В статье автор пытается определить преимущества системного подхода в управлении частным языковым центром. Для того, чтобы в теории применить принципы системного подхода и оценить его преимущества, автор рассматривает организацию как открытую систему. Актуальность статьи обусловлена необходимостью более детального рассмотрения системного подхода на стыке двух дисциплин — менеджмент и педагогика. В статье идёт речь не просто об управлении организацией, а об управлении процессами познания внутри этой организации.
Ключевые слова: менеджмент, управление организацией, системный подход.
Система представляет собой комплекс элементов, которые находятся во взаимодействии. Благодаря взаимодействию данных элементов образуется целостная структура. Структура же системы определяется порядком взаимодействия её частей.
Система обладает следующими свойствами:
1) Эмерджентность. В контексте теории систем эмерджентность означает возникновение новых качеств и свойств системы за счёт взаимодействия её элементов. При этом, эти свойства не присущи элементам, если рассматривать их по отдельности и вне взаимодействия;
2) Синергия — это эффект взаимодействия элементов системы, результат которого значительно превосходит сумму эффектов каждого из элементов по отдельности;
3) Энтропия в данном случае обозначает прекращение существования системы по причине нехватки ресурсов.
Любого рода система организации или предприятия состоит из двух равных по значимости подсистем:
1) Управляющая подсистема осуществляет функцию управления производством. Для эффективного осуществления функции управления предприятием подсистема должна располагать всеми необходимыми ресурсами: материальными, техническими и трудовыми. Осуществление основной функции управляющей подсистемы развивается в двух направлениях. Первое направление — это управление производством в настоящем времени и контроль текущих задач, второе — это управление ростом, развитием и дальнейшем совершенствованием производства. Соответственно, первое направление направлено на решение актуальных вопросов, а второе направление управляет будущими задачами. Управляющая подсистема определяет горизонт развития производства и его будущее состояние, регулирует действующий режим функционирования предприятия, осуществляет учёт и контроль процессов, происходящих внутри предприятия [1, с. 14].
2) Управляемая подсистема состоит из многообразных производственных процессов. Управляемая подсистема в организации может состоять из нескольких блоков, в зависимости от деятельности организации и продукта производства.
Единство управляющей и управляемой подсистемы основывается на взаимоотношениях между людьми. Далее предлагается рассмотреть данный тезис на примере системы управления частным языковым центром. Итак, в системе менеджмента языкового центра управляющей подсистемой выступает управленческий аппарат, конкретно — академический директор. Управленческая задача директора языкового центра заключается в делегировании и распределении рабочих часов путём составления учебного плана. Управляемая подсистема в языковом центре — это его преподаватели. Взаимодействие подсистемы управления (академического директора) и управляемой подсистемы (преподаватели) осуществляется путём дифференцированного подхода.
Следует отметить, что управляемая подсистема в лице преподавателей языковой школы хоть и не принимает управленческие решения, но заинтересована и активно участвует в их формировании. Примером одного из таких управленческих решений может быть составление расписания для преподавателей школы.
На рисунке 1 схематично изображены взаимосвязи подсистем организации.
Рис. 1
Важным элементом системы управления является информация. В контексте управления деятельностью организации информация представляет собой сумму сведений об актуальном состоянии управляющей и управляемой подсистем, а также о внешней среде, которая оказывает влияние на систему организации. Роль информации в управлении организацией определяется решением следующих задач:
1) обслуживание всех уровней управления: начиная подготовки к необходимости принятия решения, заканчивая подведением итогов данного решения;
2) информация как форма взаимосвязи элементов организации между друг другом, взаимосвязи и взаимодействия организации с окружающей средой;
3) информация определяет траекторию управленческого поведения системы и обеспечивает её движение к обозначенным целям [2, с. 36].
На схеме ниже представлены пути поступления, переработки и передачи информации внутри структуры менеджмента организации.
Рис. 2
Управленческая информация — это не просто набор данных. Для того, чтобы информация выполняла свои функции, она должна быть достоверной и открытой. Качество информации определяет целый ряд факторов, среди которых:
— Источник информации;
— Время, потраченное на обработку информации;
— Используемые для переработки информации технические средства;
— Целенаправленность использования информации [3, с. 185].
Система организации обладает следующими признаками:
1) наличие как минимум двух элементов, которые расположены иерархически;
2) целостность, с помощью которой представляется возможным рассмотреть систему как единое целое;
3) присутствие прямых и обратных связей между системными элементами;
4) внешние связи, которые образуют процесс взаимодействия системы с окружающей средой [4, с. 27].
Организация как система имеет особые характеристики:
1) характеристика входа в процесс — это различные ресурсы, благодаря которым осуществляется деятельность организации;
2) характеристика самого процесса представляет собой технологии производства или организации;
3) характеристика выхода из процесса является итоговым продуктом.
Ниже представлена схематическая модель совокупности характеристик, которые образуют организацию как систему.
