Внутренний аудит дебиторской и кредиторской задолженности: как снизить риски и повысить финансовую эффективность



Одним из составляющих ресурсов предприятия являются финансы, их наличие обеспечивает функционирование и развитие предприятия. Гарантом обеспечения финансовыми ресурсами на производственном предприятии является хорошо разработанная стратегия, которая включает в себя эффективное управление финансами, устойчивые партнёрские отношения с поставщиками и клиентами, оптимизацию расходов, привлечение инвестиции и своевременную оценку рисков. Поэтому в современных условиях глобализации бизнеса, формирования предприятий со сложной организационной структурой и разнообразными направлениями деятельности, внутренний аудит выступает эффективным инструментом для анализа и оценки системы внутреннего контроля, проверки ведения учета и составления отчётности, уровня корпоративного управления, т. е. определяет внешние и внутренние риски.

Внутренний аудит помогает организации достичь поставленных целей, используя систематизированный и последовательный подход к оценке и повышению эффективности процессов управления рисками, контроля и корпоративного управления. [1]

Исходя из вышеизложенного, следует, что внутренний аудит представляет собой структурированный и систематизированный процесс, в ходе которого специалист, обладающий соответствующей квалификацией, осуществляет сбор, анализ и оценку данных о финансовом состоянии и бизнес процессах компанию с целью:

— формирования и контроля достоверной информации о ведении и состоянии бухгалтерской (финансовой) отчётности, для принятия решений пользователями этой отчётности;

— оценки и мониторинга эффективности бизнес-процессов экономического субъекта;

— соблюдения действующего законодательства РФ;

— консультирования по вопросам бухгалтерского учёта, налогообложения, анализа хозяйственной деятельности, менеджмента и права.

Дебиторская и кредиторская задолженности — это долги, которые неизбежно возникают в процессе работы предприятия. Увеличение дебиторской задолженности может указывать на то, что компания отгружает товары или оказывает услуги с отсрочкой платежа, из-за чего возможна нехватка оборотных средств. Однако низкий уровень дебиторской задолженности может говорить о строгой кредитной политике, которая способна уменьшить объёмы продаж. В свою очередь, увеличение кредиторской задолженности может свидетельствовать о нехватке средств для оплаты поставок и услуг, а также о проблемах с финансовой устойчивостью. Слишком низкая кредиторская задолженность может быть признаком осторожной кредитной политики, снижающей риски, но при этом ограничивающей возможности развития предприятия.

Основной вектор внутреннего аудита в рамках дебиторской и кредиторской задолженностей направлен на выявление и оценку рисков и реализацию мероприятий в отношении регулирования рисков с целью обеспечения предприятия экономической безопасности.

Рис. 1. Оценка рисков дебиторской и кредиторской задолженностей [2]

Анализируя события последних лет, отечественные предприятия постоянно испытывали усиливающее санкционное давление, что приводило к разрывам цепочек поставок, ухода традиционных зарубежных партнёров, валютным рискам, что требовало от руководства принятия решений и переориентации производства на новые цели.

Среди внешних факторов, оказавших наибольшее воздействие на рост дебиторской и кредиторской задолженности за последние несколько лет, можно назвать следующие:

— торговые ограничения с крупнейшими странами

— волатильность курсов валют

— изменение логистических маршрутов

— увеличение сроков поставок товаров и услуг

— снижение покупательской способности

Если внешние факторы можно только прогнозировать, то внутренние полностью определяются уровнем профессионализма менеджмента компании. Оптимальное управление денежными потоками и достоверный учёт дебиторской и кредиторской задолженностью помогает компании поддерживать финансовую стабильность, обеспечивать достаточный уровень ликвидности и рационально использовать свои ресурсы. Чтобы этого достичь, руководству следует регулярно анализировать систему на предмет недостатков и нарушений, проверять её адекватность и операционную эффективность. Исходя из этого внутренний аудитор в ходе проверки должен выяснить:

— Каковы причины возникновения задолженности;

— Какой срок давности возникновения;

— Определить ответственных лиц причастных к возникновению, особенно просроченной;

— Какова вероятность её погашения.

Опираясь на исследования и научные труды отечественных учёных- экономистов и учитывая специфику работы производственных предприятий автором была создана и предложена концептуальная модель проведения внутреннего аудита дебиторской и кредиторской задолженности, которая включает в себя четыре стадии:

1. Подготовительный этап — на этой стадии определяются основные цели и задачи внутреннего аудита, собирается информация о бизнес-процессах компании в проверяемой области и проводится экспресс-анализ дебиторской и кредиторской задолженности.
2. Планирование —предполагает разработку стратегии внутреннего аудита, создаётся и утверждается план и программа.
3. Проведение аудита — на этом этапе происходит сбор аудиторских доказательств, проверка системы внутреннего контроля, анализ нестандартных отклонений и оценка значимости обнаруженных несоответствий.
4. Завершающий этап —производится оценка зрелости исследуемых процессов, формулируются выводы о состоянии расчётов с дебиторами и кредиторами, а также готовятся конкретные рекомендации и предложения.

Данная методика включает в себя ряд аналитических процедур, которые нацелены на проверку: рациональности использования человеческих ресурсов, организации ведения бухгалтерского учёта и составление управленческой и налоговой отчётности, финансового анализа системы, эффективности использования автоматизированных систем учёта, мониторинга внутреннего контроля, с целью обнаружения факторов, влияющих на качество предоставляемой информации конечному пользователю.

