Jira
В большинстве случаев Jira используют команды, связанные с ИТ-сферой для планирования проектов и возможность отслеживания багов. Несмотря на то, что Jira предназначена для технических организаций, её можно использовать организациям, которые не связаны с разработкой. Jira с легкостью можно адаптировать под свою организацию. Еще одним плюсом этой программы является разнообразие расширений, по этой причине его можно интегрировать с другими инструментами.
Trello
Рис. 5. Пример доски Trello
Если Jira в большинстве случаев предназначена для технических организаций, связанных с ИТ-сферой, то Trello можно использовать для организаций, которые занимаются маркетингом, т.е. тех, которые занимаются не только разработкой. Trello удобен не только для планирования, но и для общения между рабочими в команде во время работы.
Рис. 6. Стоимость сервисов
6. Kanban доска
Что представляет с собой KANBAN доска? KANBAN доска — это инструмент для управления проектами, с помощью которого можно представить задачи, ограничить количество несделанной работы, тем самым повысить эффективность выполнения проекта. Благодаря KANBAN доске, команды могут понять, какое количество работы надо выполнить и в какой срок. KANBAN доска состоит из карточек и столбцов, по которым двигаются поставленные руководителем задачи и идет отслеживание выполнения задач.
Рис. 7. Карточки и столбцы в KANBAN
По столбцам слева направо передвигаются поставленные задачи, меняется их статус. Для передвижения карточек используется технология Drag-and-drop (с англ. “тащи-и-бросай”). Названия столбцов меняются в зависимости от проектов, главное сохранять их последовательность.
Рис. 8. Движение в KANBAN
Заключение
Основное отличие управления проектами от менеджмента заключается в том, что проект — это уникальное единовременное предприятие компании, которое не входит в список ее повседневных операций, и которое призвано обеспечить такие условия и такую организацию работы, при которой соблюдаются сроки, бюджет и достижение поставленных задач.
Выбор подхода для осуществления управления напрямую зависит от типа проекта, ключевых ресурсов, продолжительности и т. д. Опираясь на эти аспекты, можно выбрать соответствующий, наиболее подходящий подход управления проектом.
Таким образом, в статье рассмотрены необходимые стадии управления проектами, представлены основные принципы и положения, а также проблемы, возникающие при ведении проекта, приведен сравнительный анализ существующих подходов в управлении проектами, приведена схема запуска нового товара/проекта. Проект имеет сложную структуру, каждый раздел которого требует внимательного рассмотрения. Для успешного завершения проекта управление включает в себя управление стоимостью проекта, качеством, стадиями работ и ресурсами, рисками, а также общий мониторинг проекта.
Литература:
- Стандарт ISO/IEC/IEEE 24765:2010 Системы и программотехника. — Словарь. — 2010.
- Руководство к своду знаний по управлению проектами. Руководство PMBOK. — 4-е изд. — Ньютон Сквейр: PMI, 2009. — 241 с.
- Стэнли Э. Портни. Управление проектами для «чайников» = Project Management For Dummies. — М.: «Диалектика», 2006. — С. 368.
- SAP TERP10 «Интеграция бизнес-процессов».
- Microsoft. Краткая история управления проектами. URL: https://support.microsoft.com/ru-ru/office/ краткая - история - управления - проектами -a2e0b717–094b-4d1e-878a-fcd0978891cd
- Project Smart. The Evolution of Project Management. URL: https://www.projectsmart.co.uk/evolution-of-project-management.php
- Яндекс.Дзен. Как управляют проектами в разных странах? URL: https://zen.yandex.ru/media/id/5b768de43ae57300aa5e7b11/kak-upravliaiut-proektami-v-raznyh-stranah-5bbf2dcc26aa4400ab57b8f1
- UPMRK — Союз проектных менеджеров Республики Казахстан. История и Современность СПМ РК. URL: http :// spmrk . kz / about / history
- Тео Гилберт-Джемисон. Шесть принципов высокого качества обслуживания. Performance Solutions by Design, 2005.
- Barki H. Interpersonal Conflict and Its Management in Information System Development // MIS Quarterly. — 2001. — P. 195–228.
- Громов Г. Р. Очерки информационной технологии // М., ИнфоАрт, 1992.
- Компания «Проектные сервисы». Топ-7 методов управления проектами: Agile, Scrum, Kanban, PRINCE2 и другие. URL: https://www.pmservices.ru/project-management-news/top-7-metodov-upravleniya-proektami-agile-scrum-kanban-prince2-i-drugie/
- Проектная практика. Стандарты управления проектами. URL: https://pmpractice.ru/knowledgebase/normative/projectstandarts/
