В последнее время в действующем законодательстве происходит очень много изменений в отношении правил применения ЭДО, в отношении его организации, использования электронных подписей, машиночитаемых доверенностей, и нам необходимо успевать за этими новостями как минимум для правильной постановки задач своим IT-подразделениям.
УКЭП: изменения.
Реформа, связанная с главным нововведением, которое касается использования усиленных квалифицированных электронных подписей как первыми лицами организаций и индивидуальными предпринимателями, так и уполномоченными доверенными лицами, должна была завершиться еще в марте 2022 года. Именно с того момента у руководителя организации должна была остаться одна рабочая флэшка с подписью, выданная в государственном аккредитированном удостоверяющем центре. При этом все уполномоченные лица — подписанты — должны были иметь свои личные подписи и действовать на основе машиночитаемых доверенностей.
Однако на деле ситуация изменилась только с 01 сентября 2023 года. Согласно новой редакции Федерального закона от 27.12.2019 N 476‑ФЗ руководитель организации еще может до 31 августа 2024 года (крайний срок) пользоваться теми токенами, которые он получил в коммерческих удостоверяющих центрах до 2022 года [4]. К примеру, сертификат рассчитан до 1 января 2025 года — значит, он будет применим, эта подпись будет применима только до 31 августа 2024 года, то есть до пороговой даты. В том случае, если сертификат действует, например, до марта 2024 года — значит, он закончится в марте. То есть не все сертификаты действуют до 31 августа 2024 года, это только крайняя дата — не позже этой даты (п. 3.1 ст. 4) Федерального закона от 30.12.2021 N 443‑ФЗ [3].
С 1 сентября 2023 года уже произошли кардинальные изменения в отношении использования усиленных квалифицированных подписей уполномоченными лицами. Это могут быть как сотрудники организации, отличные от единоличного исполнительного органа, то есть не директор, так и третьи лица (и юридические, и физические лица), которые будут являться подписантами в тех или иных документах от имени этой самой организации (п. 2.4 ст. 3 Закона N 476‑ФЗ) [4].
До 1 сентября 2024 года представитель организации, будь то юридическое или физическое лицо, сотрудник или какой-то сторонний представитель, мог обратиться с доверенностью, выданной от имени организации, в коммерческий аккредитованный удостоверяющий центр и получить там УКЭП организации, где в качестве владельца сертификата ключа числился бы этот подписант. И, действуя уже на основе этой подписи, подписывая ею документы, можно было дополнительные доверенности не предоставлять, поскольку ты подписывался, получается, не от своего имени, а от имени какого-нибудь акционерного общества, которое эту подпись тебе разрешило оформить.
Но с 1 сентября 2024 года такие подписи уже не выдаются. И теперь лицо (менеджер, аутсорсер и. т. д.), на которое возложено оформление и подписание документов, и которое планирует пользоваться усиленной квалифицированной подписью, может ее оформить только лично, на свое имя. В удостоверяющем центре выдадут подпись только конкретно на его фамилию, имя, отчество. Это будет именно его личная усиленная квалифицированная подпись, которую можно использовать (подписываться этой подписью) в различных жизненных ситуациях, в том числе для каких-то личных целей, в том числе и по работе. При этом для того, чтобы выступать от имени других лиц будет необходима доверенность (п.2 ч.1 ст. 17.2, ч. 2 ст. 17.3 Федерального закона от 06.04.2011 N 63‑ФЗ «Об электронной подписи») [2]. То есть сама схема для представителей, уполномоченных представителей организаций и индивидуальных предпринимателей теперь кардинально поменялась и уже действуют новые правила. Отдельно хотелось отметить, что, если представитель получил усиленную квалифицированную подпись до 31 августа 2023 года именно на имя организации, то он сможет пользоваться такой подписью до истечения срока действия сертификата ее ключа, но не позднее 31 августа 2024 года.
Машиночитаемая доверенность
В новой реальности мы столкнемся с тем, как определить, выступает ли лицо от своего имени или он действует от имени организации? Согласно статьей 185 Гражданского Кодекса РФ нужна будет доверенность, как и в любой обычной ситуации, в том числе не связанной с электронным документооборотом [1]. А с доверенностями есть один очень важный и сложный момент: они могут быть как бумажными, так и электронными (п.2 ч.1 ст. 17.2, ч. 2 ст. 17.3 Закона N 63‑ФЗ). И если они будут электронными, то они уже будут называться машиночитаемыми доверенностями.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) — цифровой аналог бумажной доверенности на подписание документов в электронном виде. Файл доверенности содержит информацию о доверителе и уполномоченном лице, а также его полномочия. Машиночитаемая доверенность (МЧД) подписывается усиленной квалифицированной подписью руководителя.
