В статье автор исследует некоторые аспекты деятельности по обеспечению сохранности документов в Государственном бюджетном учреждении Тюменской области «Государственный архив Тюменской области».
Ключевые слова: государственный архив, сохранность архивных документов, Тюменская область.
В ГБУТО «Государственный архив Тюменской области» (далее — Государственный архив, ГБУТО ГАТО, архив) находится на хранении 1969 фондов, включающих в себя свыше 490 тыс. дел. Фонды архива содержат сведения об экономическом, культурном, социальном развитии региона, что очень важно для формирования представлений об истории области, для общественной жизни, для сохранения преемственности поколений. Так, например, самый ранний документ архива датируется 1604 годом — это грамота о сборе ясака с податных людей Тюменского уезда. Также в архивных фондах XVIII — начала XIX веков можно почерпнуть сведения об экономическом, политическом, культурном состоянии бывших уездов Тобольской губернии, ныне входящих в административные единицы соседних областей: Курганской, Свердловской и Омской [1].
Задачами архива является как обеспечение прав граждан на информацию, так и защита носителей информации. В связи с популяризацией деятельности ГБУТО ГАТО в социальных сетях, в последнее время наблюдается увеличение интереса граждан к хранящимся в архиве документам, происходит увеличение количества социально-правовых запросов граждан, всё большую популярность приобретают генеалогические исследования, которые пользователи проводят самостоятельно в читальном зале архива. Для удобства исследователей в ГБУТО ГАТО непрерывно ведутся работы по сканированию особо востребованных документов, таких как книги записей органов ЗАГС и похозяйственные книги. По состоянию на октябрь 2023 года отсканировано 217 фондов, включающих более 45 тыс. единиц хранения (ед. хр.). Создание скан-образов не только облегчает работу с документами, но и способствует их сохранности.
Важную роль для сохранности документов имеет и температурно-влажностный режим в хранилище. Поддержание оптимальных параметров температуры и влажности необходимо для предотвращения появления плесени, гниения и других видов разрушения бумаги, фотографий, пленок и других носителей информации. Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации (далее — Правила), оптимальными условиями для хранения документов на бумажном носителе является температура 17–19 С, относительная влажность воздуха — 50–55 %; для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях — 8–18 С и 45–65 %; для документов на оптических дисках — 10–23С и 20–50 % [2]. Фонды ГБУТО ГАТО размещены в трёх архивохранилищах. Одно из них (№ 3) расположено в приспособленном здании, оснащенном системой кондиционирования, в таком помещении измерения проводятся 1 раз в неделю. Два других архивохранилища (№ 1 и № 2) занимают первый этаж и подвальные помещения жилого многоквартирного дома. В этих помещениях параметры хранения не соответствуют нормативным требованиям, в связи с отсутствием системы вентиляции и кондиционирования воздуха, в них измерения проводятся 1 раз в сутки. Для контроля за температурно-влажностным режимом в ГБУТО ГАТО используются термогигрометры, результаты измерений фиксируются. Самыми неудовлетворительными являются условия хранения документов в подвальных помещениях архивохранилищ № № 1 и 2. Например, согласно записям в Журнале учёта температурно-влажностного режима, в подвальном помещении архивохранилища № 1 превышение среднемесячной температуры в разные месяцы составляет от 4,5 до 7 С, а среднемесячная влажность может быть на 5–27 % ниже нормы. Такие колебания пагубно сказываются на состоянии документов.
Недостаточная приспособленность помещений для нужд архива и недостаточное материально-техническое обеспечение приводят к ряду других несоответствий нормативам обеспечения сохранности документов. Так, например, не везде возможно соблюдение рекомендуемых Правилами расстояний между стеллажами, а также расстояний между стеллажами и наружной стеной здания, полом и потолком. В ГБУТО ГАТО используется три типа стеллажей. В приспособленном, нежилом здании (архивохранилище № 3) используются металлические мобильные стеллажи. В архивохранилищах № № 1 и 2, расположенных в жилом доме, используются стационарные стеллажи, причём из более чем 7 тыс. погонных метров полностью металлические только около 1,5 тыс. погонных метров стеллажей. Остальные стеллажи представляют собой смешанные конструкции, состоящие из металлического каркаса и деревянных полок.
