В современном деловом мире мы постоянно сталкиваемся с проведением различных переговоров, достижения общих договоренностей или же просто написать письмо в организацию, принять партнера. Успешность того или иного проекта зависит от слаженных и продуктивных коммуникаций между собеседниками. Типичными ошибками в деловых переговорах является не желание уступить, следовать только своим интересам и это зачастую ведет к краху. В этой статье мы постараемся разобраться в том, как правильно вести переговоры, познакомимся с основными подходами, а также узнаем особенности их проведения в разных странах мира.
Прежде всего, деловые переговоры включают в себя коммуникацию, т.е. передачу информации с помощью определенных способов: сигналов, символов и различных информационных носителей. В менеджменте принято выделять следующее понятие: коммуникация – есть устойчивая взаимосвязь между участниками процесса переговоров для организации совместной работы и достижения определенных целей, которые преследуют партнеры. Следует выделять определенный вид коммуникации – деловые переговоры, которые подчиняются определенным закономерностям и правилам их проведения. В этом случае, главной целью является приход к взаимовыгодному решению проблемы, избегнув прямого конфликта.
Для проведения переговоров, прежде всего, надо выделить цели. Прежде всего необходимо провести анализ и выявить собственные интересы, положение нашей организации в экономической нише, в отрасли, на рынке. Осуществить поиск непосредственных конкурентов, разработать эффективные способы соперничества с ними, выявить сильные и слабые стороны как их, так и нашей организации, привлечь партнеров и потенциальных покупателей.
Рассмотрим следующие виды деловых переговоров:
· Официальные (ограничение определенными правилами, субординацией, строгими процедурами);
· Неофициальные (осуществляются в свободной атмосфере и не нацеленные на заключение сделок);
· Внешние (направленные на связь с партнерами);
· Внутренние (переговоры между коллегами, советом директоров и т.д.)
Основными принципами, которые выделяют специалистами являются нацеленность на результат только в нашу пользу (полная победа в переговорах) и совместный анализ проблем, поиск решения, при котором в выигрыше будут обе стороны. Для второго метода желательно проявление взаимного доверия. В этот момент партнеры сразу обозначают свои цели, расставляют приоритеты и «играют в открытую».
При проведении переговоров следует использовать основные конструктивные приемы:
· Поиск совместного решения проблемы;
· Компромисс, при котором участники идут на взаимные уступки, если не было достигнуто соглашение;
· Разделение проблемы на составляющие и при этом пойти на частичное соглашение. Если переговоры по поводу решения проблемы не приносят результатов, то пытаются достичь соглашения хотя бы по отдельным пунктам.
Переговоры может осуществлять как один человек, так и целый коллектив, но при этом полная ответственность будет лежать на нем. Если переговоры ведет коллектив или команда, то она должна включать в себя специалистов разных областей, что повышает результативность беседы. При этом она закрепляет свои позиции, но главное не допускать разногласий внутри коллектива. Проведение места переговоров оговаривается обоюдно. Это может происходить на территории оппонента, либо же на нашей территории. Если вопросы решаются на нашей стороне, то это несет определенные выгоды: привычную обстановку, психологическое преимущество, отсутствие затрат на передвижение и др. Если переговоры проходят на территории оппонента, то и в этом можно найти свои плюсы: можно сосредоточиться исключительно на деле, можно «придержать» документы, сославшись на то, что они остались в нашем офисе, есть возможность проанализировать деловой круг оппонента.
Определив главные аспекты, мы переходим к выявлению совместимости наших амбиций. Выясняем, является ли цель партнера схожей с нашей собственной; насколько хороши пути решения проблемы; можем ли мы подстраиваться под сроки и средства выполнения проекта; насколько он обладает хорошей репутацией, клиентской базой, информацией по данному вопросу; какие пути решения проблемы он может предложить.
Проведение переговоров не может обходиться без психологических аспектов. Д. Карнеги выделяет шесть основных правил, которые способствуют оказанию влияния на людей:
· Стоит искренне интересоваться другими людьми (прежде чем приступить к делу, иногда бывает полезным обсудить проблемы, которые его волнуют. Он станет более искренним, доброжелательным и быстрее решит Ваши вопросы);
· Больше улыбаться (улыбка показывает доброжелательно расположение к собеседнику);
· Называйте человека по имени и предавайте этому большое значение (запомнив имя собеседника, таким образом, вы делаете ему тонкий, но в тоже время приятный комплемент);
· Быть хорошим слушателем (проявляя искреннюю заинтересованность к словам собеседника, Вы также завоюете его предрасположение);
· Следует говорить о том, что интересует собеседника (общение на общую интересную тему уберет некоторые формальные ограничения и нацелит на проведение деловой и, главное, продуктивной беседы);
· Требуется внушить оппоненту осознание его значимости (великим свойством и желанием людей можно считать потребность быть по достоинству оцененным окружением).
