Использование информационных технологии в сфере делопроизводства играет огромную роль для развития любого предприятия в сфере управленческой деятельности. Информационные технологии в области делопроизводства заключается в автоматизации офисной деятельности. При автоматизации делопроизводства необходимо иметь современное офисное программное обеспечение, которое позволило бы специалистам выполнять любую по сложности работу, связанную с организацией документооборота предприятия. С точки зрения понятия, под информационной технологией автоматизированного офиса понимается организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией [1].
Основные задачи, которые решаются в сфере офисных технологий это документооборот предприятия, создания управленческих документов для решения организационных задач предприятия, создание документов отчетности, осуществление движения документов между структурными подразделениями предприятиями, а также с внешними организациями, работа с корреспонденцией, и многое другое. Поэтому основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах, согласно которым управлению и планированию подлежат в первую очередь производственные процессы, к которым относятся бизнес-процессы, потоки работ и т.д., в ходе которых создаются и движутся документы [2]. Для реализации задач организационного управления современной компании необходимы типовые требования к системе документооборота:
надежное хранение документов и их списание;
сопровождение жизненного цикла документа от создания до передачи документа в архив;
формирование различных типов документов, создание и редактирование документа в системе;
осуществление различных видов поиска информации в едином информационном массиве документов;
обеспечение разделенного доступа к документам на уровне отдельных пользователей, по ролевому принципу, и на основе иерархической структуры организации;
протоколирование всех событий, связанных с работой пользователей и самой системы;
наличие развитых средств администрирования;
поддержка удаленного доступа к информации [2].
Для осуществления данных задач на предприятии необходимо иметь не только техническое оснащение, но обеспеченность современными офисными программами.
В настоящее время среди современных офисных пактов можно выделить:
Пакет офисных программ MicrosoftOffice – пакет приложений, созданных корпорацией Microsoft для операционных систем MicrosoftWindows и AppleMacOSX, логотип пакета представлен на Рисунке 1 [3].
Рис. 1. Логотип офисного пакета программ MicrosoftOffice
Пакет офисных программ OpenOffice.org - распространяемый бесплатно полнофункциональный пакет офисных приложений, логотип представлен на рисунке 2 [3].
Рис. 2. Логотип офисного пакета программ OpenOffice.org.
В состав OpenOffice.org и MicrosoftOffice входят приложения, представленные в Таблице 1.
Таблица 1
Состав офисных приложений пакетов программ OpenOffice.org и MicrosoftOffice
|
Приложения OpenOffice.org |
Приложения MicrosoftOffice |
Описание |
|
Write |
Word |
Программы для обработки текстовой информации - текстовый процессор и визуальный редактор HTML |
|
Calc |
Excel |
Программы для обработки числовой информации - табличный процессор (электронные таблицы) |
|
Impress |
PowerPoint |
Программы подготовки презентаций |
|
Base |
Access |
Программы, обеспечивающие работу по созданию и накоплению баз данных - СУБД и встроенная СУБД HSQLDB |
|
Draw |
Visio, CorelDraw |
Программы для обработки графических изображений - векторный графический редактор |
|
Math |
Math Type |
Редактор формул |
Среди дополнительных программ, которые могут быть использованы в обеспечении работы офиса, это программы – переводчики, программы обслуживания факса, программы для обработки графической информации (AdobePhotoshop), программы для организации работы почты, конференций, деловых встреч (Microsoft Outlook), программы для профессиональной издательской деятельности (Microsoft Publisher), программы для использования процедур планирования и проектирования (Microsoft Project, Super Project, Lotus Organizer), программы для организации конструкторско-проектных работ (AutoCAD, DesignCad) и другие программы, связанные со спецификой конкретного предприятия.
В информационном пространстве России используются и системы электронного документооборота. К ним относятся системы для хранения и поиска информации (электронные архивы), корпоративные системы электронного документооборота (enterprise-center EDM), системы управления содержимым (content management systems), системы управления информацией (information management system), системы управления изображениями/образами (imaging system), системы управления потоками работ (workfolk management system), системы ориентированные на совместную работу (обеспечивают общую работу территориально разделенных людей), системы с дополнительными сервисами (связь с клиентами, управление проектами, электронная почта), системы оптического распознавания текстов [2].
Многие программные продукты используются как самостоятельно, так и в составе офисных пакетов. Исходя из последних исследований офисных предпочтений пользователей разных стран, доля пакета OpenOffice.org в некоторых странах достигает 22%. Наиболее популярен данный пакет в Польше, Чехии, Германии, Франции и Италии. Среди Российских пользователей наиболее популярен пакет Microsoft Office. Российской компанией «Инфра-ресурс» был проведен сравнительный анализ данных пакетов, в результате которого был сделан вывод о равнозначности данных продуктов [3]. Среди базовых операций различия были в расположении меню инструментов, в алгоритмах выполнения различных операций, поэтому у пользователей, решивших сменить один пакет на другой, будут проблемы с пользовательским интерфейсом [3]. Благодаря правильному выбору офисного пакета, будет зависеть технология работы с документами в организации, выбор остается только за пользователями.
Использование информационных технологий в делопроизводстве играет огромную роль в современном мире. Сегодня в современных компаниях используются технологии, которые позволяют упростить офисную работу делопроизводства в плане обмена информацией с деловыми партерами (видеосвязь, аудиоконференция, Skype), работе с деловой корреспонденцией, проведение мероприятий презентационного характера (мультимедиа), разработка различных проектов (3D моделирование), ведение бухгалтерского учета (1С), проведение отчетности и другие. Для совершенствования организации работы с документами на предприятии приветствуется разработка единых принципов управления документами, формирование нормативно-справочной базы для работы с документами, оснащение техническим и программным обеспечением, использование современных сетевых информационно-телекоммуникационных технологий, интеграции системы электронного документооборота с другими системами, используемые на предприятии, повышение квалификации персонала.
Литература:
- Учебные материалы ВГУЭС // http://www.vvsu.ru/ URL:http://abc.vvsu.ru /books/inform_tehnolog/page0014.asp\ (дата обращения: 17.03.2016).
- Рак Е.А. Современные системы и технологии работы с документами как направление развития документной коммуникации // Актуальные проблемы социальной коммуникации, Материалы второй Международной научно-практической конференции. – Нижний Новгород: Нижегородский государственный технический университет им. Р.Е. Алексеева, 2011. – С. 338-342.
- Сравнение Microsoft Office и Open Office.org // wiki.uspu.ru. URL: http://wiki.vspu.ru/users/albina/wiki/index (дата обращения: 17.03.2016).
