В настоящее время не вызывает сомнений необходимость управления рисками в каждой организации. Для предприятий пищевой промышленности особенно актуально управление рисками на стадии планирования поставок сырья, поскольку здесь имеют место, с одной стороны, риски списания вследствие затоваривания и истечения сроков годности, а с другой стороны, риски остановки производства по причине отсутствия сырья на складе [1, 3].
Нами разработан инструмент для мониторинга рисков на стадии планирования поставок. Данный инструмент представляет собой прикладной отчет «OOS report», формируемый в редакторе Excel на еженедельной основе сотрудниками планово-аналитической службы предприятия.
Рассмотрим основные этапы составления данного отчета для предприятия ООО «КЕЛЛОГГ РУС», функционирующего на российском рынке под торговой маркой ЛЮБЯТОВО.
Для удобства еженедельный отчет «OOS report» строится аналитиком из предыдущего отчета (прошлой недели), все вспомогательные данные, представленные на отдельных листах отчета (производственные потребности, планы производств, материальные отчеты и т.д.), обновляются на дату анализируемого периода времени (выгружаются из программы 1С: Бухгалтерия).
Основной этап: Подготовка и сбор всей необходимой информации на листе «Base data (Исходные данные)» (по нему впоследствии строится основная часть сводных таблиц и графиков в отчете).
Исходными данными для построения таблицы служат колонки: «plants (заводы)», «rm Id (код)», «RM (наименование сырья)», «Rm Eng (англ. наименование сырья)», «unit (единица измерения)», «RM/PM (сырье/ материал)» (заполняется 2-мя способами: RM - сырье, PM - материал). Так как отчет создается накопительным итогом, список сырья и материалов в таблице отражает наиболее полно все использованные за последний год позиции сырья и материалов.
При появлении в планах производства новых позиций сырья/материалов они должны быть добавлены в список «Base data». Таким образом, при составлении отчета необходимо сопоставить список позиций в «Base data» с позициями на листах «ППС (плановая потребность сырья)» и «ППСМ (плановая потребность сырья на месяц)». При сопоставлении позиций сырья на этих листах удобно использовать встроенную в Excel функцию «ВПР».
Отчеты «ППС (плановая потребность сырья)» и «ППСМ (плановая потребность сырья на месяц)» берутся из программы «1С: Бухгалтерия», причем отчет «ППС (плановая потребность сырья)» должен быть построен за анализируемую неделю, а отчет «ППСМ (плановая потребность сырья на месяц)» - за текущий месяц.
Следующие важные ячейки – нормативы по сырью / материалу. Основные из них: RISK LEVEL, days (Рисковый уровень, в днях), OPTIMAL LEVEL, days (Оптимальный уровень, в днях).
Данные нормативы утверждаются, корректируются и доводятся до аналитиков на местах руководителем планово-аналитической службы (утвержденные нормативы и объемы поставок, формулы 1 и 2).
RISK LEVEL, days = Транспортный коэффициент, в днях + Скорость подготовки заказа, дни + Заказ транспорта, дни (1)
OPTIMAL LEVEL, days = RISK LEVEL, days + Объем партии поставки, в днях (2)
Вспомогательными расчетными ячейками в отчете являются нормативы (в объеме).
RISK LEVEL(кг), Н – рисковый уровень, в кг, недельный:
RISK LEVEL, days * Однодневная потребность (недельная) (3)
RISK LEVEL(кг), М - рисковый уровень, в кг, месячный:
RISK LEVEL, days * Однодневная потребность (месячная) (4)
OPTIMAL LEVEL(кг), Н - оптимальный уровень, в кг, недельный:
OPTIMAL LEVEL, days * Однодневная потребность (недельная) (5)
OPTIMAL LEVEL(кг), М - оптимальный уровень, в кг, месячный:
OPTIMAL LEVEL, days * Однодневная потребность (месячная) (6)
Далее заполняем ячейки: «NEED FOR A WEEK (Недельная потребность)», «NEED FOR A MONTH (Месячная потребность)».
Данные ячейки заполняются автоматически, используя встроенную функцию «ВПР». При этом в недельную потребность берутся данные из вспомогательных листов «ППС», а в месячную потребность – из вспомогательных листов «ППСМ».
Расчетные ячейки:
DAILY SPEND WEEK (Однодневная потребность, понедельно):
Недельная потребность / 7 дней (7)
DAILY SPEND MONTH (Однодневная потребность, помесячно):
Месячная потребность / 30 дней (8)
Далее корректируем расчетные ячейки:
«ИСПОЛЬЗОВАНО СЫРЬЯ И МАТЕРИАЛОВ В ТЕКУЩЕМ МЕСЯЦЕ»: данные берутся с помощью функции «ВПР» из вспомогательных листов «Использовано сырья», на которых сформированы плановые потребности сырья (с начала текущего месяца по последний день анализируемой недели) из программы 1С: Бухгалтерия.