Федеральный закон от 06.04.2011 N 63‑ФЗ «Об электронной подписи», а именно ст. 17.2, ч. 2 ст. 17.3 отвечают за действия представителей юридических лиц и действия представителей индивидуальных предпринимателей. В обоих случаях указано, что представителю, действующему по собственной УКЭП, подписывающему документы собственной, личной УКЭП, нужна доверенность, а дальше такая формулировка: данная доверенность, оформленная в электронной форме, должна соответствовать определенным требованиям [2]. Из этой формулировки следует, что доверенность совершенно не обязательно должна быть только электронной.
Надо сказать, что налоговики дают совет не комбинировать электронный документооборот с бумажным. То есть, например, подписывать своей усиленной квалифицированной электронной подписью и направлять электронный документ получателю, а доверенность передавать на бумаге. Юридически так делать можно, но на практике, как они свидетельствуют, это очень неудобно. Получается сам электронный документ в системе, доверенность на бумаге — а на деле сводить и проверять эту информацию неудобно и достаточно хлопотно. Поэтому есть уверенность в том, что доминировать будут именно машиночитаемые доверенности, тем более что сейчас разработан новый формат версии 003 — уже универсальных машиночитаемых доверенностей, которые расширяют и круг своего действия, и применимость этих доверенностей. И, безусловно, они будут на этом рынке доминировать над бумажными доверенностями.
Что касается МЧД, то оформить машиночитаемую доверенность можно различными способами. Здесь с точки зрения теории вариантов довольно много. Но с точки зрения практики очевидно, что этот переходный период растянется надолго. Но в общем случае, когда нужна машиночитаемая доверенность, ее можно оформить в двух достаточно приятных и комфортных, с комфортным интерфейсом, сервисах. Либо на блокчейн-платформе налоговой службы, она обновилась с сентября 2023 года и имеет совершенно новый внешний вид, эта новая версия машиночитаемых доверенностей (Единое блокчейн-хранилище машиночитаемых доверенностей (МЧД) — распределенный реестр ФНС России). И, кстати, такую доверенность можно оформить и нотариально, с правом передоверия, в порядке передоверия, то есть все эти решения уже есть. Это уже большой прогресс в достижениях налоговой службой за последние годы.
А кроме того, есть сервис по оформлению машиночитаемых доверенностей на госуслугах. Но он тоже еще будет развиваться. Пока он работает на госуслуги. Оформляется такая доверенность в личном кабинете директора компании или в личном кабинете индивидуального предпринимателя на какого-то представителя, который сможет представлять интересы данной бизнес-единицы непосредственно в сервисах на госуслугах.
Правила применения МЧД
На практике мы должны лицу, которому отправляем подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью представителя документ, передать данные об этой доверенности либо саму доверенность. Согласно Закону N 63‑ФЗ существуют два базовых варианта: либо вложить такую доверенность непосредственно в комплект документов, который вы пересылаете, либо передать информацию о том, где эта доверенность хранится и где ее можно проверить (ч. 1 ст. 17.5 Закона N 63‑ФЗ). В первом случае доверенность просто вкладывается в комплект документов. Представляет она собой комплект из двух файлов: это XML‑файл самой доверенности (Приказ ФНС России от 16.02.2023 N ЕД‑7‑26/115@) и файл подписи руководителя организации или ИП, которой заверяется эта доверенность [5]. Машиночитаемые доверенности можно подписывать только усиленными квалифицированными электронными подписями первых лиц, полученными в государственном удостоверяющем центре, то есть в удостоверяющем центре либо ФНС, либо казначейства, либо Банка России. Никакие другие подписи для заверения МЧД не подойдут.
Другой вариант — это хранить машиночитаемую доверенность в реестре МЧД на портале, к примеру налоговой службы, который можно использовать и для последующей работы с машиночитаемой доверенностью, и даже для ее отмены. Таким образом, можно просто в направляемом документе за подписью уполномоченного лица, передать информацию о том, в какой информационной системе можно эту машиночитаемую доверенность найти.
