Любая компания работает с большим объемом первичных финансовых документов (накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, счета на оплату и т. д.). Как правило, эта работа заключается в оперативной обработке исходящих и входящих документов, их хранении, поиске для анализа и сверок, а также в подготовке к различным проверкам.
Для реализации поставленных задач наиболее действенным инструментом является внедрение системы электронного документооборота.
Ключевые слова:Электронный документооборот, делопроизводство, автоматизация финансовой деятельности, программное обеспечение
Крупные компании, работающие в сфере финансов и банковской деятельности, ежедневно получают и генерируют огромный объем документов. Потребность в своевременном их извлечении для нужд компании несомненна.
С развитием компании объем документооборота растет, что приводит к увеличению числа сотрудников, участвующих в процессах обработки документов, и, соответственно, повышению затрат на персонал.
Но существенно более неприятным последствием является снижение контролируемости процессов обработки документов. Причина кроется в том, что для каждого типа документа может быть свой многоэтапный процесс согласования. При этом на каждом шаге возможны ошибки, связанные с человеческим фактором. Их исправление увеличивает длительность обработки документа, замыкая порочный круг неэффективного финансово-экономического документооборота.
В данном случае на помощь может прийти электронный документооборот.
В настоящее время, которое определяется как век высоких технологий, существует огромное множество готовых программных комплексов автоматизированных систем, призванных сократить время работы с бумажными документами. Данные программные комплексы можно создать на предприятии или купить у сторонних организаций.
При помощи указанных программных комплексов решается задача контроля выполнения поручений, своевременности подачи документов, учета и контроля рабочего времени сотрудников и средств, которые являются ключевыми ресурсами в любом коммерческом предприятии. Тем не менее, несмотря на возможность решения указанных выше задач, программные комплексы позволяют решать главную задачу — управление заданиями. В указанных программных комплексах реализуется адаптивный интерфейс. Это означает наличие у каждого пользователя возможности настройки программы по своему усмотрению для большего удобства и оперативности.
Делопроизводство в электронном формате позволяет обеспечить разграничение доступа к документам, предоставляет руководству компании или структурных подразделений возможность контроля за работой подчиненных, внесения корректировок в разработанные документы и т. д.
При грамотной организации системы она должна включать в себя такие рабочие проекты, как расчет заработной платы, финансовый контроль, создание отчетов и прогнозных планов, валютные и расчетные операции и т. д.
Практическая применимость электронного документооборота заключается в следующем. Это крайне практичная и удобная опция, преимущества использования которой вы можете ощутить буквально с первых минут ее применения. Эффективности в управленческой и другой деятельности можно добиться только с помощью обоснованного и грамотно просчитанного соотношения затрат и результатов работы. Если хозяйствующему субъекту удалось повысить производительность труда, то тем самым у него повышается эффективность труда. Несомненными преимуществами электронного документооборота являются мобильность и результативность.
Возможность осуществить дистанционную отправку документов, в том числе в банк, сэкономят Ваше время на стоянии в пробках, а также помогут избежать необходимости обращаться к помощи юриста.
Дистанционным способом можно осуществить проверку платежей, контролировать выплату зарплаты сотрудников, проверять состояние лицевых счетов. Однако, это не единственное преимущество электронного документооборота. Нельзя не упомянуть про такой аспект как архивирование. Использование архива в электронном виде позволит решить множество проблем. Электронный архив позволяет упорядочить массив документов и следить за сроками их хранения. Кроме того, такой архив не требует наличия помещений, как того требуют бумажные документы. Поэтому можно констатировать, что будущее архивного дела заключается только в электронных документах. Бумажные архивы уходят в прошлое.
Наибольшие удобства от пользования системами электронного документооборота были созданы для работников финансовой сферы.
Электронный документооборот заинтересовал крупные финансовые компании и банки. Банковские служащие, как никто другой, заинтересованы в наличии постоянного оперативного доступа к ранее созданным документам для выполнения своих профессиональных обязанностей. Создание электронного документа является выходом из ситуации.
Остановимся более подробно на решаемых задачах в финансовой сфере при помощи электронного документооборота.
Решаемые задачи в области финансового архива следующие:
- Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам: просмотр образов первичных документов из финансово-учетной системы, автоматическая подготовка и распечатка комплектов документов для налоговых проверок (камеральных и встречных), а также автоматическая подготовка описей.
- Поддержка внеофисного хранения бумажных оригиналов документов: доступ к образам всех первичных документов, переданных на внеофисное хранение, формирование описей, фиксирование местонахождения и изъятия оригиналов документов, контроль возврата оригиналов документа.
- Работа с исходящими первичными документами: фиксирование истории работы с исходящими первичными документами при ручном внесении правок в оригиналы, оперативная доставка образов исправленных документов к местам обработки оператором и внесения корректировок, контроль возврата от контрагентов оригиналов документов (накладных, актов выполненных работ, договоров и др.).