Вспомогательным свойством может оказаться подготовка перед проведением переговоров. Можно определить следующие рекомендации:
· Разработка плана беседы;
· Помнить о главных мотивах и целях партнера (целях, ожиданиях, чувствах, эмоциях, позициях, убеждениях);
· Желательным будет периодическое повторение основах мыслей оппонента;
· Остерегайтесь больших отклонений от темы;
· Внимательно выслушивайте собеседника, не перебивайте;
· Избегайте неловких недоразумений и нервных всплесков;
· Уважайте партнера, никогда его недооценивайте;
· Постарайтесь в ходе беседы, непосредственно достичь свои цели.
Нередко переговоры могут достигать и международного уровня. Специалисты утверждают, что у каждый страны есть свои особенности, которые никак нельзя пропустить мимо или проигнорировать.
Так, например, в Австралии принято избегать чрезмерной активности. Австралийцы предпочитают вести дела со спокойными и в меру активными партнерами. В этой стране очень любят спорт, отдых, а также не придают особого внимания деловому стилю одежды.
В Бельгии, советуют при каждом подходящем случае говорить «пожалуйста». В Великобритании преобладают сдержанные черты характера, немногословность, некоторая молчаливость, высокомерие. Общение с английскими партнерами лучше всего начать с обсуждения насущных человеческих проблем. Подчеркните свою заинтересованность Британией, ее культурой, обычаям и народом. Немцы в отношении деловых переговоров очень щепетильны и аккуратны. Перед встречей следует от и до составить план действий, изучить как следует материал, которых ходите преподнести. Если же Ваши знания не будут соответствовать хорошему уровню, то переговоры окончатся ничем. С голландскими партнерами требуется быть сдержанным, немного холодным и очень внимательным. Следует избегать рукопожатий, комплементов. При проведении переговоров ни в коем случае нельзя забывать о пунктуальности. В Италии принято, чтобы переговоры велись между одинаковыми по статусу и занимаемому в деловом мире положению людьми. Поэтому перед встречей они узнают всю биографию участников, их возраст должность и так далее.
А вот в Китае, в отличие от европейцев, строго не приветствуются рукопожатия, объятия и поцелуи. Во Франции приветствуется чрезмерная активность, желание блеснуть словом. Разговор французов очень быстрый и проходит в неформальной обстановке. С партнерами из Японии нельзя наладить контакт по телефону или по переписке. Японские бизнесмены предпочитают вступать в бизнес-отношения только с теми людьми, которых они знают лично. Поэтому может потребоваться чья-то рекомендация. Японцы ведут переговоры неторопливо, начиная разговор с тем, которые не имеют малейшего отношения к делу. При этом нельзя чрезмерно жестикулировать и повышать голос. Не следует смотреть собеседнику в глаза. В Японии скромность является похвальным качеством в отличие от Франции.
Мы ознакомились лишь с некоторыми правилами ведения переговоров за рубежом. Для осуществления успешных деловых коммуникаций требуется глубокое изучение всех правил поведения, традиций и обычаев. Ведь если Вы уважительно относитесь к партнеру, то от этого напрямую зависит успех Вашего бизнеса.
Итак, определив основные принципы и приемы проведения деловых переговоров, психологические аспекты и рекомендации, мы определили общие закономерности, которые помогут достичь взаимодействия с партнером. На первых этапах обязательно стоит уделять внимание глубокому анализу, изучению информации об оппоненте, соответствующей подготовки к проведению самих переговоров. Для этого требуется приложить не мало усилий, чтобы добиться своей цели. Основываясь на одной лишь теории нельзя научиться правильно осуществлять деловые коммуникации. Для этого требуется непосредственный опыт, который поможет применять знания на практике.
Литература:
1. Современный менеджмент: Принципы и правила. Дайджест зарубежной литературы. Москва-Н.Новгород, 1992.
2. Зигерт В., Ланг Л. Руководить без конфликтов. М., 1990.
3. Зазыкин В.Г., Чернышев А.П. Менеджер: психологические секреты профессии. М., 1992.
4. Липсиц И. Секреты умелого руководителя. М., Экономика, 1994.
5. Ниссинен Й., Воутилайнен Э. Время руководителя: эффективность использования. М., Экономика, 1993.
6. Лебедева. М.М. Уметь вести переговоры. М., 1991.
7. Панасюк А.Ю. Управленческое общение: Практические советы. М., Экономика,1990.
8. Холопова Т.И., Лебедева М.М. Протокол и этикет для деловых людей. М., 1995.
9. Шкляр Т.Л. Новый взгляд на мотивацию персонала. Экономика и современный менеджмент: теория и практика. 2014. № 35. С. 164-167.
