Осуществляя базовые управленческие функции, менеджер опирается на достаточно конкретные ресурсы: работников, бюджет, материалы. В его распоряжении имеется еще один уникальнейший ресурс — время. Менеджер живет и функционирует в трех временных измерениях: настоящем, прошедшем и будущем. Есть возможность подчеркнуть семь главных постулатов контроля во времени:
- Осознанность и организованность индивидуальных задач, их гармоничная согласованность с задачами компании
Вы можете это осуществить лично либо же воспользоваться поддержкой начальника или коллег. Главное, чтобы у вас была полная точность относительно того, что от вас ожидают в деловом плане и в какие временные рамки. К несчастью, не редко сотрудники трудятся над реализацией несущественных целей изо дня в день исключительно потому, что не сумели поставить корректную задачу и не согласовали ее с собственным начальством. Одним из худших случаев непродуманного использования рабочего времени можно считать отлично выполненная работа, которая никому не нужна.
- Постоянное планирование своего времени, письменная фиксация целей и подзадач, сроков, ресурсов и др.
Эффективное планирование — способность выделять приоритеты, резервировать время, подразделять дела на гибкие и жесткие, принимать во внимание собственные биоритмы и т. п. [1,с 119] Искусство использовать иных работников как временной ресурс, целенаправленное развитие умений делегирования.
Делегирование состоит в передаче некоторых полномочий с более высокого уровня менеджмента на более низкий при сохранении за высшим уровнем менеджмента возможности контроля за использованием данных полномочий. Использование принципа делегирования является немаловажным приемом для более действенного использования рабочего времени. Однако при внедрении данного принципа в повседневной деятельности менеджера необходимо принимать во внимание условия удачного делегирования полномочий.
– Рефлексия, самоанализ, творчество, обучение, тренировка регулярный поиск возможностей сделать собственную работу лучше и быстрее, регулярное улучшение умений, навыков.
– Энергетический самоменеджмент — наилучшее отношение работы и отдыха, способность правильно отдыхать, применение приемов самомотивации. [2,с 34]
– Твердая воля, самоконтроль, разработка схем внешнего управления, умение преодолевать.
Кроме того, существует большое количество приемов, которые помогут менеджеру рационально использовать свое время. Далее я приведу, на мой взгляд, наиболее необходимые для менеджера.
- Принцип корзины
Крайне отрицательное явление, когда рутина отнимает время у менеджера. Каждый день необходимо пересматривать свои задачи и отказываться от всех, которые не важны. Нужно отказаться от решения мелких дел, которые полностью занимают ваше время. Вместо этого лучше занять выполнение более важных дел. Все дела и задачи, которые не несут какой-то важной информации, либо они не важны, сразу же берите корзину и выкидывайте их!
- Практическое планирование
Имея в своем распоряжении единый принцип оптимального применения собственного рабочего времени вы будете иметь возможность организовать практическую реализацию данного делового комплекса. Лучшей иллюстрацией данного принципа может быть практика президента Соединенных штатов америки Дуайта Эйзенхауэра, который рассматривал все дела на базе 2-х признаков: значимости и быстроты. Цели вида А, как быстрые и значимые, необходимо решать незамедлительно. Цели вида Б, как значимые, но далеко не слишком быстрые, требуют изучения и установления сроков осуществления, в отсутствии которых они в какой-то миг рискуют перевоплотиться в цели типа А, а вы будете к данному не подготовлены. Цели вида В рационально делегировать сотрудникам либо же экспертам, т. к. данные цели могут быть реализованы оперативно, впрочем они не очень необходимы. В итоге, касательно целей вида Г необходимо набраться мужества и сказать самому себе: «Данные цели не заслуживают моих сил, а также времени. О них необходимо просто-напросто забыть». [2, с. 93]
Ловушка, в которой оказывается многие управленцы, складывается из того, что они занимаются главным образом целями типа Г и В и не справляются с целями категории А и Б. Не редко данное случается в связи с тем, что цели категории Г и В осуществить легче и их показатели оказываются мгновенно налицо, что психологически укрепляет сотрудника в доказательстве личной производительности. В ходе взаимодействия большинства менеджеров и управленцев сформировался характерный «банк» методик и уловок, помогающих сформировать собственное рабочее время.
- Принцип «от бочки к бочке»
Известный аналитик Б. Трейси во время своих выступлений приводит хороший пример, который показывает, что тайм менеджмент в работе менеджера приносит положительные результаты. Б. Трейси говорил, что однажды, ему пришлось пересечь плато Танезруфт, которое находится в Сахаре. В пустыне в этом месте полностью отсутствует какая-либо пища и вода, т. е. там совершенно невозможно было находиться, не говоря уже о жизни. Огромное количество людей. В попытках пересечь данную местность погибали. Чаще всего это происходило из- за того, что ветра, которые гуляют по пустыне, заносили песком дорогу. И путники терялись в бескрайних просторах. Однако, какие-то люди, придумали одно средство, которое помогало находить ориентиры на дороге. На протяжении всей дороги, они расставили огромные бочки с нефтью, на расстоянии 5 км друг от друга.
Из-за того, что рельеф данной местности совершенно плоский, бочки было видно с любой точки данного плато. Именно поэтому, люди могли спокойно переходить пустыню, не опасаясь за свою жизнь. В связи с чем данный принцип был назван «одна нефтяная бочка за один раз». Взяв в пример данный принцип, менеджеры могут выполнять сложное задание не за один раз, а за несколько. Надо только разделить какую-то задачу на подзадачи и стремиться их выполнить качественно. [3, с. 671]
Данный принцип помогает сократить время, т. к. при постановке больших задач, порой не знаешь за что взяться и получается, что берешься за все сразу и через какое-то время, задача либо не решено полностью, т. к пошел не по тому пути, либо решена не эффективно, поэтому приходится начинать все сначала.
В заключение хотелось бы отметить. ТМ для российских управленцев — это не новая философия, а чуть иной взгляд на привычную задачу планирования. К огромному сожалению, большинство менеджеров не в состоянии рационально использовать свое время. Они стараются все сделать сами, хотя, для сокращения времени выполнения задачи, лучше было бы делегировать какие-то подзадачи. Большинство компаний, к которым приходит осознание того, что их сотрудники тратят время на бессмысленные занятия, посылают их на курсы тайм менеджмента. Однако, даже после этого не все сотрудники применяют получение знания на практике. Время — капитал, но не совсем деньги. Его надо учитывать. Однако, это не мешает менеджерам изобретать эффективные приемы экономии времени, которые они применяют на практике и успешно справляются с поставленными задачами. На мой взгляд, приемы тайм менеджмента необходимо использовать в современной жизни. Т. к. времени все меньше и меньше, а дел все больше и больше, поэтому необходимо знать и применять приемы по «сохранению» времени.
Литература:
- Добротворский И.Л. Менеджмент. Эффективные технологии. Учебное пособие. М. : Приор, 2002. — 462с.
- Кови Стивен. Семь навыков эффективных менеджеров. Самоорганизация, лидерство, раскрытие потенциала; Альпина Паблишер, 2012. — 123c.
- Кови Стивен .Восьмой навык. От эффективности к величию. Краткая версия; Альпина Паблишер, 2012. — 805c.