В настоящее время в ГБУТО ГАТО дела хранятся в связках и коробках, продолжаются работы по картонированию, т. е. по размещению единиц хранения в короба, что обеспечивает лучшую сохранность фондов. По состоянию на октябрь текущего года закартонирован 641 фонд.
Немаловажным видом деятельности по обеспечению сохранности документов являются микологический и энтомологический осмотры, позволяющие своевременно выявить заражение документов насекомыми или поражение плесневыми грибами. В Государственном архиве Тюменской области такие проверки производятся регулярно, по их результатам в каждом архивохранилище ведётся картотека учёта архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя.
Такой вид работ, как проверка наличия, позволяет произвести выверку учётных документов и устранение выявленных в них неточностей; установить фактическое наличие единиц хранения и выявить неправильно оформленные дела; выявить и поставить на учёт те единицы хранения, требующие обработки, которые не были обнаружены в ходе микологической и энтомологической проверок [2]. Так, например, за всё время проведения проверок наличия в ГБУТО ГАТО выявлено около 9 тыс. ед. хр., требующих подшивки или переплёта (согласно картотекам учёта физического состояния архивных документов на бумажной основе). Выявленные в ходе проверок наличия недостатки в оформлении документов устраняются силами сотрудников отдела обеспечения сохранности и государственного учёта документов Государственного архива.
Контроль допуска к архиву и установление правил его посещения осуществляется с целью обеспечения сохранности архивного материала и предотвращения несанкционированного доступа к нему. В ГБУТО ГАТО принята Инструкция по организации охраны и пропускному режиму, в которой установлены следующие меры:
- Регистрация посетителей. Все лица, желающие посетить архив, должны пройти процедуру регистрации, предоставив необходимую информацию о своей личности и цели посещения.
- Ограничение доступа к определенным материалам. В зависимости от конфиденциальности архивного материала, могут быть установлены ограничения на его доступность для посетителей. В ГБУТО ГАТО ограничен доступ к особо ценным и уникальным документам, а также к документам, содержащим конфиденциальные сведения личного характера. Доступ к особо ценным делам предоставляется в электронном формате, для сохранности бумажного оригинала.
- Наблюдение за посетителями. В архиве организовано наблюдение за посетителями с помощью видеокамер.
Для обеспечения требований охранного режима все помещения ГБУТО ГАТО оснащены охранной сигнализацией с выводом её на пост охраны. Все архивохранилища, рабочие помещения, подлежащие опечатыванию, закрываются и опечатываются по окончанию рабочего дня, с обязательной росписью сотрудника, производившего опечатывание, в специальных журналах.
Для обеспечения пожарной безопасности все помещения архива оснащены пожарной сигнализацией, в архивохранилищах установлены металлические противопожарные двери и система газового пожаротушения. Кроме этого, все помещения архива снабжены огнетушителями.
Следует отметить, что сотрудники и административный персонал Государственного архива Тюменской области принимают все возможные меры для обеспечения сохранности архивных фондов. Выявленные несоответствия нормативным условиям хранения документов могут быть решены предоставлением архиву более приспособленных помещений и улучшением материально-технического оснащения.
Литература:
- Государственное бюджетное учреждение Тюменской области «Государственный архив Тюменской области»: официальная страница на портале Управления по делам архивов Тюменской области. Тюмень. URL: http://archiv.72to.ru/index.php/gosudarstvennyj-arkhiv-tyumenskoj-oblasti/ob-arxive (дата обращения 18.11.2023)
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях. Утверждены Приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77. URL: https://archives.gov.ru/documents/rules/pravila-2023.shtml (дата обращения 17.11.2023)
- Журнал учёта температурно-влажностного режима в архивохранилищах № № 1, 2, 3 ГБУТО ГАТО // Текущий архив ГБУТО «Государственный архив Тюменской области