«СЫРЬЯ И МАТЕРИАЛОВ ДО ВЫПОЛНЕНИЯ МЕСЯЧНОГО ПЛАНА» = «МЕСЯЧНАЯ ПОТРЕБНОСТЬ» - «ИСПОЛЬЗОВАНО СЫРЬЯ И МАТЕРИАЛОВ В ТЕКУЩЕМ МЕСЯЦЕ» (9)
«ПРОЦЕНТ ОТ ПЛАНОВОЙ ПОТРЕБНОСТИ» = «ИСПОЛЬЗОВАНО СЫРЬЯ И МАТЕРИАЛОВ В ТЕКУЩЕМ МЕСЯЦЕ» / «МЕСЯЧНАЯ ПОТРЕБНОСТЬ» * 100% (данная колонка удобна для отслеживания факта перевыполнения планов производства при возникновении позиций OOS) (10)
Далее заполняем ячейки:
«ОСТАТКИ (ON STOCKS)»: Данные для заполнения берутся из вспомогательных листов «Остатки Воронеж», «Остатки Вязьма», «Остатки Псков», «Остатки Северская», «Остатки Тюмень». На этих листах представлены материальные отчеты по сырью и материалам за текущую неделю из 1С: Бухгалтерии. Остатки вводятся с помощью функции «СУММЕСЛИ».
«TRANSPORTED» (в пути, в объеме): Данные заполняются с помощью функции «ВПР» на основании данных рапортов на перемещении е сырья и материалов, представляемых локальными аналитиками на еженедельной основе.
Вспомогательные расчетные ячейки:
ОСТАТКИ В ДНЯХ, НЕДЕЛЬНЫЕ:
«ОСТАТКИ» / «ОДНОДНЕВНАЯ ПОТРЕБНОСТЬ», недельная (11)
ОСТАТКИ В ДНЯХ, МЕСЯЧНЫЕ:
«ОСТАТКИ» / «ОДНОДНЕВНАЯ ПОТРЕБНОСТЬ», месячная (12)
В ПУТИ, В ДНЯХ, НЕДЕЛЬНЫЕ:
«ОСТАТКИ В ПУТИ» / «ОДНОДНЕВНАЯ ПОТРЕБНОСТЬ», недельная (13)
В ПУТИ, В ДНЯХ, МЕСЯЧНЫЕ:
«ОСТАТКИ В ПУТИ» / «ОДНОДНЕВНАЯ ПОТРЕБНОСТЬ», месячная (14)
ОСТАТКИ + В ПУТИ, В ДНЯХ, НЕДЕЛЬНЫЕ:
«ОСТАТКИ В ДНЯХ, НЕДЕЛЬНЫЕ» + «В ПУТИ, В ДНЯХ, НЕДЕЛЬНЫЕ» (15)
ОСТАТКИ + В ПУТИ, В ДНЯХ, МЕСЯЧНЫЕ:
«ОСТАТКИ В ДНЯХ, МЕСЯЧНЫЕ» + «В ПУТИ, В ДНЯХ, МЕСЯЧНЫЕ» (16)
Расчетные ячейки: «ИЗРАСХОДОВАНЫ ДО», «ГОДЕН ДО», «ОСТАТОК ПАРТИИ С МЕНЬШИМ СРОКОМ ГОДНОСТИ».
Алгоритм их заполнения:
«ИЗРАСХОДОВАНЫ ДО» (рассчитывается как сумма дней) = «ТЕКУЩАЯ ДАТА НАЧАЛА ОТЧЕТА» + «ОСТАТКИ» + «В ПУТИ, В ДНЯХ, МЕСЯЧНЫЕ» (17)
«ГОДЕН ДО»: данные по срокам годности строятся с помощью функции ВПР со вспомогательных листов «Сроки годности Воронеж», «Сроки годности Вязьма» и т.д. На этих листах представлены материальные отчеты пор сырью и материалам, составленные на дату составления отчета «OOS report». Материальные отчеты берутся из программы 1С: Бухгалтерия.
«ОСТАТОК ПАРТИИ С МЕНЬШИМ СРОКОМ ГОДНОСТИ»: данные по остаткам партий сырья / материала также строятся с помощью функции «ВПР» со вспомогательных листов «Сроки годности Воронеж», «Сроки годности Вязьма» и т.д.
Ячейка «COMMENT (Комментарии)»: В ней отражаются комментарии и причины возникновения OOS (потерь) или риска списаний (risk of write off) по отдельным позициям сырья / материала.
Ячейки «ВЕС ПАЛЛЕТЫ (WEIGHT OF PALLET)», «КОЛИЧЕСТВО ПАЛЛЕТ (PALLETS)», «2/3 OF SHELF LIFE» (2/3 ОТ СРОКА ГОДНОСТИ). Алгоритм их заполнения:
ВЕС ПАЛЛЕТЫ: берутся логистические параметры сырья / материала.
КОЛИЧЕСТВО ПАЛЛЕТ = «ОСТАТКИ» / «ВЕС ПАЛЛЕТЫ (логистические параметры)» (18)
2/3 OF SHELF LIFE: берутся данные по срокам годности сырья, скорректированные на дробь 2/3. Сроки годности берутся из паспортов СиВМ.
