Сейчас попробуем дать практические советы, инструменты и навыки, для того чтобы вы смогли улучшить управление вашим временем. Тайм-менеджмент начинается с решения измениться. Управление временем, основным должно быть то, как вы фокусируетесь на действии. Вы можете обучать других, а можете улучшить свое собственное управление временем посредством более эффективного планирования; приоритетов; делегировании; контроля среды; понимания самого себя, вы должны определить, что вы будете менять в ваших привычках, отношениях к тем или иным процессам.
Люди, которые говорят, что у них нет времени, они попросту не планируют, или не в состоянии защитить запланированное время. Если вы планируете, что делать и когда, а затем придерживаетесь этого, то у вас будет достаточно времени для выполнения всего намеченного.
Техники управления временем, инструменты и методы по управлению вашим временем.
Сейчас рассмотрим основное правило, которое поможет изменить управление вашим временем, оно вам поможет измениться больше, чем какое-то ни было другое. Если вы являетесь рабом системы вашей электронной почты, и особенно, если ваш компьютер настроен, чтобы уведомлять вас сразу после получения любой входящей электронной почты, то я настоятельно рекомендую вам сделать это простое изменение — это позволит значительно улучшить свой контроль над вашим временем. Выключите всплывающее окно или шум, который уведомляет вас, что у вас вам пришло сообщение. Для многих людей это является самым большим препятствием для успешного управления временем. Установите новую привычку проверять свою электронную почту в определенное время в тот же день, когда это имеет смысл для вас и бизнеса, чтобы сделать это — скажем, во-первых, когда вы садитесь за стол или начинаете работу, второй раз перед обедом. Вы должны решить, когда вы будете просматривать вашу электронную почту. Если ваша организация имеет политику, которая настаивает на том, чтоб вы постоянно прерывались для того, чтобы просмотреть входящие сообщения электронной почты, данная проблема является тормозом эффективности производительности труда на предприятиях в современном мире.
Будьте готовы внести радикальные изменения. Будьте изобретательны, чтобы найти и ввести различные способы ведения дел. Ваши собственные привычки будут кидать вам вызов, но именно это позволит вам диктовать самому себе, как грамотно распределять время, и уже никто не сможет вам диктовать, как правильно вы должны его использовать. Принцип Парето является простым способом для отправной точки оценки, куда вам в данный момент необходимо направить свое время, и для определения того, где ваше время может быть лучше использовано.
Вам необходимо думать о том, как вы в настоящее время проводите свое время. Если вы не знаете, то вам необходимо вести журнал времени в течение дня или двух. Запишите все, что вы делаете в течение этого времени, а потом посмотрите и проанализируйте, куда именно вы попусту потратили драгоценные минуты. Вы будете поражены тем, сколько времени вы были бы в рабочем состоянии, сколько дел вы смогли бы совершить, если бы не тратили это время на постоянные перерывы и на пустые разговоры.
Просмотрите свои действия с точки зрения ваших краткосрочных и долгосрочных целей, и соответствующим образом расставьте приоритеты вашей деятельности. В частности, планируйте время на подготовку и творческое мышление в своем дневнике, потому что вы нуждаетесь в этом. Если вы не планируете, вы никогда не будете делать это.
Используйте дневник, и планировщик для определения, когда и что вам необходимо делать, периодически просматривайте его, и попытайтесь придерживаться его.
Если вы подвержены различным требованиям и просьбам от других в вашей организации, и должны перестраивать свои ожидания относительно вашей доступности и их претензиям на ваше время, вы должны создать еженедельный график, показывающий ваши запланированные мероприятия и временные интервалы для всего, что вы делаете. Это жизненно важный инструмент, помогающий вам объяснить и обосновать другим, почему вы должны уделять первостепенное внимание себе.
Управление временем, пример расписания задач и деятельности.
Используйте простой еженедельный планировщик для управления и защиты ваших запланированных мероприятий. Вы будете управлять своим временем, управляя деятельностью — это означает, что вы защищаете временных интервалов, которые вы планируете для ваших задач. Тайм-менеджмент в основном зависит от деятельности по планированию на временных интервалы, а затем защита вашей деятельности, будь то от других людей или своих собственных отвлекающих факторов.
