В данной статье проведен анализ процесса продаж предприятия ООО «Росса-пром», построены функциональные и операционные модели процессов, а также выявлены проблемы бизнес-процессов продаж и пути их решения для предприятия.
Ключевые слова: процесс продаж, IDEF0, информационная система
Данная работа является актуальной, поскольку современные процессы на предприятиях имеют массу недостатков и недоработок. Объектом для изучения недочетов на предприятии выбрана компания ООО «Росса-пром». Предприятие ООО «Росса-пром» работает на рынке товаров бытовой химии более 10 лет. Имеет свои производственные площади, на которых располагаются цеха по производству и выпуску товаров бытовой химии. Одним из важных процессов является процесс продажи продукции, который на предприятии считается малоэффективным и имеет проблемы с загруженностью менеджеров по продажам, отсутствием учёта и контроля, а также затратным по времени формированием документов. Данные проблемы являются важными и требуют решения.
Целью данной статьи является проектирование и совершенствование процесса продаж. Предлагается рассмотреть данный процесс и построить функциональные и операционные схемы при помощи методологии IDEF0 и IDEF3, что позволит выявить основные проблемы на данном участке.
Процесс продаж начинается с принятия заказа и заканчивается его отгрузкой. Процесс продаж также включает в себя оформление заказа, производство продукции и складирование. Для организации процесса продаж требуются входные данные со склада и данные заказа. Данные со склада включают в себя информацию о том, какая продукция доступна на складе, какая в ограниченном количестве, а данные заказа содержат личную информацию покупателя, информацию о требуемом заказе и дополнительные данные. На выходе процесса продаж формируется информация о проданной продукции, сопроводительных данных и выполненном или невыполненном заказе. Для управления и контроля процессом продаж используется технический регламент, закон о защите прав потребителей и условия заключения договора. Для эффективного управления продажами проводят анализ рынка. Процесс продаж включает в себя следующие ресурсы: оргтехника, MS Word и MS Excel. В процессе продаж задействовано кадровое обеспечение, а именно: отдел продаж, бухгалтерия, кладовщик и водители. На рисунке 1 изображен процесс продаж предприятия при помощи методологии IDEF0.
Рис. 1. Процесс продаж предприятия
Каждый из процессов был поделен на дополнительные подпроцессы и так пять уровней подряд. Каждый уровень позволяет детально разобрать процессы и найти недостатки, которые необходимо исправить. Но для более точного и детального результата предлагается декомпозировать все подфункции по операциям, тем самым составив операционную модель процесса продаж [6].
На рисунке 2 показана одна из операционных моделей, которая изображает формирование заявки на заказ.
Рис. 2. Операция формирования заявки на заказ
Операция заключается в том, что менеджер по продажам на основе информации для заявки формирует заявку на заказ. В данном документе указывается следующая информация: дата, адрес клиента, клиент для заявки, наименование продукции и объем. Затем менеджер составляет заявку и передает дальше. Таким же образом расписаны подобные операции до мельчайших деталей [7].
В ходе проведения функционального и операционного анализа, выявлен ряд проблем в процессе продаж:
‒ Загруженность менеджеров по продажам;
‒ Отсутствие ведения учета и контроля заказов;
‒ Затруднение, связанное с ведением архива документов;
‒ Низкий уровень качества подготавливаемых отчетов;
‒ Недостаточная интеграция между системами на предприятии;
‒ Несоблюдение принципов однократности формирования документов.
Загруженность менеджеров по продажам определяется трудоёмким и долговременным процессом приёма и обработки заказа.
В ходе работы было выявлено, что не производится учёт и контроль заказов. Если управлять данными функциями, то возможен анализ поставщиков, что впоследствии позволит выбрать наиболее лояльных покупателей.
Затруднение, связанное с ведением электронного архива документов продаж, может привести к потере документов, появлению ошибочных или бракованных данных. Данная проблема увеличит затраты по времени, что неблагоприятно отразится на процессе продаж.
Так же было определено, что в отделе продаж низкий уровень качества подготавливаемых отчетов и недостаточная связь между другими системами, такими как: продажа продукции, планирование и управленческая отчетность. Нередко отсутствует единый источник мониторинга и анализа возможностей развития бизнеса, позволяющий правильно оценить качество работы предприятия и в том числе работы отдела продаж. Поэтому основной причиной является отсутствие единой системы отчетности [1].
Выполнив анализ всех функций процесса по формированию документов, было выявлено нарушение соблюдения принципа однократности формирования документов.
Для решения возникших проблем предлагается разработать и внедрить единую информационную систему, которая будет обладать следующим функционалом [3]:
‒ автоматизация работ при получении и обработке заказа;
‒ ведение учета и контроля заказов;
‒ ведение электронного архива документов продаж;
‒ сбор и первичная обработка исходной информации, необходимой для подготовки отчетности по продажам;
‒ создание единой системы отчетности по продажам;
‒ исключение утери документов и сокращение числа ошибок при обработке больших потоков заказов;
‒ соблюдение принципа однократности регистрации документов.
В результате внедрения информационной системы ожидается следующие результаты:
‒ повышение качества (полноты, точности, достоверности, своевременности, согласованности) информации;
‒ повышение эффективности и оперативности работы с документами;
‒ сокращение времени на сбор информации о заказе;
‒ уменьшение времени, затрачиваемого на первичную обработку информации о заказе.
Программное обеспечение информационной системы делится на две составляющие: подсистема сбора заказов и подсистема обработки данных заказа. Каждая из подсистем выполняет соответствующие функции.
Рис. 3. Структурная схема информационной системы
Подсистема сбора заказов обеспечивает управление процессом сбора заказов, контроль данных и запись информации в базу данных. Подсистема обработки данных заказа управляет процессом обработки данных и протоколирует результаты изменения и загрузки информации. К данной подсистеме имеет доступ бухгалтер компании и менеджер по продажам, которые имеют автоматизированные рабочие места. Каждый пользователь информационной системы имеет доступ через созданное Web-приложение и тонкого клиента на общий сервер. Общий сервер подключен к системе управления базами данных, что позволяет более быстро работать с документами. На рисунке 3 изображена структура информационной системы.
Проектирование модели информационной системы выполнено с использованием программного обеспечения BPWin 4.1, а создание программного обеспечения и установочных пакетов произведено с помощью программы Matlab. В состав программного обеспечения входят следующие средства, расширяющие возможности информационной системы: программная библиотека доступа к функциям сервера СУБД, удобный интерфейс пользователя, взаимосвязь между различными компонентами программы.
В результате выполнения данной работы был проведен структурированный анализ процесса продаж компании ООО «Росса-пром», выявлены основные проблемы данного процесса и предложено решение. Решением является создание и внедрение единой информационной системы, что позволит сделать процесс продаж более эффективным, а также поможет уменьшить операционные расходы предприятия.
Литература:
- Учетная функция. Опыт и перспективы [Электронный ресурс]. — URL: http://www.up-pro/library/accounting/introduction (дата обращения 10.08.2016)
- ГОСТ 34.003–90 Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Термины и определения.
- ГОСТ 34.601–90 Автоматизированные системы. Стадии создания.
- ГОСТ 34.603–92 Виды испытаний автоматизированных систем.
- РД 50–34.698–90 Автоматизированные системы требования к содержанию документов.
- Марка Д., Макгроуэн К. Методология структурного анализа и проектирования: Пер. с англ.-М.:1993, С. 240
- Information integration for concurrent engineering (IICE). IDEF3 Process description capture method report. Knowledge based systems, Inc., Texas, USA, 1995.
