Работа современных предприятий и компаний, независимо от их масштабов и направления деятельности, предполагает наличие большого количества различной документации: договоры, счета, бланки, накладные и т. д. Прежде чем стать полноценным официальным документом, бумага вынуждена проделывать определенный путь по различным инстанциям, в которых она приобретает печати и различные идентификационные номера. За все это обычно отвечает человек.
К большому сожалению, из-за человеческого фактора в документации часто совершаются ошибки различного рода. Именно это является основной причиной, увеличивающей время прохождения всех стадий оформления документа, что влечет за собой снижение продуктивности предприятий. Чем крупнее компания, тем большим количеством различных отделов, филиалов и подразделений она обладает. В связи с этим, цепочка, пройденная документами, увеличивается, что влечет за собой повышение количества возможных ошибок в ведении «бумажного» документооборота, приводящее к большим финансовым или производственным потерям.
С другой стороны, рассматриваемая в статье проблема, затрагивает непосредственно директоров организаций. Некоторые начальники компаний предпочитают принимать непосредственное участие во всех бизнес-процессах или же держать под контролем документооборот. Рабочее место таких директоров представляет собой множество папок с различными бумагами. Но в силу человеческого фактора невозможно контролировать и запоминать всё. Этот тотальный контроль зачастую так же оборачивается появлением различных проблем с документами.
Автоматизация документооборота — не просто средство оптимизации внутренних процессов, это возможность получить преимущество в условиях жесткой конкуренции. Системы автоматизированного документооборота помогают ускорить процессы, дают руководителям цельную картину по работам компании для принятия как оперативных, так и стратегических решений [1].
Автоматизация документооборота является одним из важнейших способов изменения сложившегося порядка управления бизнес-процессами в компании. При использовании предприятием определенным программным обеспечением (ПО), большинство документации, которая представляла собой стеллажи папок с бумагами, содержится в единой электронной базе. Директор компании и сотрудники могут в любой момент времени увидеть, в какой стадии находится документ. Документ приходит на завершающий этап подписания уже полностью проверенный и заверенный на всех необходимых инстанциях, в некоторых случаях необходимость участия человека совсем исчерпывается.
К автоматизации документооборота необходимо прибегнуть не только крупным корпорациям и территориально разобщенным предприятиям, но и компаниям, обладающим средним и малым размером, в которых:
1) документы постоянно теряются;
2) накапливается множество документов, назначение и источник которых не ясны;
3) часто нарушается конфиденциальность — информация попадает в чужие руки;
4) тратится масса времени на поиск нужного документа и формирование комплекта;
5) создается несколько копий одного и того же документа — на бумагу и копирование тратится немало средств;
6) подготовка и согласование документов отнимают много времени [1].
Автоматизация документооборота — нелегкая задача. Внедрять данную процедуру следует постепенно, разбивая на несколько этапов.
Этап выбора охвата автоматизации. Задавать начало применению электронного документооборота следует с участка, где наименее оптимизирован производственный процесс. На предприятии выбирается отдел, в котором происходит наибольшая путаница в документации, из-за чего возникают проблемы различного рода.
Этап определения целесообразности автоматизации. На данном этапе следует рассмотреть и проанализировать плюсы и минусы введения электронного документооборота. Необходимо выяснить рационален ли отход от бумажной документации именно на этом предприятии.
Возможные плюсы автоматизации документооборота:
1) помогает обеспечивать слаженное взаимодействие структурных подразделений предприятия, что приводит к увеличению эффективности и продуктивности деятельности;
2) увеличивает производительность компании благодаря упрощению процессов согласования и передачи документации;
3) рост скорости передачи информации внутри организации;
4) уменьшение нагрузки на сотрудников предприятия;
5) повышение уровня защиты конфиденциальной документации предприятия, так как шанс попадания ее в чужие руки сводится к нулю;
6) действует единая система стандартов и алгоритмов работы с документацией;
7) рост производительности труда сотрудников.
Возможные минусы автоматизации документооборота:
1) необходимость реформирования установившейся системы документооборота;
2) возникновение дополнительных финансовых затрат на программное обеспечение, новую технику и повышение квалификации персонала;
3) возникновение непредвиденных ситуаций с базой данных хранимой информации (сбой системы, несанкционированный доступ), что может повлечь новые финансовые затраты.
Анализируя список приведенных недостатков и достоинств автоматизации документооборота, очевидно явное его превосходство над устаревшей системой бумажной документации.
Этап разбора бизнес-процессов. Перед автоматизацией документооборота на необходимом участке, нужно разобрать протекающий на нем бизнес-процесс по составляющим. Следует выстроить результативные, удобные, точные и полные маршруты передвижения документации по инстанциям, для последующего воссоздания этих алгоритмов в соответствующем прикладном программном обеспечении.
Этап выбора программного обеспечения. Предприятия с малым документооборотом для автоматизации вполне могут обойтись электронной базой данных (Excel, Access). Крупным компаниям же следует воспользоваться программным обеспечением, разработанным специально для ведения электронного документооборота. Необходимо провести анализ предлагаемого ПО и выбрать наиболее подходящее для нужной организации. Следует начать сотрудничество с IT-специалистом, который будет поддерживать работу электронного документооборота: вносить коррективы, устранять возникающие ошибки, предоставлять доступ сотрудникам предприятия к хранящейся документации и т. д.
Этап реализации. Внедрение разработанной системы в деятельность организации.
Этап завершения. Тестирование новой автоматизированной системы документооборота, поиск ошибок и их устранение, обучение персонала.
Руководителям предприятий, которые еще не перешли на электронный документооборот стоит задуматься над усовершенствованием рабочего процесса своей компании. Данное нововведение обладает множеством достоинств и минимальным количеством недостатков. Затраты на автоматизацию в будущем компенсируются увеличившейся работоспособностью организации. В связи со сложившейся ситуацией в мире, после появления COVID-19, организации вынуждены были вести сотрудничество, обмениваясь документацией дистанционно. Это доставило множество проблем предприятиям, ведущим бумажную документацию, что приводило к ненужным финансовым потерям. В будущем автоматизация документооборота будет все больше и больше укрепляться в деятельности предприятий.
Литература:
- Автоматизация документооборота. Актуальные вопросы и ответы. [Электронный ресурс] — Режим доступа: https://www.directum.ru/blog-post/864