Рис. 3
Для входа в процесс необходимы следующие ресурсы:
1) Финансовые ресурсы — это денежные средства, необходимые для запуска процесса функционирования организации. Начальный этап входа в процесс подразумевает наличие стартового капитала. Частная языковая школа аренду офисного помещения, этот пункт является первым в составлении сметы;
2) Оборудование — это технические средства, которые необходимы для управления системой организации. Технические средства в частной языковой школе — это учебные материалы, мебель (парты, стулья, доски), ксерокс и принтер для раздаточных материалов. По мере погружения в процесс возникает потребность в новом оборудовании;
3) Трудовые ресурсы, деятельность которых регулируется расписанием (преподаватели школы), а организуется действующей схемой управления;
4) Информация — о конкурентах, о трендах в образовании, о стандартах преподавания языков.
Итак, рассмотрим специфику системного подхода в управлении частным языковым центром.
Применение системного подхода в производственном процессе обусловлено тем, что данный процесс и является системой. Для входа в процесс используются ресурсы школы: оборудование, преподаватели, информация. Выходными параметрами языковой школы является результат, представленный в виде знаний. Для того, чтобы визуализировать результат, его можно представить в виде оценки.
Системный подход невозможен без целей. В управлении организации можно выделить три вида целей:
1) Краткосрочные цели определяются насущными потребностями: внести деньги за аренду, заказать новый принтер.
2) Долгосрочные цели, как правило, требуют больших усилий и растянуты во времени. К долгосрочным целям можно отнести разработку новой программы обучения или стратегии продвижения организации в социальных сетях.
3) Глобальная цель или миссия. Например, поменять отношение людей к изучению языка.
На рисунке ниже схематично представлен системный подход в управлении организацией — частной языковой школой.
Рис. 4
Как можно заметить на рисунке, обработка или преобразование ресурсов происходит за счёт изменяющего воздействия со внешней среды. Более того, данные процессы происходят благодаря воздействию полученных на выходе результатов.
В частной языковой школе на выходе образуются три составляющие, которыми определяется эффективность организации:
1) Услуги. Качество оказания услуг в сфере образования должно соответствовать установленным стандартам качества. Определить качество услуг можно с помощью обратной связи с учениками школы, а также на основе полученных ими результатов, например, на экзаменах;
2) Рост. В сфере образования важен рост не только организации (количество групп, учебных программ, преподавателей), но и руководителя. Для того, чтобы управлять языковой школой необходимо постоянно совершенствовать свои навыки иностранного языка. Кроме того, важно иметь представления об актуальных трендах и методиках образования;
3) Прибыль. Прибыль частной языковой школы должна покрывать операционные и капитальные расходы, а также приносить доход предпринимателю. Результативность функционирования языковой школы как бизнес-модели можно оценивать с точки зрения оборота организации.
Выводы
В данной статье была дана характеристика системе, её элементам и их взаимодействию внутри системы. Кроме того, автором описаны подсистемы управления в организации, за счёт которых выстраивается процесс создания услуг в сфере образования. Подробно рассмотрены такие неотделимые от системы управления элементы, как информация, ресурсы и системные характеристики. Данные теоретические разработки соотнесены с конкретной организацией — частным языковым центром.
Итак, регулирование управленческими процессами осуществляется за счёт ресурсов, вложенных в производственный процесс. В данном случае ресурсами выступают как материальные вложения, так и человеческие отношения. В управлении образовательными процессами коммуникация является мощным ресурсом для развития организации. Обратная связь также играет важную роль на выходе из процесса. Финальным продуктом образовательного процесса является результат, который показывают ученики школы. Оценка приобретённых во время обучения в школе знаний оказывает изменяющее воздействие на систему управления организацией. Личные отзывы учеников помогают улучшить производительность.
Системный подход в управлении частным языковым центром заключается в том, что каждый элемент системы работает в тесной взаимосвязи с другими. Преимущества системного подхода демонстрируют такие показатели, как качество услуг, непрерывный рост и прибыль. Таким образом, системный подход в управлении организацией позволяет выстроить эффективную систему взаимодействия, нацеленную на результат.
Литература:
- Коргова, М. А. Менеджмент организации: учебное пособие для академического бакалавриата / М. А. Коргова. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2019. С. — 14.
- Пивнев Е. С. Теория управления. Томск: ТМЦДО. 2005. С. — 36.
- Медведев В. П. Основы менеджмента. М., 2012. С. 185.
- Современный менеджмент: учебник / под ред. М. М. Максимцова, В. Я. Горфинкеля. — М.: Вузовский учебник: ИНФРА-М, 2012. С. — 27.
- Большаков А. С. Менеджмент / Учебное пособие. — СПб.: «Издательство «Питер»», 2005.
- Локтионов М. В. Системный подход в менеджменте. — М.:ЮНИТИ, 2011.
- Фатхутдинов, Р. А. Инновационный менеджмент. Учебник/ Р. А. Фатхутдинов. — 2-е изд., — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000.
