Введение

Забайкальский государственный университет ведет учебную документацию по методической инструкции МИ 01–03–2023 (приказ № 62 от 15 февраля 2023 г.). Курсовые работы, ВКР и НКР сдаются на бумаге и на электронном носителе, подписи ставятся на титульных листах и отзывах, а иллюстрации и графы основной надписи допускается выполнять тушью или пастой. С этим состоянием и сопоставляется ЭДО.

Исследования, на которые опирается Л. В. Оринина, дают обобщенную оценку: около 75 % рабочего времени сотрудников уходит на подготовку, заполнение, копирование и передачу документов [6]. Замеров по российским вузам в источнике нет, переносить цифру на ЗабГУ без проверки нельзя. Цель работы: по опубликованным материалам выяснить, за счет чего сокращается время при переходе на электронные процедуры и что мешает это получить.

1 Источники потерь и механизмы экономии

Потеря документов, накопление неиспользуемых, нехватка места для хранения, затраты на поиск и на составление тематической подборки [6]. Ручная подготовка в офисных приложениях дублирует данные и порождает ошибки, отвлекая сотрудников от прямых обязанностей [7].

Прототип веб-системы для аккредитационного мониторинга устроен иначе: данные вносит тот, кто за них отвечает, кадровая справка формируется из базы автоматически, сведения об учебной нагрузке подгружаются из таблиц вуза. Система проверяет заполненность полей, а сохраненные записи повторно используются в отчетах, без копирования по файлам [7]. Документ проходит состояния от «создан черновик» до «проверена и утверждена», при возврате на доработку причину пояснять обязательно.

Вывод авторов прототипа: время на подготовку и число ошибок сокращаются. Чисел нет, трудоемкость, по их словам, «значительно упрощается» [7]. Регистрация документа по метаданным без оператора и маршрутизация по заданным схемам возможны при подключении искусственного интеллекта, хотя рукописные и многоязычные документы распознаются плохо и ручной ввод остается [5, с. 87–90].

2 Правовые условия перехода

Переход на ЭДО добровольный: по ч. 8 ст. 28 Федерального закона № 273-ФЗ организация вправе вести документы в электронном виде без бумажного дубля, решение принимается по согласованию с учредителем [1, с. 170]. Пока бумажные экземпляры сохраняются, экономия от исключения печати и подписи ручкой не возникает.

Юридическую силу документам придает закон об электронной подписи, а на практике нужен удостоверяющий центр с сертифицированным ФСБ программным обеспечением [6]. Специального ведомственного акта об организации ЭДО в вузах нет, и полноценное внедрение без него, по мнению Р. А. Абдусаламова, невозможно [1, с. 171]. Не хватает также техники, кадров и денег, а после санкций недоступными стали и некоторые программы.

3 Риски, снижающие экономию

Параллельное ведение бумажного и электронного документооборота остается распространенной практикой: нагрузка на персонал растет, возникают расхождения [8, с. 59]. Личная почта и мессенджеры в обход системы, обход маршрутов согласования, недействительность документа при ошибках с подписью [8, с. 58–59]. Наличие технологии безопасности само по себе не гарантирует.

Консерватизм персонала и страх руководителя перед прозрачностью названы в [6] причинами, способными свести эффект к минимуму. Для модулей искусственного интеллекта нужны поправки в локальные акты, а личное отслеживание процессов еще долго останется необходимым [5, с. 91–92].

4 Условия получения экономии

Пять шагов: анализ существующего документооборота, выбор системы, обучение, установка с настройкой прав, мониторинг [1, с. 171]. Для вуза с бумажной инструкцией важен первый: найти документы, которые циркулируют чаще всего, и начать с них. Практика Саратовской юридической академии (1С:Документооборот с выгрузкой в 1С:Университет ПРОФ) описана там же.

Материалы [2], [3], [4], [9] и [10] в базе знаний представлены только названиями, их выводы не проверялись и в расчет не принимались. Для ЗабГУ замерять нужно до внедрения: время согласования курсовой, число листов на работу, число обращений за справками. Иначе через год экономию подтвердить нечем.

