В настоящее время на любом предприятии возникает проблема организации управления данными, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. Большинство организаций предпочитают компьютеризированные способы - позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. Поэтому все более актуальным становится автоматизация видов деятельности людей путем создания специализированных информационных систем. В настоящее время самым эффективным способом организации бизнеса является комплексная автоматизация бизнес-процессов на базе создания собственной или внедрения готовой информационной системы, адаптированной под конкретную компанию заказчика.
На рынке программных средств существуют готовые программные решения, позволяющие решить задачу автоматизации управленческой деятельности предприятия торговли. Система автоматизации обычно приобретаются на достаточно долгий срок и для того чтобы АИС приносила ожидаемый эффект, она должна соответствовать данному предприятию - его возможностям, уровню развития и прочим параметрам.
При всех видимых достоинствах у перечисленных программных продуктов есть и недостатки: не обладают достаточной гибкостью в решении поставленных задач, так как программисты окончательно сформировали все модули программы для определенного функционала; требуют настройки и конфигурации под нужды каждого конкретного предприятия обученным специалистом; относительно высокая цена для малого предприятия; компоненты программы могут функционировать не самым лучшим образом - возможно появление проблем, сбоев в работе, требуются дополнительные затраты времени и средств на их устранение. Излишняя универсальность программы отвлекает от выполнения персоналом своих функций и нередко ведет к различного рода ошибкам при работе. Таким образом возникла необходимость в создании информационной системы, которая автоматизирует управленческую деятельность малого предприятия по продаже цветов и сопутствующей продукции.
Для каждого из сотрудников предприятия программа должна обеспечивать следующие возможности:
1) Кассиру – возможность быстро находить нужную информацию в базе, продавать товары.
2) Менеджеру – возможность заносить товары, привезенные с оптовых баз, быстро находить нужную информацию в базе (какие товары есть на складе, по каким ценам, себестоимость товаров, статистические данные и т. д.), а также возможность печатать отчеты.
3) Руководителю предприятия – возможность быстро находить нужную информацию в базе, просматривать статистику работы предприятия, печатать отчеты, изменять цены на товары.
В разрабатываемой АИС предусмотрена возможность построения различных отчетов. Сформированные отчеты выводятся в приложение MS Excel. Пользователь имеет возможность вывести отчет на печать или сохранить отчет на диске.
Данная АИС предназначена для автоматизации обмена информацией между объектами автоматизации и процесса обработки заявок внутри объектов автоматизации. Автоматизации подлежат операции учета ТМЦ (ввода, изменения и поиска необходимых данных), обработка заявок на получение различной информации, связанной с деятельностью предприятия, документооборот внутри него, построение отчетов и заказов.
Система автоматизирует рабочие места:
- руководителя предприятия
- менеджера по закупкам
- продавца-кассира
Система должна состоять из следующих подсистем:
- продажа (рабочее место продавца)
- оптовые продажи
- приход товара (учет ТМЦ, работа с поставщиками)
- справочник (сотрудники, контрагенты)
- списание
- журнал
Требования к режимам функционирования системы:
должна обеспечиваться работа в двух режимах:
- взаимодействие по локальной сети
- автономный
Требования к способам и средствам связи для информационного обмена между компонентами системы:
- информационный обмен между подсистемами должен осуществляться через единое информационное пространство и посредством использования стандартизированных протоколов и форматов обмена данными
- все компоненты подсистем АИС должны функционировать в пределах единого логического пространства
Перспективы развития системы:
- должна иметь длительный жизненный цикл
- должна быть построена с использованием стандартизованных и эффективно сопровождаемых решений
- должна быть реализована как открытая система, и должна допускать наращивание функциональных возможностей
- должна обеспечивать возможность модернизации как путем замены технического и общего программного обеспечения (ПО), так и путем совершенствования информационного обеспечения
Требования к квалификации персонала и режиму его работы:
- Пользователи АИС должны иметь базовые навыки работы с операционными системами Microsoft, офисным программным обеспечением Microsoft Office
- Для администрирования данной АИС достаточно небольшого вводного курса по данной области, так как она имеет интуитивно-понятные связи и простое, наглядное управление
Требования к надежности:
- Время восстановления работоспособности прикладного ПО АИС при любых сбоях и отказах не должно превышать одного рабочего дня
- В АИС должна быть обеспечена корректная обработка сбоев электронно-механических устройств (например, принтеров) при выполнении функций, связанных с формированием твердых копий документов
- В АИС должна быть обеспечена возможность восстановления данных с внешнего накопителя после восстановления активного накопителя. Конкретный состав требований по восстановлению данных дополняется соответствующими требованиями на подсистемы
- Должно осуществляться разграничение прав доступа к системе
- Данная система должна быть предназначена для решения задач управления бизнес-процессами. Для эксплуатации интерфейса системы не должно требоваться специальных технических навыков, знания технологий или программных продуктов, за исключением общих навыков работы с персональным компьютером
Требования по эргономике и технической эстетике:
- Требования к внешнему оформлению
- Реализация графического многооконного режима
- Требования к диалогу с пользователем
- Интерфейс должен обеспечивать удобную навигацию в диалоге с пользователем, который хорошо знает свою предметную область и не является специалистом в области автоматизации
- Все составляющие взаимодействуют с базой данных Microsoft Access, где каждая подсистема имеет доступ только к необходимым таблицам.
