Существующие системы управления временем меняют умение управлять собой, ценности и цели, способы индивидуального развития и методы решения проблем, развивают способность к творчеству и эффективной коммуникации. Умение полностью использовать свое время отличает успешного человека от неудачника в любой области. Цель управления временем – организовать его так, чтобы человек мог делать то, что ему необходимо с большим удовольствием и результативностью.
Управление временем руководителя предполагает его правильное использование и рациональное, бережное распределение для выполнения служебных задач, а также личных дел и отдыха. Время, используемое руководителем в управленческой деятельности, как правило, зависит от сложности возникающих проблемных ситуаций, таковыми могут являться: установление распорядка дня, выполнение плановых заданий, непосредственное ознакомление с работой подразделений, работа с поступающей корреспонденцией, подготовка и проведение разного рода совещаний, заседаний, ведение деловых переговоров, прием посетителей и т.д. Как правило, руководитель осуществляет управление своим временем по следующей схеме:
- постановка целей;
- планирование;
- принятие решений и установление приоритетов;
- реализация и организация: распорядок дня, учет естественного дневного ритма и индивидуальных особенностей, саморазгрузка;
- анализ и контроль за выполнением результатов;
- коммуникация и работа с информацией [1].
На каждом из этих этапов есть возможность эффективно распорядиться временем.
Важнейшим шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности, как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с выделением предельных сроков выполнения различных действий или мероприятий. Цели, намеченные руководителем, не только определяют те действия, которые следует осуществить, но и стимулируют их исполнение. При постановке целей время экономят: высокая мотивация, устранение слабых сторон, распознавание преимуществ, концентрация внимания на «узких местах», фиксация сроков и ближайших шагов. В процессе планирования время можно сэкономить на эффективной подготовке к реализации цели, оптимальном распределении временных затрат по этапам и на сокращении плановых сроков исполнения задачи.
В период принятия решений время экономит эффективная организация труда, решение первоочередных проблем, упорядочение дел по степени важности и срокам, избавление от тупиковых ситуаций. При выполнении решений временем управляют с помощью введения процедур управления процессами, концентрации на значительных задачах, использования личных пиков эффективной работы и путем создания эффективного индивидуального рабочего стиля [3].
Контроль сокращает временные издержки, если он сопровождается быстрой проверкой достижения запланированных результатов.
При работе с информацией и общении экономия времени достигается за счет приемов рационального и быстрого чтения, умения выделить главное в информационном блоке и построить важные связи, эффективной организации совещаний и переговоров, ограничения потока информации и выделения только той, которая непосредственно имеет отношение к делу, блокирования помех и отвлекающих факторов.
К сожалению, многие руководители не имеют ясной базы для принятия решений при планировании времени. Последовательность их действий часто управляется внешними факторами. Введение периодов планирования способствует более точной оценке обстановки в целом, облегчает выделение главного, повышает уровень исполнения и помогает руководителю принять правильное решение, как наиболее целесообразно использовать рабочее время [2]. Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование рабочего времени. При разработке плана каждого периода руководитель должен ответить на следующие вопросы:
- какова основная цель данного периода?
- каким количеством времени он располагает?
- в какой очередности должны быть выполнены основные задачи периода?
- какие подготовительные мероприятия должны быть выполнены?
Анализ рабочего стиля менеджера по расходу времени хотя бы за один день позволит руководителю получить необходимую информацию и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы. В этой связи является целесообразным для любого руководителя:
- оценить то, насколько он владеет информацией о расходах собственного времени (т.е. в какой степени руководитель осведомлен о происходящем в организации);
- рассмотреть вопрос приоритетов (выделить из всех своих дел те, которые «работают» на важнейшие, крупные, долгосрочные цели). Полученный результат покажет, насколько сильно руководитель ориентирован на достижение реальных стратегических результатов, и насколько легко поддается мелкой «текучке». Это даст возможность руководителю подумать о том, как уменьшить ее количество, т. к. на мелких делах он теряет много времени, поскольку из-за них откладываются более крупные, важные и результативные дела;
- оценить управляемость ситуацией (разделить дела по признаку: «обделенные» и «поглотители»). «Обделенные» - это такие дела, на которые следовало бы тратить больше времени, но по каким-то причинам не удается. «Поглотители», наоборот, отнимают слишком много времени, не принося ни результатов, ни удовлетворения. Руководителю надо подумать, каким способом можно бороться с «поглотителями», вспомнить также количество мелких отвлечений, соответствующих каждому периоду времени, подумать над тем, сколько времени в среднем отнимает каждое такое отвлечение (например, время на переключение внимания, на само отвлечение, на «возврат» в прежнюю деятельность и т.п.) [4].
Руководителю есть смысл задуматься над тем, что мешает ему эффективно управлять своим временем. Чаще всего в качестве барьеров на пути к эффективному управлению временем выступают:
- не четко поставленная цель;
- отсутствие приоритетов;
- стремление выполнить слишком много дел за один раз;
- неумение четко планировать свой рабочий день;
- телефонные звонки, отрывающие от дел;
- отсутствие терпения в доведении дела до конца;
- неподготовленность к переговорному процессу;
- чрезмерное увлечение Интернетом в рабочее время;
- незапланированные посетители;
- неудачное делегирование и плохой контроль за выполнением делегированных задач;
- отсутствие самодисциплины.