Ячейка «CATEGORY»: расшифровка категорий сырья и материалов представлена на листе «SUMMARY WEEK»: «A» – требуют ежедневного контроля (сырье с высокой частотой поставок), «B» – требуют еженедельного контроля (характеризуются длительным периодом поставки: пленка, крой-короба, сырье из-за границы), «AB» - требуют ежедневного контроля (категория «А», поступаемая из-за рубежа), «D» - требуют ежедневного контроля (маленькие сроки годности), «C» - требуют еженедельного контроля (сырье и материалы, не вошедшие в предыдущие группы), «Ak, Bk, Ck, Dk» - требуют особого контроля (используются в производстве продукции Kellogs).
Важнейшие расчетные ячейки: «OOS WEEK» (Недельный статус) и «OOS MONTH» (Месячный статус). В них отражаются статусы сырья / материала на неделю или месяц соответственно, в ячейках для удобства применяется условное форматирование цветом. В этих ячейках используется логическая формула ЕСЛИ.
Смысл ячейки «OOS WEEK»:
Если «ОСТАТКИ» + «В ПУТИ, В ДНЯХ, НЕДЕЛЬНЫЕ» > 2/3 of shelf life, то присваивается статус «overstock».
Если «ОСТАТКИ» + «В ПУТИ, В ДНЯХ, НЕДЕЛЬНЫЕ» < 2/3 of shelf life, но > OPTIMAL LEVEL, то присваивается статус «extrastock».
Если «ОСТАТКИ» + «В ПУТИ, В ДНЯХ, НЕДЕЛЬНЫЕ» < OPTIMAL LEVEL, но > RISK LEVEL, то присваивается статус «optimal».
Если «ОСТАТКИ» + «В ПУТИ, В ДНЯХ, НЕДЕЛЬНЫЕ» < RISK LEVEL, но >7, то присваивается статус «risk of supply».
Иначе присваивается статус «OOS».
По окончании сбора всех данных корректируются основные демонстрационные листы отчета: «Summary trend (Итоговый тренд)», «Summary wk (Итог, неделя)», «Dynamics, number of units (Динамика, кол-во единиц)», «Dynamics, stock status (Динамика, статусы остатков)».
В целом, предложенный прикладной инструмент может быть рекомендован к внедрению, поскольку он позволяет снизить риски в деятельности по планированию сырья и материалов на 10 – 15 % [1, 2].
Литература:
1. Грищенко Н.В. Практические аспекты повышения эффективности хозяйственной деятельности предприятия в условиях конкурентной среды / Н.В. Грищенко, Е.В. Куликова // ФЭС: Финансы. Экономика. Стратегия. - №12. - 2014 - С. 42- 45.
2. Грищенко Н.В. Стратегические аспекты управления корпоративными образованиями в пищевой промышленности [Текст] / Н.В. Грищенко // ФЭС: Финансы. Экономика. Стратегия. – 2013. - № 7. – С.40-43.
3. Куликова Е.В. О методологическом подходе к оценке рисков деятельности предприятий на российском рынке / Е.В. Куликова, Н.В. Грищенко // ФЭС: Финансы. Экономика. Стратегия, 2014. - №11. – С.17-21.
4. Ольховиков А.А. Стратегический анализ финансового состояния организаций: теоретико-методологические аспекты: монография / А.А. Ольховиков, Н.В. Грищенко. - Воронеж: ИПЦ "Научная книга", 2012.
5. Подмолодина И.М. Иностранные инвестиции: учебное пособие [Текст] / И.М. Подмолодина, Е.В. Куликова. – Воронеж: ВГТА, - 2011.
6. Серебрякова Н.А. Прогнозирование экономических показателей на основе трендовых моделей / Н.А.Серебрякова, Н.В.Грищенко // ФЭС: Финансы. Экономика. Стратегия. - №3. - 2012. - С. 55-59.
7. Серебрякова Н.А. Перспективные направления развития инновационной активности предприятий пищевой промышленности / Н.С. Серебрякова // Теоретические и прикладные вопросы экономики и сферы услуг. - №8. - 2014. - С. 19-22.
8. Сыроижко В.В., Воронова М.А., Лахина Л.Ф. Управление инвестиционной деятельностью предприятий и организаций с целью повышения ее эффективности / В.В. Сыроижко, М.А. Воронова, Л.Ф. Лахина // В сборнике: Адаптационные механизмы и практики в трансформирующихся обществахматериалы II Международной научно-практической конференции. под редакцией И. В. Шершень; Воронежский государственный педагогический университет. 2014. С. 111-118.
9. Сыроижко В.В., Кульнева И.И., Щеблыкина Н.И. Роль контроллинга в современной системе учета, контроля и управления организацией / В.В. Сыроижко, И.И. Кульнева, Н.И. Щеблыкина // Молодий вчений. 2014. № 5-1 (08). С. 113-116.
10. Сыроижко В.В., Щеблыкина Н.И. Назначение контроллинга в системе внутреннего контроля за деятельностью организации / В.В. Сыроижко, Н.И. Щеблыкина // Крымский экономический вестник. 2013. № 6-2 (07). С. 225-229.