- Ведение претензионной деятельности: учет претензий от контрагентов, ведение документальной истории работы с контрагентами.
- Осуществление оперативного проведения инвентаризаций и сверок с контрагентами.
- Поиск документов по реквизитам, формирование комплектов: хранение документов в архиве с единой точкой доступа ко всему архиву, оперативный поиск образов документов, формирование комплектов первичных документов.
- Обращение к документам филиалов и удаленных подразделений: контроль правильности разнесения расходов по статьям бюджетов, оперативное обращение к документам филиалов в рамках других бизнес-задач.
- Распознавание и автоматическое внесение данных из первичных документов в финансово-учетную систему.
Решаемые задачи в области обработки финансовых документов таковы:
- Формализация процесса визирования счетов на оплату и счетов-фактур, обеспечение четкого состава визирующих.
- Ввод и регистрация счетов: массовая обработка входящих счетов путем потокового сканирования и распознавания, сортировка и первичная обработка счетов (распределение по ответственным и передача им).
- Проверка и согласование счетов на оплату: обработка счетов ответственными (проверка назначения расходов, проверка оформления и соответствия платежным обязательствам), формирование реестров счетов и их согласование, быстрый поиск документов-оснований или других связанных документов для проверки основания счета, согласование счетов в соответствии с регламентом, с использованием жесткой маршрутизации, утверждение счетов руководителем с помощью ЭЦП, что гарантирует дальнейшую неизменность и достоверность подписанного экземпляра.
- Подготовка проведения оплаты и уведомление ответственных об оплате: оповещение заинтересованных лиц об утверждении оплаты по счету или отказе, проведение и контроль оплаты по счету бухгалтером или финансистом (сверка реквизитов и формулировок на соответствие акту и договору, сверка суммы счета с бюджетом, передача данных в учетную систему, контроль проведения оплаты (или выдача наличных).
- Формирование архива счетов и организация безопасного и удобного доступа к нему: выполнение поисков счетов в различных разрезах (по договору, по организации, по датам), формирование периодической отчетности по счетам, повышение безопасности работы с платежными документами за счет разграничения прав доступа, работы в электронном виде.
Внедрению систем электронного документооборота в финансовых организациях способствует государство, которое в этих целях принимает нормативно-правовые акты в данной сфере. Благоприятное отношение государственных органов к нововведениям побуждает как можно большее количество организаций и банков переходить на систему электронного документооборота.
Система электронного документооборота в условиях постоянного роста количества создаваемых и получаемых предпринимателями документов позволяет в разы увеличить оперативность бизнес-процессов в организациях. При такой организации рабочего места экономия времени сотрудников достигает значения 60 %, минимальная же экономия составляет 30 %.
Но в электронном управлении финансовыми документами существуют и определенные сложности.Остановимся на некоторых из них.
На российском рынке представлено большое количество программ, предназначенных для решения задач автоматизации финансовых отделов от учетных и бухгалтерских до тяжелых и дорогих систем автоматизации всего предприятия. Однако мало в каких системах реализованы функции работы с текстом исходных документов.
Финансовые документы является сложносоставными документами, кроме собственных вложений в виде приложений, дополнительных соглашений, он имеет прямую связь с сопутствующими документами финансового, бухгалтерского, юридического, технического толка (прайсы, акты, счета, грузовые таможенные декларации, накладные, сертификаты, спецификации, инструкции и т. д.). Документы должны быть аутентичными, достоверными и целостными. Соответственно система ведения финансовых документов должна учитывать это и предоставлять пользователю гибкую структуру рабочих документов, а также поисковые срезы по разным критериям. Работа с контрактами и первичной документацией необходима не только финансистам и бухгалтерам, но и менеджерам, продавцам и другим специалистам организации. Такие функции не имеет смысла требовать от финансовых программ, основная задача которых ведение учета и подготовка отчетов.
Ответом на поставленную задачу может стать внедрение корпоративной информационной системы (КИС) или как ее еще называют ERP-системы. Данные системы обладают необходимыми модулями документооборота, но являются сложными во внедрении и крайне дорогостоящими.
Таким образом, основной задачей внедрения системы финансово-экономического документооборота является повышение качества, достоверности и оперативности материально-хозяйственного учета компании.
Литература:
1. Федеральный закон № 1-ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи»
2. Приказ ФНС России от 12.12.2006 г. N САЭ-3–13/848@ «О проведении опытной эксплуатации унифицированной системы приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи».
3. Приказ ФНС России от 12.12.2006 г. N САЭ-3–13/848@) «Временный регламент обмена электронными документами с ЭЦП по телекоммуникационным каналам связи в унифицированной системе приема, хранения и первичной обработки налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности»