В рамках внутреннего аудита дебиторской и кредиторской задолженности необходимо провести следующие аналитические процедуры:

— изучить и оценить организацию бизнес-процессов в компании;

— провести комплексный анализ дебиторской и кредиторской задолженности;

— проанализировать внутренние документы, которые регулируют работу сотрудников (регламенты, правила, положения и т. д.);

— проверить соответствие фактической работы сотрудников внутренним правилам, их рабочую нагрузку;

— оценить уровень автоматизации учётных процессов в бухгалтерских программах;

— выборочно проанализировать этапы от поступления заказов до их закрытия в отчётности;

— сравнить условия оплат и отгрузок по договорам с данными в учётной системе;

— оценить эффективность управления денежными потоками;

— проверить состояние бухгалтерского учёта на основе соответствия данных учётной системы и отчётности согласно требованиям законодательства и Учётной политике.

На основании полученных результатов необходимо дать качественную оценку зрелости имеющихся бизнес процессов, которая оценивается по 5 критериям: логичность, управляемость, измеримость, контролируемость, результативность.

Сама оценка зрелости проводится в разрезе процессов актуальных для контура дебиторской и кредиторской задолженностей на исследуемом объекте:

— соблюдение должностных инструкций и регламентов, положений

— ведение учёта и отчётности

— контроль исполнения договорных обязательств, в части оплаты

— соблюдение платёжной дисциплины

— автоматизация имеющихся процессов, применяемых в учетных программах

Аналитические процедуры на завершающей стадии аудита должны быть задокументированы специалистом внутреннего аудита. Итоговые рабочие документы аудитора должны содержать информацию о состоянии внутреннего контроля, организации работы, о причинах нарушения законодательства, налоговых последствиях этих нарушений и т. д. проверяемого лица.

Общее наблюдение аудиторов после исследования всех процессов, касающихся нарушений в работе с дебиторской и кредиторской задолженности, начиная с ее образования и заканчивая составлением бухгалтерской отчётности, необходимо выделить отдельно на три категории:

1. Методологические нарушения: связаны с неправильным применением методов учёта или отсутствием чётких инструкций.
2. Организационные нарушения: возникают из-за недостатков в организации процесса учёта, отсутствия контроля или недостаточной квалификации персонала.
3. Технические нарушения: связаны с использованием некорректного программного обеспечения, сбоями в работе оборудования или ошибками ввода данных.

При этом стоит понимать, что одно нарушение одновременно является причиной других, или целой цепочки.

Чтобы предотвратить возможные нарушения в будущем, специалисты внутреннего аудита рекомендуют каждой компании разработать стратегию работы, которая будет регламентировать управление дебиторской и кредиторской задолженностью и их учёт. Эта стратегия должна содержать чёткое определение позиции компании по вопросу формирования задолженностей, определять основные принципы, условия и параметры реализации процесса. Для внедрения данной стратегии необходимо:

— привлечь топ-менеджеров и руководителей структурных подразделений в организационный процесс;

— найти оптимальную величину и структуру оборотного капитала;

— обеспечить баланс денежных потоков за счёт достижения оптимального соотношения между уровнем дебиторской и кредиторской задолженности;

— определить принципы финансирования отдельных компонентов оборотных активов компании.

— применять современные автоматизированные технологии в учете.

Внедрение оптимальных бизнес-требований в процесс организации и учёта дебиторской и кредиторской задолженностей, состоящей из методологических, организационных и технических аспектов, повысят эффективность работы финансовой службы, укрепят финансовое положение компании и улучшат качество информации благодаря сокращению времени её обработки для конечных пользователей.

Автоматизированная система учёта преобразует ландшафт управления рисками, в том числе и дебиторской, и кредиторской задолженностей, обеспечивая компаниям преимущества, которые ранее казались недостижимыми, помогая оперативно и эффективно выполнять рабочие задачи каждого сотрудника в правильном порядке и в установленные сроки. В настоящее время автоматизация учёта дебиторской и кредиторской задолженности задача сложная, трудозатратная и дорогостоящая. Однако использование правильного методологического подхода способно помочь достичь желаемых изменений.

В заключении, внутренний аудит дебиторской и кредиторской задолженностей обладает огромным потенциалом: он учит задумываться о построении систем, эффективном сочетании бизнес-процессов и внутренних контрольных процедур. Внутренний аудитор может глубоко вникнуть в тонкости всех процессов компании и предложить рекомендации по оптимизации их руководителям. [3]

Литература:

1. Бездольная Т. Ю., И. Ю. Скляров, А. В. Нестеренко, Т. А. Нещадимова. Внутренний аудит — учебное пособие — Ставрополь: Ставропольский государственный аграрный университет, 2021. — 124 c.
2. Макаренко С. А. М15 Комплексная методика внутреннего аудита дебиторской и кредиторской задолженности в организациях торговли: монография /С. А. Макаренко, М. Ф. Сафонова. — Краснодар: КубГАУ,2015. — 179 с.
3. Крышкин, О. Настольная книга по внутреннему аудиту: риски и бизнес-процессы / О. Крышкин; под редакцией В. Ионова. — Москва: Альпина Паблишер, 2024. — 477 c. — ISBN 978–5–9614–4449–0. — Текст: электронный // Цифровой образовательный ресурс IPR SMART: [сайт]. — URL: https://www.iprbookshop.ru/137879.html (дата обращения: 02.11.2024). — Режим доступа: для авторизир. пользователей