В современных условиях для каждой организации является важным наличие эффективного документооборота, позволяющего ускорить производственные процессы, происходящие в организации. Особенно важным это оказывается для кадровой службы, которая занимается вопросами оформления и ведения документов по персоналу организации. Так, на сегодняшний день оказывается необходимым оптимизировать процесс документооборота кадровой службы в соответствии с внешними и внутренними требованиями, предъявляемыми к данному процессу.
Ключевые слова: кадровая служба, отдел кадров, документооборот, оптимизация, кадровое делопроизводство.
На сегодняшний день ни одна организация не может обойтись без документооборота. Документооборот организации представляет собой систему движения документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Качественная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, а также оказывает положительное влияние на управленческий процесс и функционирование организации.
Однако в современных условиях важным оказывается оптимизация документооборота в тенденции с предъявляемыми внешними и внутренними требованиями ведения документооборота в организациях. Важным это оказывается особенно в области документооборота кадровой службы, поскольку она ответственна за процесс оформления и ведения документов по персоналу организации в соответствии со строгими законодательными нормами, а описанные правила должны учитываться во всех подразделениях организации. С помощью эффективного кадрового делопроизводства удаётся оптимизировать процесс управления персоналом [1, c. 36].
Прежде чем рассмотреть особенности процесса оптимизации кадрового делопроизводства, следует определить, что понятие «кадровое делопроизводство» включает в себя, для того чтобы понять: что же нам в итоге нужно оптимизировать.
Так, основной процесса кадрового делопроизводства является процесс составления бумаг, их заполнение, отчётность по персоналу организации. Кадровым делопроизводством обычно занимается отдел кадров (кадровая служба), основными функциями которого являются начисление заработной платы, оформление отпусков, больничных, оформление справок и т. д.
Основные цели и задачи кадровой службы представлены в таблице 1:
Таблица 1
Цели изадачи кадровой службы
|
Направления работы |
Задачи |
|
Учёт, регистрация и контроль |
Ведение учёта сотрудников, оформление приёма на работу, увольнение |
|
Регуляция работы |
Знакомство новых сотрудников с местом работы, его должностными обязанностями |
|
Координация, обучение |
Организация проведения курсов, обучения, повышения квалификации |
|
Работа с документацией |
Составление кадровых документов, графика работы, сдача соответствующей отчётности |
|
Организация |
Организация деятельности организации согласно с соответствующими инструкциями |
Важно отметить, что правильное ведение кадрового делопроизводства предполагает высокий уровень ответственности, поскольку сотрудникам отдела кадров необходимо следить за ведением серьёзных документов: трудовых книжек, а также других документов по персоналу.
Однако, не каждая организация может позволить себе наличие кадровой службы, особенно, если это малое предприятие или индивидуальное предпринимательство. В таком случае ведение кадрового делопроизводства стоит оптимизировать за счёт передачи данной функции аутсорсинговой компании. Аутсорсинговые компании позволяют передать организации на основании договора определённую часть деятельности другой компании, специализирующейся на предоставлении этих услуг, в данном случае — кадровом делопроизводстве [2, c. 274]. Таким образом, оказывается выгодным не содержать целый отдел специалистов по кадровому делопроизводству, а передать эти функции специализирующейся на этом организации. К аутсорсинговым услугам обращаются и крупные организации, которые хотят сосредоточиться на важным производственных функциях.
Важно также отметить, что одним из наиболее эффективных инструментов оптимизации кадрового делопроизводства является постановка и внедрение эффективной системы кадрового документооборота (см. рис. 1). Это оказывается важным для большинства организаций, в которых кадровое делопроизводство носит хаотичный характер.
Рис. 1. Оптимальная система кадрового документооборота
Важным шагом в процессе оптимизации документооборота является переход на электронный документооборот, позволяющий сократить трудовые и временные затраты и оптимизировать данный процесс [3, c. 125].
Так, оптимизация кадрового делопроизводства позволяет достичь следующих результатов:
- Формализовать бизнес-процедуры, которые существуют в организации;
- Оказывается возможным выстроить и закрепить документально новую систему эффективного кадрового делопроизводства;
- Достижение «баланса интересов» организации и её сотрудников, а также избежание возможных конфликтов и споров с сотрудниками организации;
- Профилактика рисков, связанных с проверкой государственных контрольно-надзорных органов.
Таким образом, подводя итог, отметим, что на сегодняшний день важным оказывается оптимизация процесса документооборота в кадровой службе, которую оказывается возможным осуществить за счёт применения аутсорсинговых услуг, внедрения электронного документооборота или с помощью другого эффективного способа эффективного документооборота.
Литература:
- Глотова, С. А. Актуальные проблемы внедрения кадрового документооборота / С. А. Глотова // Отечественные архивы. — 2019. — № 2. — С. 35–40.
- Кошелева, Г. В. Автоматизация деятельности кадровой службы / Г. В. Кошелева // Модели, системы, сети в экономике, технике, природе и обществе. — 2016. — № 1 (17). — С. 271–280.
- Хозерова, Е. К. Электронный кадровый документооборот / Е. К. Хозерова // Хозяйство и право. — 2018. — № 5 (496). — С. 123–128.
