Анализ и выявление недостатков при работе в системе электронного конфиденциального документооборота



В научной статье проведен анализ актуальных недостатков и проблем системы электронного конфиденциального документооборота, используемого предприятиями российской экономики. Проанализирована роль конфиденциального электронного документооборота, как инструмента обеспечения информационной безопасности организации. Рассмотрены экономические эффекты, которые приобретает предприятие при внедрении системы электронного документооборота. Выделены основные тренды. Проанализированы актуальные проблемы при работе в системе электронного конфиденциального документооборота.

Ключевые слова: электронный конфиденциальный документооборот; система электронного документооборота; система электронного конфиденциального документооборота; информационная безопасность; конфиденциальная информация.

Один из наиболее актуальных методов цифровизации отечественного бизнеса — внедрение системы электронного конфиденциального документооборота. В частности, спрос на такие технологии связан с необходимостью совершенствования системы экономического и финансового анализа коммерческой деятельности отечественных организаций. Одной из главных задач внедрения системы электронного конфиденциального документооборота может являться устранение затрат и излишних действий в рамках документооборота и составления финансовой и бухгалтерской отчетности.

Конфиденциальный документооборот позволяет наладить обмен конфиденциальными документами внутри компании, а также с удаленными сотрудниками и контрагентами, обеспечив защиту от несанкционированного доступа к документам.

Главной целью внедрения системы электронного документооборота в организационную структуру и бизнес-процессы компании является достижение различных экономических эффектов. На рисунке 1 продемонстрированы потенциальные результаты такой стратегии.

Рис. 1. Экономические эффекты от внедрения систем электронного документооборота [2]

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота и конфиденциального документооборота обеспечивают снижение стоимости обслуживания, ускорение процесса согласования управленческих решений, сокращение финансовых расходов на ведение документооборота, а также экономия рабочего времени менеджеров и сотрудников, что способствует повышению уровня производительности труда.

Однако одной из главных проблем современного этапа развития систем электронного конфиденциального документооборота в компаниях России является угроза обеспечения информационной безопасности конфиденциальной информации. Проблематика информационной безопасности связана с тем, что современными тенденциями развития предпринимательской деятельности выступает цифровая трансформация бизнес-процессов и бизнес-модели.

С этой целью используются различные информационные технологии и системы, позволяющие совершенствовать производственную, логистическую и управленческую деятельность хозяйствующего субъекта. Однако внедрение различных инноваций повышает роль информации и механизмов ее защиты, поскольку при использовании различных информационных ресурсов формируются угрозы утечки данных.

Информация становится важнейшим элементом конкурентоспособности современной организации. Ее защита является главной целью формирования системы информационной безопасности. С учетом тенденции цифровой трансформации, роль информации будет только повышаться.

Кроме того, в 2020 году на 51 % увеличилось количество атак злоумышленников на корпоративные информационные системы российских организаций (см. рисунок 2).

Рис. 2. Количество инцидентов с взломом информационных систем организаций [4]

Именно поэтому, на сегодняшний день, актуальными трендами развития систем электронного конфиденциального документооборота выступают [1]:

— расширение функциональности систем;

— интерес к облачным технологиям;

— применение «умных систем»;

— создание полноценных электронных архивов документов в рамках деятельности компаний.

Несмотря на нацеленность системы электронного конфиденциального документооборота в решении задач при обеспечении информационной безопасности конфиденциальной информации и данных компании есть ряд актуальных недостатков при его работе [3]:

— отсутствие исключения человеческого фактора, из-за чего не стоит исключать различные ошибки и совершения преступлений;

— препятствия со стороны руководителей, которым есть что скрывать, из-за чего те не используют систему электронного конфиденциального документооборота в своей управленческой работе;

— формирование необходимости организации системы информационной безопасности предприятия, если ранее ее не было.

По мнению Р. М. Яппарова, возможны следующие категории проблем и рисков работы электронного конфиденциального документооборота организации [5]:

— ошибки и сбои;

— повреждение и уничтожение целостности информации;

— искажение содержимого информации, ее модификация.

При этом к угрозам конфиденциальности следует относить любое нарушение несанкционированного характера, а к угрозам работоспособности системы — всякое нарушение ее целостности.

К. А. Травкина определяет, что главной причиной недостатков при работе в системе электронного конфиденциального документооборота организации выступает небрежность в работе пользователей системы. Устранить утечку информации мерами физической защиты практически невозможно. Инсайдер всегда найдет множество способов получения конфиденциальной информации от сохранения его на внешний носитель до банального фотографирования документа с помощью камеры, встроенной в сотовый телефон [6].

Таким образом, в заключении научной работы подытожим, что системы электронного документооборота становятся обыденным инструментом управления операциями и бизнес-процессами организации. Из-за этого их внедрение происходит все активнее и масштабнее. Тем самым, повышается актуальность поиска решений по обеспечению информационной безопасности конфиденциальной информации, что приводит к такому тренду, как внедрение систем электронного конфиденциального документооборота.

Литература:

1. Усольцева В. В. Главные тренды российского рынка систем электронного документооборота // Инновационные технологии в образовании и науке. 2017. — С. 167–170.
2. Экономическая эффективность внедрения СЭД. URL: http://www.sfx-tula.ru/news/infoblog/8458/ (дата обращения: 11.12.2021).
3. Степанова А. В. Актуальные проблемы внедрения системы электронного документооборота как вида управленческих решений // Экономика и современный менеджмент: теория, методология, практика. 2018. С. 231–233.
4. Актуальные киберугрозы: итоги 2020 года. URL: https://www.ptsecurity.com/ru-ru/research/analytics/cybersecurity-threatscape-2020/ (дата обращения: 11.12.2021).
5. Яппаров Р. М. Некоторые проблемы защиты конфиденциальной информации в системах электронного документооборота // Вестник Уфимского юридического института МВД России. 2019. № 1 (83). С. 74–80.
6. Травкина К. А. Проблемы защиты конфиденциальной информации в системах электронного документооборота // Информационные технологии в науке, бизнесе и образовании. 2020. С. 488–493.