С развитием информационных технологий и телекоммуникаций ИС всё тесней входят в нашу жизнь. Данное подкреплено и реформированием экономики Российской Федерации, с взятием курса на инновационное развитие экономики, всё чаще и чаще в большинстве предприятий и организаций используют различные средства информационно техники [1, с.11].
Рассмотрим необходимость внедрения ИС в ООО «Мечта» — это предприятие общественного питания в Находкинском городском округе [2, с.6].
Вся входная информация для решения задачи разделяется на условно-постоянную и оперативно-учетную. Условно-постоянная информация включает информацию о товарах, продаваемых в ООО «Мечта» (название, стоимость). Оперативно-учетная информация включает данные о проведении конкретной сделки:
- информация о поставщике (фамилия, имя, отчество, адрес, паспорт, телефон);
- информация о заказе (клиент, товар, количество товара, дата заключения заказа, стоимость заказа).
Выходной информацией для «ИС для отдела работы с клиентами» является: чек по заказу, прайс-лист товаров [3, с.9].
Все документы должны выводиться на экран и печать. ООО «Мечта» все отделы взаимодействуют друг с другом. На рисунке 1 изображена схема информационных потоков.
Рис. 1. Схема информационных потоков
В отделе планирования и финансирования при работе с заявлениями поставщиков данные заявлений вносятся в базу, затем рассматриваются, согласовываются с высшим руководством и формируются сам договор.
Каждому событию были поставлены в соответствии процесс, входные и выходные потоки, накопители данных и внешние сущности для описания связей между этим процессом и его окружением.
Как можно проследить из выше представленных декомпозиций, исследуемый нами отдел планирования и финансов осуществляет свою деятельность в глобальных информационных потоках, которые толком не систематизированы и отследить необходимый момент на промежуточном этапе не представляется возможным [4, с.19].
Как показал проведённый анализ, у ООО «Мечта» есть существенные конкуренты. Одним из конкурентных преимуществ исследуемой организации может стать отлаженная работа с поставщиками, сравнение прайс-листов поставщиков, выбор оптимального поставщика и экономия денежных средств.
Названное преимущество даст нам спроектированная ИС на основе анализа бизнес-процессов ООО «Мечта», а именно создать информационную систему для отдела планирования и финансирования в работе с поставщиками. Система должна выдавать отчет по запросу: прайс-лист, чек. Одной из задач при разработке АИС для отдела планирования и финансирования является разработка части, предназначенной для работы с базой данных. Разработка части о поставщиках включает в себя:
- система предоставления информации о товарах;
- система предоставление информации о поставщиках;
- система создания заказов;
- удобного и простого в использовании интерфейса [5, с.67].
При изучении баз данных важнейшее место имеет их проектирование. Построение концептуальной модели представляет собой процесс моделирования смыслового наполнения базы данных. Концептуальная модель состоит из следующих трех основных компонентов:
Сущности — это элементы реального мира, которые могут существовать независимо. В моем случае сущностями являются: поставщики, товары, заказы и состав заказа. Сущность представляется в концептуальной модели прямоугольниками, в которых написано ее имя.
Атрибуты. Они описывают сущностью. Атрибуты отражаются овалами с указанием имен, которые прикреплены к сущности. В моем случае поставщику соответствуют: id_post, фамилия (familia), имя (name), отчество (otchestvo), адрес (adress), паспортные данные (pasport), телефон (telephone). Товару соответствуют: id_tovar, название (nazvanie), стоимость (stoimost).
Заказу соответствуют: id_zakaz, id_client, id_tovar, количество (kolicestvo), дата заключения (data_zakluchenia), стоимость заказа (stoimost_zakaza).
Связи. Связь представляет взаимодействие между сущностями. На диаграмме они осуществляются ромбами, которые соединяют сущности, участвующие в связи. В моем случае связь между поставщиком и заказом будет один ко многим, так как один поставщик может осуществить несколько заказов. Связь между товаром и заказом — один ко многим, так как один товар может фигурировать в разных заказах.
Кроме того, внедряемая технология должна упростить планирование работ и организацию взаимодействия всех членов коллектива, позволить четко контролировать сроки выполнения каждого этапа разработки, оперативно доводить до исполнителей все изменения в общих концепциях на создаваемое программное изделие и изменения в соглашениях о связях между программой и внешней средой или между отдельными структурными элементами программы. Технология должна обеспечить простоту и однозначность прочтения всей документации [6, с.20].
Сокращение сроков и снижение трудоемкости внедрения программного изделия зависят от его надежности.
Поэтому технология должна предусматривать организацию процессов верификации и тестирования алгоритмов и программ на стадии разработки, также подходы к отладке и испытаниям программы.
Технология должна обеспечивать возможность достаточно простой модификации программ при их эксплуатации, что необходимо для устранения обнаруженных ошибок или для изменения функций программы.
Таким образом, главной задачей специалистов отдела планирования и финансирования оказание становится — своевременная работа специалистов с документами, заявлениями поставщиков и учётом качественного оказания услуг.
Для того чтобы правильно и грамотно построить свою работу специалисты отдела планирования и финансирования используют нужные им первичные документы.
Вся система предоставлена в виде одного блока «Обработка заказа» и дуг, отображающих связи с функциями вне системы. На вход системы отображается информация о товарах и поставщиках. Результатами деятельности отдела планирования и финансирования работа с поставщиками и мониторинг прайс-листов.
Управляющим элементом структуры являются инструкции, которым следует персонал ООО «Мечта», а механизмом — персонал. Так как имея в наличие прайс-лист, можно будет сделать заказ, не дожидаясь приезда торгового представителя. Тут же распечатать чек и при желании собственным транспортом вывезти товар со склада поставщика. При внедрении данной ИС расчёт с поставщиками будет призводиться только по безналу.
Для разработки БД было выбрано программное средство MS Access. Достоинством Access является то, что оно имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения.
Кроме того, внедряемая технология должна упростить планирование работ и организацию взаимодействия всех членов коллектива, позволить четко контролировать сроки выполнения каждого этапа разработки, оперативно доводить до исполнителей все изменения в общих концепциях на создаваемое программное изделие и изменения в соглашениях о связях между программой и внешней средой или между отдельными структурными элементами программы. Технология должна обеспечить простоту и однозначность прочтения всей документации.
Литература:
1. Волкова В. Денисов А. Теория систем: Учебное пособие для вузов/ Волкова В. Денисов А.–М., Высшая школа, 2012.- 511с.
2. Ясенев В. Информационные системы и технологии в экономике / Ясенев В.–М., Юнити-Дана, 2011.- 560с.
3. Кулемина Ю. Информационные системы в экономике / Кулемина Ю.–М., Окей-книга, 2009.- 112с.
4. Бугорский В. Сетевая экономика: Учебное пособие для вузов / Бугорский В.–С-Пб, Финансы и статистика, 20011.- 256с.
5. Бэкон Дж., Харрис Т. Операционные системы / Бэкон Дж., Харрис Т. — С-Пб, Питер, 2009.- 864с.
6. Гниденко И. Соколовская С. Информационные технологии в бизнесе: Учебное пособие/ Гниденко И. Соколовская С. — М., Вектор, 2009.- 160с.
