Обоснование необходимости разработки информационно-управляющей системы деревообрабатывающего промышленного предприятия



В статье представлено обоснованиенеобходимости разработки информационно-управляющей системы деревообрабатывающего промышленного предприятия.

Ключевые слова : информационно-управляющая система, административно-хозяйственный отдел, материально-техническая база.

Для представления существующего состояния принципов работы административно-хозяйственного отдела постоим модель AS-IS. Данная модель позволяет систематизировать протекающие в данный момент процессы, а также используемые информационные объекты. На основе этого выявляются слабые места в отделе и во взаимодействии бизнес-процессов, определяется необходимость тех или иных изменения в существующей структуре. Такую модель часто называют функциональной и выполняют с использованием различных графических нотаций и Case-средств. На этапе построения модели AS-IS важным считается строить максимально приближенную к действительности модель, основанную на реальных потоках процессов, а не на их идеализированном представлении. Диаграмма процесса ведения хозяйственной деятельности на предприятии представлена на рис. 1.

Все представленные модели построены с использованием методологии функционального моделирования IDEF0 с использованием Microsoft Visio.

Рис. 1. Контекстная диаграмма AS-IS

Контекстная диаграмма представляет собой главный процесс административно-хозяйственной деятельности на предприятии, в котором происходят действия:

– проверить наличие инвентаря;

– проверить наличие материалов и сырья;

– заполнить заявку о получении инвентаря;

– заполнить заявку о списании инвентаря;

– заполнить заявку о наличии инвентаря;

– распределение инвентаря по помещениям предприятия;

– выдача инвентаря;

– выдача материалов и сырья для хозяйственных нужд и проведения ремонтных работ;

– ведение журнала учета выдачи материалов и сырья;

– ведение учета о поставке материалов и сырья;

– ведение журнала учета движения инвентаря.

Осуществим декомпозицию данного процесса для более наглядного представления рабочего процесса в административно-хозяйственном отделе.

Прежде чем приступить к декомпозиции, выделим основные бизнес-процессы:

– поставка материалов и сырья;

– учет материалов и сырья;

– выдача материалов и сырья сотрудникам отдела для выполнения должностных обязанностей (уборка, текущий ремонт);

– учет инвентаря и хозяйственных принадлежностей;

– распределение инвентаря по помещениям предприятия и отслеживание этого распределения;

– отслеживание состояния инвентаря;

– формирование актов на списание инвентаря и хозяйственных принадлежностей;

– учет данных о проведении ремонтных работ подрядными организациями.

Все материальные ценности, используемые административно-хозяйственным отделом для осуществления своей деятельности, разделяют на две группы: инвентарь и хозяйственные принадлежности, материалы и сырье. Названия групп сформированы по аналогии со счетами бухгалтерского учета: счет 10.1 и счет 10.9. Рассмотрим каждую группу более подробно.

К группе инвентарь и хозяйственные принадлежности относятся материальные ценности, которые где-то установлены либо выданы сотруднику хозяйственного отдела. В случае поломки или выхода из строя данные ценности списываются строго по актам на списание.

К группе материалов и сырья относятся материальные ценности, которые расходуются и закупаются постоянно. Составление актов на списание для них не требуется.

Декомпозиция процесса ведения административно-хозяйственной работы сделана в обобщенном виде.

На рис. 2 представлена диаграмма декомпозиции AS-IS. Первый процесс А1 «Постановка на баланс» заключается в том, что при поступлении материальных ценностей кладовщик должен их оприходовать. Далее материальные ценности распределяются в соответствии с назначением. Второй процесс А2 заключается в отслеживании состояния материальных ценностей. Например, если инвентарь вышел из строя, истек срок его эксплуатации или хранения на складе, кладовщик составляет акт на списание в соответствии с нормативными документами. Третий процесс А3 заключается в том, что работник склада должен вести строгий структурированный учет передвижения материальных ценностей.

Рис. 2. Диаграмма декомпозиции AS-IS

Для полного представления процесса ведения административно- хозяйственной работы построим модель «TO BE», которая позволит четко зафиксировать, какие процессы осуществляются на предприятии, какие информационные объекты используются. Данные модели декомпозируются до выявления процессов, которые нуждаются в автоматизации.

На рис. 3 представлена диаграмма декомпозиции «TO-BE». На рис.4 представлена контекстная диаграмма TO-BE. Контекстная диаграмма, модель TO-BE, представляет собой главный процесс административно-хозяйственной деятельности на деревообрабатывающем предприятии с использованием информационно-управляющей системы.

Рис. 3. Диаграмма декомпозиции ТО-BE

При автоматизации процесса административно-хозяйственного отдела предприятия кладовщик сможет своевременно получать достоверную информацию об учете материальных ценностей.

Рис. 4. Контекстная диаграмма TO-BE

При запросе из планово-экономического отдела или от руководящих лиц информационно-управляющая система позволит сгенерировать структурированный отчет за интересующий период времени по определенным критериям (осуществить выборку данных), что значительно сократит время анализа полученной информации.

Таким образом, в процессе выполнения задач и функций хозяйственным отделом возникает большое количество информационных потоков, автоматизация которых при помощи информационно-управляющей системы позволит структурировать информационные потоки и автоматизировать их обработку, в соответствии с запросами пользователей.

Специфической формой организации ИУС является БД. Таким образом, необходимо разработать БД. Внедрение БД дает ряд преимуществ:

– предоставление простого интерфейса для ввода и вывода данных;

– осуществление хранения и обработку информационных массивов;

– возможность сортировки данных в соответствии с потребностями пользователя;

– возможность экспорта данных в программы офисного типа;

– автоматизация вывода данных в соответствии с условием отбора.

Литература:

1. Лабораторный практикум по дисциплине «Системы управления базами данных»: учебно-методическое пособие / Т. Д. Козлова, А. А. Игнатьев. Саратов: Сарат. гос. техн. ун-т, 2015. 88 с.
2. Потапкин А. В.Основы Visual Basic для пакета Microsoft Office/ А. В.Потапкин. — М.: ЭКОМ, 2008.