Заключение

В рассмотренных публикациях экономия описана качественно: автоматическое формирование документов, повторное использование данных, быстрый поиск. Количественных замеров по вузам нет, кроме обобщенных 75 % [6]. Ограничения правовые и организационные [1, с. 170–171; 8, с. 58–59]. Следующий шаг для ЗабГУ: измерить текущие трудозатраты по МИ 01–03–2023 и провести пилот на одном виде документов.

Литература:

1. Абдусаламов, Р. А. Правовые основы внедрения электронного документооборота в вузе / Р. А. Абдусаламов // Юридический вестник Дагестанского государственного университета. — 2023. — Т. 48, № 4. — С. 169–172.
2. Бузыкова, Ю. С. Интеграция LMS, ERP и систем электронного документооборота в вузе и оптимизация сквозных процессов обучения и управления / Ю. С. Бузыкова // Управление образованием: теория и практика. — 2026. — № 1–1. — С. 79–89. — URL: https://www.elibrary.ru/item.asp?id=89015348 (дата обращения: 28.09.2026).
3. Горшков, Е. А. Проблемы и возможности автоматизации документооборота в современных вузах / Е. А. Горшков, А. В. Калинина // Научный аспект. — 2023. — Т. 1, № 6. — С. 20–30. — URL: https://www.elibrary.ru/item.asp?id=54258844 (дата обращения: 28.09.2026).
4. Еще ближе к цели. Электронный документооборот в теории и на практике / Вячеслав Скимн // Налоги Беларуси. — 2024. — № 24. — С. 4–8.
5. Ковалева, Н. Н. Проблемы и перспективы использования искусственного интеллекта в системах электронного документооборота / Н. Н. Ковалева, П. В. Ересько, В. Ф. Изотова // Вестник Воронежского государственного университета. Серия: Право. — 2023. — № 4 (55). — С. 87–92.
6. Оринина, Л. В. Специфика внедрения электронного документооборота в образовательную структуру современного вуза / Л. В. Оринина // Научный вестник Крыма. — 2022. — № 4 (39). — URL: https://cyberleninka.ru/article/n/spetsifika-vnedreniya-elektronnogo-dokumentooborota-v-obrazovatelnuyu-strukturu-sovremennogo-vuza (дата обращения: 28.09.2026).
7. Полевщиков, И. С. Разработка алгоритмического и программного обеспечения автоматизированной информационной веб-системы электронного документооборота в образовательной сфере / И. С. Полевщиков, А. П. Тиллаев, М. М. Берестнев // Инженерный вестник Дона. — 2024. — № 7. — URL: https://cyberleninka.ru/article/n/razrabotka-algoritmicheskogo-i-programmnogo-obespecheniya-avtomatizirovannoy-informatsionnoy-veb-sistemy-elektronnogo (дата обращения: 28.09.2026).
8. Савостина, Е. А. Актуальность осуществления внутреннего контроля электронного документооборота в вузах / Е. А. Савостина // Вестник науки. — 2025. — Т. 2, № 1091. — С. 56–61.
9. Степанова, Е. Н. Обучение бакалавров прикладной информатики проектированию информационных систем в полном цикле на основе использования систем электронного документооборота: диссертация на соискание ученой степени кандидата наук / Е. Н. Степанова; Московский городской педагогический университет. — Москва, 2022. — 184 с. — URL: https://www.dissercat.com/content/obuchenie-bakalavrov-prikladnoi-informatiki-proektirovaniyu-informatsionnykh-sistem-v-polnom (дата обращения: 28.09.2026).
10. Электронный документооборот организации: методические указания к практическим занятиям для студентов специальности 1–28 01 01 «Экономика электронного бизнеса» / Министерство образования Республики Беларусь, Витебский государственный технологический университет. — Витебск: ВГТУ, 2022. — 37 с.