Анализ существующих барьеров позволит руководителю соотнести свое функционирование и развитие (руководителю нужно будет отметить те дела, выполнение которых дает ему что-то для собственного развития. За бортом останутся те, которые он может выполнять легко и уверенно, выполнение которых не вносит никакого вклада в его развитие. Полученный результат охарактеризует соотношение функционирования и развития, ориентацию управленца на краткосрочную и долгосрочную перспективы [5].
Умение рационально подойти к использованию собственного времени значительно повышает шансы руководителя и требует в первую очередь изменения мышления. Важно, если руководитель научился видеть неэффективные процессы и совершенствовать их, поскольку работа с эффективностью начинается с организации личного времени, а затем может распространяться и на другие области деятельности.
Все, что делает руководитель, происходит через делегирование – либо своему времени, либо другим людям. Если он делегирует что-то своему времени, он действует в духе производительности, если он делегирует что-то другим людям, то действует в духе эффективности. Передача ответственности другим людям – профессионально подготовленным, позволяет руководителю направлять свою энергию и время на другие важные дела.
Делегирование руководства сфокусировано на результатах, а не на методах. Право выбора метода при этом предоставляется людям, на которых возлагается ответственность за результаты. Такое делегирование требует вначале больших затрат времени, но затраты эти очень эффективны. Делегирование руководства предусматривает безусловное взаимопонимание и доверие. Доверие является высшей формой мотивации человека. Оно требует времени, терпения, и не исключает необходимость обучать и развивать людей так, чтобы их способности могли соответствовать этому доверию.
Если делегирование руководства осуществляется правильно, то обе стороны только выиграют от этого и гораздо больший объем работы будет выполнен за более короткое время. При разумном делегировании происходит изменение взаимоотношений: тот, кому делегировали руководство, становится руководителем, направляемым к достижению оговоренных результатов собственной совестью. Делегирование высвобождает его творческую энергию, позволяя реализовывать свой профессиональный потенциал для достижения необходимых результатов.
Осуществляя делегирование, руководитель имеет возможность получить глубокую информацию о том, продвигается ли он к исполнению тех целей, которые для него действительно значимы, в каком направлении ему следует развиваться, какие меры необходимо принять для повышения своей личной эффективности.
Следует также отметить, что эффективное управление временем не означает, что руководителю всегда нужно торопиться. Есть руководители, которые постоянно куда-то спешат, но при этом успевают не больше, чем те, кто идет по жизни размеренно и спокойно. Дело в том, что временем можно управлять, но его невозможно экономить. Попытки сэкономить время приводят к разочарованию и стрессу [7].
Подводя итог вышесказанному, уместно привести остроумное замечание Роберта Энтони, которое гласит о том, что человеку необходимо «научиться уважать часы, как музыкант уважает свой инструмент, рассматривать время не как хлыст, но как кисть, легкий мазок которой добавит красок к создаваемой им картине, осознавать дарованную свободу выбора и учиться ценить время, не испытывая перед ним страха. Поскольку человек существует во вселенной с величественным ритмом, его тело и разум с готовностью отзывается на ритм повторения действий. В процессе управления временем не следует воспринимать регулярность как занудную, скучную, неинтересную и вынужденную обязанность. Следует стараться думать о ней как о ритме, который придает очарование и прелесть музыке, научиться жить в ритме мелодии жизни, двигаться ей в такт» [9].
Литература:
1. Глотова И.А., Черных Т.В., Сапронова Л.М. Психология управления / И.А. Глотова, Т.В. Черных, Л.М. Сапронова. Воронеж, 2008.
2. Семененко С.В., Сыроижко В.В. Современное развитие потребительской кооперации как фактор обеспечения возрождения сельских территорий / С.В. Семененко, В.В. Сыроижко // Вестник Белгородского университета кооперации, экономики и права. 2013. № 4 (48). С. 170-178.
3. Серебрякова Н.А., Грищенко Н.В. Прогнозирование экономических показателей на основе трендовых моделей / Н.А.Серебрякова, Н.В.Грищенко // ФЭС: Финансы. Экономика. Стратегия. 2012. №3. С. 55-59.
4. Сыроижко В.В. Экономическое моделирование и рейтинговая оценка деятельности кооперативных организаций Воронежской области / В.В. Сыроижко // Аудит и финансовый анализ. 2013. № 6. С. 170-173.
5. Сыроижко В.В., Голикова Г.В. К вопросу об инновационном направлении развития рынка РТИ в Воронежской области / В.В. Сыроижко, Г.В. Голикова // Вестник Белгородского университета кооперации, экономики и права. 2013. № 3 (47). С. 120-124.
6. Сыроижко В.В. Организация системы контроллинга в потребительской кооперации / В.В. Сыроижко // Диссертация на соискание ученой степени кандидата экономических наук. Белгород, 2000
7. Сыроижко В.В. Основы формирования сбалансированного стратегического потенциала партнерского взаимодействия организаций в сфере услуг / В.В. Сыроижко // Теоретические и прикладные вопросы экономики и сферы услуг. 2014. № 8. С. 127-132.
8. Шиленко С.И., Захарченко Н.П. Секреты конструирования профессионально-личностного имиджа / Шиленко С.И., Захарченко Н.П. Белгород, 2012.
9. Энтони Р. Главные секреты абсолютной уверенности в себе / Р. Энтони. – СПб.: Питер. – 2014. – С. 182-183.
