Проблема автоматизации процессов деятельности кадровой службы предприятия, как средства повышения производительности труда сотрудников кадровой службы, всегда являлась и остается актуальной. В настоящее время в кадровой деятельности предприятий используется большое количество автоматизированных информационных систем [1]. Автоматизированные информационные системы, используемые в кадровой деятельности предприятий создают возможности построения систем нового типа, отличающихся, с одной стороны, разнообразием средств отражения кадровой информации, с другой — интеграцией этих средств и обеспечением максимального удобства и простоты работы сотрудников кадровых служб, не обладающих специальной подготовкой.

Автоматизация кадровой деятельности предприятия с использованием АИС позволит свести к минимуму бумажный документооборот, ошибки в работе, связанные с человеческим фактором, сократить время необходимое для поиска нужной информации и составления различного вида отчетностей деятельности кадровой службы.

Разработку базы данных для автоматизации основных процессов и операций деятельности кадровой службы конкретного предприятия необходимо производить с учетом всех особенностей кадрового делопроизводства предприятия:

‒ масштаба предприятия;

‒ количества работающих;

‒ количества кадровых работников и уровня их компьютерной грамотности;

‒ объема обрабатываемых организационно-документационных массивов;

‒ оснащенности предприятия аппаратно-программными средствами.

Работники кадровой службы предприятия должны хорошо ориентироваться в возможностях современных автоматизированных систем, в первую очередь для определения потребностей автоматизации деятельности своего подразделения.

База данных «Кадровик» предназначена для хранения данных о сотрудниках предприятия ЗАО «ЗЭМК ГЭМ» в электронном виде, а также автоматизации поиска и корректировки данных и автоматической генерации необходимой отчетности, поэтому предметной областью проектируемой базы данных является деятельность кадровой службы предприятия ЗАО «ЗЭМК ГЭМ».

Процесс проектирования базы данных для кадровой деятельности предприятия ЗАО «ЗЭМК ГЭМ» включает в себя выбор системы управления базой, инфологическое, логическое и физическое проектирование базы данных.

При разработке инфологического моделирования БД «Кадровик», было выделено три стержневые сущности: «Сотрудники», «Отдел», «Должность», ассоциативная сущность «Штатное расписание» и характеристические сущности: «Сведения о профессии», «Сведения о медицинском обследовании», «Сведения о повышении квалификации», «Паспортные данные», «Социальные льготы», «Увольнения», «Сведения о поощрениях», «Отпуска», «Сведения о командировках».

Для проектируемой БД «Кадровик», разработанная ER-диаграмма в нотации IDEF1X (рис. 1).

Рис. 1ER-диаграмма для БД «Кадровик»

В качестве инструментального средства разработки реляционной базы данных «Кадровик» выбрано MS Access, как наиболее полно удовлетворяющее требованиям Заказчика. СУБД Microsoft Аccess относится к СУБД реляционного типа, работающая в среде Windows. Этот программный продукт является составной частью интегрированного пакета для офиса Microsoft Office Professional.

Преобразование ER–диаграммы в схему БД выполняется путем сопоставления каждой сущности и каждой связи, имеющей атрибуты, отношения (таблицы БД). В режиме конструктора было создано тринадцать таблиц: Сотрудники, Паспортные данные сотрудников, Отдел, Штатное расписание, Должность, Социальные льготы, Отпуск, Увольнения, Сведения о повышении квалификации, Сведения о поощрениях, Сведения о профессии, Сведения о медицинском обследовании, Сведения о командировках. Полям таблицы были заданы определённые типы данных, что способствует контролю целостности данных.

Схема данных БД «Кадровик» представлена на рис. 2.

Рис. 2 Схема данных БД «Кадровик»

В качестве примера реализации интерфейса ввода/вывода данных в данной БД приведены: «Главная кнопочная форма БД «Кадровик», которая представляет собой навигационную форму, которая позволяет свободно перемещаться между своими вкладками (рис.3); «Сведения о сотрудниках ЗАО «ЗЭМК ГЭМ» (рис.4); форма «Поиск сотрудников ЗАО «ЗЭМК ГЭМ» по различным критериям» (рис. 5).

Главной задачей данной базы является предоставление информации об автоматической генерации свободных вакансий в ЗАО «ЗЭМК ГЭМ» в зависимости от количества сотрудников по штату и количества фактически работающих сотрудников по должностям и отделам. Для этого в базе разработаны запросы в режиме SQL –«Количество сотрудников по штату», запрос «Вакансии» (Рис. 6).

Запросы являются основным инструментов поиска, обновления и выборки данных из таблиц. Access в соответствии с концепцией реляционных баз данных для выполнения запросов использует язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language). С помощью инструкций языка SQL реализуется любой запрос в Access.

Рис. 3. Главная кнопочная форма БД «Кадровик»

Рис. 4 Форма «Сведения о сотрудниках ЗАО «ЗЭМК ГЭМ»

Рис. 5 Форма «Поиск сотрудников ЗАО «ЗЭМК ГЭМ» по различным критериям»

Рис. 6. Запросы «Количество сотрудников по штату», «Вакансии» в режиме SQL

Таким образом, в базе данных «Кадровик» было разработано 12 различных запросов, 17 форм и отчет.

Разработанные средства извлечения и преобразования данных, формы вывода и предоставления информации позволят автоматизировать основные операции деятельности кадровой службы ЗАО «ЗЭМК ГЭМ» и будут способствовать повышению эффективность деятельности предприятия в целом.

Таким образом, создание и использование реляционной базы данных в кадровой деятельности ЗАО «ЗЭМК ГЭМ» будет способствовать автоматизации основных операций кадровой деятельности данного предприятия, автоматическому формированию необходимой отчетности по движению кадрового состава предприятия.

Литература:

1. Токарев А. Н. К вопросу использования информационных технологий в автоматизации управленческой деятельности: статья//Проблемы развития устойчивых отношений между государством, гражданским обществом и бизнесом: вызовы времени. Сборник статей по материалам конференции, посвящённой Дню российской науки (8 февраля 2016 г.). Научный сборник — Балаково: Балаковский филиал ФГБОУ ВПО РАНХиГС. — 2016. С. 47–51.
2. Королева, О. Н. Базы данных [Электронный ресурс]: курс лекций / О. Н. Королева, А. В. Мажукин, Т. В. Королева— Электрон. текстовые данные.— М.: Московский гуманитарный университет, 2012.— 66 c. — Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/14515.