Рассмотрим назначение каждой из подсистем.
- Подсистема авторизации необходима для входа в программу. С помощью нее происходит разграничения прав доступа, чтобы защитить данные, находящиеся в базе, от непреднамеренных ошибок неподготовленного пользователя АИС.
Основные функции:
- запрос прав доступа из базы данных;
- верификация пароля с помощью базы данных.
- Подсистема администрирования позволяет администратору управлять содержимым БД, правами доступа и учетными записями пользователей.
Основные функции:
- изменение базы данных;
- изменение прав доступа;
- изменение паролей.
- Подсистема продажи позволяет оформить розничную продажу товара с помощью всей необходимой информации из базы данных (наименование, цена, количество в наличии), также она использует информацию из справочника работников для того, чтобы отметить продавца, который провел продажу для ведения статистики.
Основные функции:
- добавление записей;
- изменение записей;
- удаление записей;
- составление отчетов по проведенным продажам по различным критериям (интервал времени, личность продавца, статистика по наименованиям).
- Подсистема составления заказов используется при оформлении оптовых заказов на поставку цветов, взаимодействует с данными, внесенными в справочник клиентов, и подсистемой учета ТМЦ, также дает возможность вручную ввести информацию, предоставляемую клиентом при оформлении заказа.
Основные функции:
- работа с записями в базе данных;
- расчёт стоимости заказа;
- оформление соответствующей документации (товарная накладная).
- Подсистема поставка позволяет отслеживать данные о передвижении ТМЦ и их поставщиках, после их прибытия – обновлять таблицу учета. В таблицу «Списание» вносятся данные о поврежденных товарах.
Основные функции:
- работа с записями в базе данных;
- составления отчетов о получении ТМЦ;
- формирование списка необходимой закупки.
- Справочник с данными о сотрудниках предназначен для работы со списком записей о сотрудниках предприятия, используется при авторизации и при проведении продаж. Основная функция – работа с записями в базе данных.
- Справочник клиентов предназначен для работы со списком записей о клиентах предприятия. Основная функция – работа с записями в базе данных.
- Справочник поставщиков предназначен для работы со списком записей о поставщиках предприятия, данные которых используются при учете и заказе различных ТМЦ. Основная функция – работа с записями в базе данных.
Рис. 1 Подсистемы АИС
Из главного окна программы пользователю предоставляется возможность перейти к следующим формам: продажа, продукция, заказы, поставки, справочник поставщиков, справочник работников, справочник клиентов.
При нажатии на кнопку «Продажа», открывается форма «Продажа». Она предоставляет возможность с помощью всплывающего списка с поиском через обычную прокрутку или по первым вводимым буквам указать, что было продано за текущий день. С помощью специальных кнопок в нижней части окна можно сформировать с экспортом в MS Excel товарную накладную, товарный чек и счет.
В окне программы «Продукция» отображается список позиций, имеющихся в наличии с указанием цены и количества товара. С помощью функциональных кнопок в нижней части окна возможно отобрать позиции по принадлежности к группе или по названию, а также добавить в базу новые группы, новый товар и составить отчет об остатках ТМЦ.
Форма «Поставка» дает возможность с помощью связанных с программой прайс-листов поставщиков оформить оптовый заказ для пополнения склада. Готовый лист Excel с заказом необходимо отправить на контактную почту фирмы-поставщика с компьютера, подключённого к Интернету (так как на самом предприятии сеть Интернет не используется).
Во вкладке «Справочник работников» указана вся необходимая информация о числящихся на предприятии сотрудниках, также есть функция добавления и удаления записей.
Справочник поставщиков предоставляет различную информацию об организациях оптовой продажи, с которыми работает предприятие. Аналогичным образом организован справочник клиентов.
Созданная информационная система обладает рядом преимуществ – финансовой низкозатратностью, доступностью для любого неподготовленного пользователя, не требует дополнительных вложений и специального обучения персонала, доступным интерфейсом, установкой, настройкой и конфигурированием, что делает ее эффективной в рамках малого предприятия с невысокой доходностью. АИС позволяет:
- автоматизировано вести учет товарно-материальных ценностей,
- производить расчет стоимости заказов и закупок,
- систематизировать данные о работниках, клиентах и поставщиках,
- организовать рабочее место продавца и составлять отчетность.
Литература:
- Балдин К.В., Уткин В.Б. Информационные системы в экономике: Учебник. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Кº», 2009. – 395 с.;
- Трофимов В.В. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: учебник для бакалавров. – 3-е изд., перераб. и доп.-М.:Изд-во Юрайт, 2012. – 521с.;
- http://window.edu.ru/resource/260/68260;
- Первые шаги: уроки программирования Азбука Delphi: программирование с нуля. Бескоровайный И.В. Издательство: Сибирское университетское издательство, 2008 г., 112 с. /knigafund.ru;
- http://www.firststeps.ru.