Другие советы по управлению временем.
Когда вы сталкиваетесь с множеством задач, которые стоят перед вами, то вам необходимо составить список того, что вам нужно сделать, более того, вам необходимы временные конкретный срок к которому вы должны сделать все намеченное. После этого вы должны выполнять все задачи определенно по пунктам только один раз. Не при каких обстоятельствах начинать работу несколько раз.
Будьте абсолютно уверены в том, что вы отвели достаточно времени для выполнения той иной. Когда вы наглядно увидите, сколько и на что вы его тратите, вы заметите сколько драгоценного времени тратится впустую. Возьмите это под контроль. Если у вас есть еженедельный график вашей деятельности вы будете иметь возможность контролировать время, отведенное для ваших задач.
Вам необходимо обустроить вашу среду, макеты, ИТ-оборудования и т. д., и для повышения эффективности вашей деятельности. Держите ваше рабочее место в порядке, а именно: документы, храните их в папках, не устраивайте хаос.
Научитесь говорить «нет», вежливо и конструктивно. Будьте осторожны в принятии важных решений. Если вам трудно сказать «Нет», вы можете объяснить это с помощью бизнес-причины, чтобы оправдать свою позицию, например: «Я понимаю, что это актуально для вас, но у меня есть другие приоритеты, мне нужно думать прежде всего о процветании моего бизнеса — я предпочел бы согласовать реалистичный срок с вами, чем тот, за который мне будет сложно нести ответственность». И показать людям свой график, который обосновывает и доказывает, как именно вы расставили приоритеты.
Время подготовки кадров по управлению.
Особенно хорошие меры по совершенствованию управления временем может быть достигнуто с небольшими группами — содержащих коллег из одной рабочей группы. Малые размеры групп и коротких сессий, до двух часов каждый, позволяют достигнуть хорошего эффекта именно практической направленности, которая ориентирована на конкретные результаты. За две недели сеансы позволяют последующей определить последующих действий и выявить какие-то изменения.
Это займет некоторое время, для того чтобы изменить управление временем — на постоянной последующей деятельности это будет критически. Делегаты помогают групповой дискуссии по вопросам управления временем, причины и личные трудности в осуществлении изменений и контроля, что также позволяет тренеру определить практические улучшения.
Тренинг по управлению временем работает, когда люди могут исследовать и разрабатывать решения для своих практических вопросов — выявлять проблемы, разрабатывать различные решения, соглашаются на перемены, а также организовывают поддержку (внутри команды, а также и от менеджеров).
Еженедельный график вашей деятельности — образец инструмента управления временем.
Вам необходимо правильно распределять ваше время, в этом хорошим помощником выступает еженедельный график, который помогает планировать время, для того чтобы постоянно уметь контролировать ситуацию, а главное для того, чтобы все запланированные дела были завершены в срок.
Вы будете знать, сколько времени те потратить для непредвиденных ситуаций, поэтому планируйте временные интервалы, чтобы приспособить их. Планирование временных интервалов, для того чтобы проверить электронную почту и почту, но не затягивайте с этим делом надолго. План и график — необходимые вещи в планировании, именно благодаря им вы сможете убить двух зайцев. Подумайте о том, как лучше всего использовать обеденное время — и ни в коем случае вы не должны продолжать работать, возьмите перерыв, а потом поработайте как следует. После того как вы создали свой первый еженедельный график активности, вам будет легко в дальнейшем, поскольку многие пункты будут повторяться. Вы также заметите, что ежемесячны тоже. Чем выше ваша роль, тем больше вам необходимо нужно планировать.
Литература:
- Максимальная концентрация. Люси Джо Палладино.
- Легкий способ перестать откладывать дела на потом. Нейл Фьоре.
- Результативный тайм-менеджмент. Б.Трейси.
- Тайм-драйв. Как успеть жить и работать. Г.Архангельский.
- Жесткий тайм-менеджмент: возьми свою жизнь под контроль. Д.Кеннеди.