Далее при получении информации в электронном виде и при отсутствии доверенности участник самостоятельно, либо через оператора ЭДО, проверяет в информационной системе полномочия подписанта и актуальность подписи.
Каждый раз эта проверка проводится, и в этом большой полюс именно машиночитаемости доверенности — что в принципе эту проверка может проводиться автоматически на стороне, например, оператора ЭДО. Окончательно эти технологии еще не отработаны, но эта система уже рабочая. И на практике уже вполне можно внедрять машиночитаемые доверенности в свою жизнь, тем более что без них достаточно проблематично сейчас существовать.
Форматы электронных документов
Еще одна новостью, связанной с ЭДО, является вступивший в действие в июле 2023 года формат договорного электронного документа, это формат XML (п.1 Приказа N ЕД‑7‑26/115@). Вообще налоговая служба всегда разрабатывала свои форматы именно в виде XML‑форматов, XML‑файлов. Им так удобнее в их информационной системе эти данные обрабатывать. Но здесь есть своя особенность: в 2022 году предложили формат PDF/A для договорного документа (Приказ ФНС России от 24.03.2022 N ЕД‑7‑26/236@) [6].
Это очень удобно, потому что создание договора — это процесс творческий, он создается с чистого лица и хочется, конечно, иметь свободу манипулирования этим текстом, свободу работы с этим текстом. Для таких целей налоговики предложили формат PDF/A.
Для любителей же бюрократии и жесткого формата был предложен формат XML‑файла именно договорного документа. Таким образом каждый сам решает, что выбрать. Кстати, налоговая служба и сейчас продолжает разработку форматов электронных документов. Некоторые из них обязательны к применению, как, например, форматы счетов-фактур, УПД, тех же электронных перевозочных документов, а другие носят рекомендательный характер. И, изучая наличие этих приказов, появление этих приказов ФНС, уже можно делать выводы, нравится вам вообще идея ЭДО в этом отношении, использовать ли документ с предложенным налоговиками форматом или разработать какой-то с свой вариант.
Форматы, предложенные ФНС имеют свои плюсы. Во-первых, они унифицированные — налоговая служба готова принимать эти документы без всяких предварительных процедур при их истребовании. То есть можно просто либо через личный кабинет налогоплательщика, либо по ТКС через оператора ЭДО предложить соответствующие файлы налоговикам. Не нужно изготавливать их копии, скан-образы и так далее.
В этом отношении есть еще одна новость. Так, в июне 2023 года в силу вступил новый приказ ФНС, который позволил коммуницировать с налоговиками путем обмена и файлами PDF. Так, если электронный документ был создан в формате PDF, налоговая служба теперь готова принять от вас файл как есть (естественно, подписанный), без изготовления копий. [5]. То есть не нужно распечатывать электронный документ, заверять бумажную копию и потом ее или скан-образ этой копии отправлять в налоговую.
В Налоговый кодекс изменения не вносили, но сами системы налоговых органов активно эволюционируют, некоторые системы уже обучены читать не только XML‑файлы, но и файлы Word, PDF, а также распознавать картинки.
Так налоговые органы повышают уровень цифровизации, все больше отстраняя своих инспекторов от ручного труда. Также дают возможность уже не держаться только в рамках XML‑формата или формата PDF/A договорного документа, но и любые документы, создаваемые в формате PDF, прекраснейшим образом без предварительных процедур передавать налоговикам в случае истребования.
Развитие электронного документооборота, как внутреннего, так и с внешними контрагентами, активно набирает обороты и ставит перед участниками новые задачи, успешное решение которых зависит от всех нас.
Литература:
- Федеральный закон № 51-ФЗ от 30.11.1994 (ред. от 24.07.2023) «Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.10.2023);
- Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 04.08.2023) «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2023);
- Федеральный закон от 30.12.2021 N 443-ФЗ (ред. от 04.08.2023) «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 27.12.2019 N 476-ФЗ (ред. от 04.08.2023) «О внесении изменений в Федеральный закон «Об электронной подписи» и статью 1 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.09.2023);
- Приказ ФНС России от 16.02.2023 N ЕД‑7‑26/115@ «Об утверждении XML формата представления договорного документа в электронной форме» (Зарегистрировано в Минюсте России 09.06.2023 N 73808);
- Приказ ФНС России от 24.03.2022 N ЕД‑7‑26/236@) «Об утверждении PDF/A-3 формата представления договорного документа в электронной форме» (Зарегистрировано в Минюсте России 26.04.2022 N 68327)
