В статье автор анализирует нормативные документы, применяемые при нумерации документов в ГБУТО «Государственный архив Тюменской области», а также существующие попытки систематизации приёмов и методов осуществления нумерации.
Ключевые слова: архив, нумерация.
Важнейшей задачей любого архивного учреждения является обеспечение сохранности документов архивного фонда. Это обширное понятие, объединяющее в себе важные аспекты деятельности архива, такие как обеспечение режимов хранения, контроль за процессами выдачи и использования документов, проверка наличия и физического состояния дел, создание страхового фонда и фонда пользования (например, в форме скан-образов).
Обеспечение сохранности документов тесно связана с правильным учётом дел, включаемых в Архивный фонд. Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (далее — Правила), на каждое дело должен быть проставлен архивный шифр, содержащий информацию о фонде и описи, в которые включено дело, а также порядковый номер единицы хранения в описи [1]. Помимо контроля за наличием дел, архивный шифр способствует оперативному поиску и оптимизации некоторых других видов работ.
Наиболее подробно описан порядок нумерации документов на бумажной основе, так как они создавались в большем количестве и до сих пор используется чаще остальных. Однако архивы хранят дела и на других носителях. Правила регламентируют процедуру передачи на хранение электронных документов на обособленных носителях, таких как CD-R диски или флеш-накопители. Каждый из носителей должен быть снабжён ярлыком, на котором указывается наименование организации-фондообразователя, номер фонда, номер (номера) описи электронных документов, номер (номера) единиц хранения (дел), крайние даты записанных на носитель документов и, при необходимости, дополнительные отметки об ограничении доступа [1].
В последнее время всё более актуален вопрос о долговременном хранении (а, значит, описании, нумерации и учёте) электронных документов, хранящихся в СХЭД (системе хранения электронных документов). Не все архивы пока готовы к хранению таких документов, поскольку не располагают достаточной технической оснащённостью для долговременного и, главное, безопасного хранения.
В ГБУТО «Государственный архив Тюменской области» при нумерации документов руководствуются требованиями, изложенными в Правилах. Однако специальный документ, в котором были бы собраны требования к нумерации дел на различных типах носителей, в том числе электронных, пока ещё не разработан.
Во время осуществления работ по выдаче документов, проверке наличия, микологическом и энтомологическом осмотре и некоторых других проводится полистная проверка дела [2].
В этом случае очень важна правильная нумерация листов в деле, это требование в большей степени относится к документам на бумажной основе и является одним из обязательных при техническом оформлении дел для передачи на государственное хранение. Нумерация обеспечивает правильную последовательность документов в деле, позволяет легко находить нужные, облегчая автоматизацию работы и ускоряя процесс поиска, а также нумерация упрощает контроль за целостностью дела.
Согласно Правилам, нумерация листов должна производиться арабскими цифрами чернографитным карандашом в верхнем правом углу документа. Листы, имеющие собственную нумерацию, нумеруются в общем порядке или сохраняют её, в случае если она совпадает с порядковым расположением листов в деле. Также в Правилах даются указания, как нумеровать листы с наклеенными документами, чертежи, фотографии, карты, конверты с вложениями [1]. Такие подробные инструкции хорошо подходят для типовых управленческих документов, поступающих в госархив в последние десятилетия. Некоторые проблемы могут возникнуть при нумерации дел досоветского и раннего советского периода, когда делопроизводство в целом и правила подготовки дел для архивного хранения отличались от современных. Однако эти противоречия вполне решаемы, если закрепить алгоритм действий в наиболее часто встречающихся случаях расхождений.
Как же быть с теми фондами, которые поступают из других источников и могут быть не столь унифицированы? Как правило, это документы личного происхождения: фотоальбомы, альбомы с вырезками, конспекты лекций, коллекции писем, почётные грамоты и т. д. При приёме таких документов, их описании, учёте и нумерации возникает наибольшее количество противоречий, поскольку их состав разнороден и с трудом поддаётся классификации. В ГБУТО «Государственный архив Тюменской области» для этого вида работ применяются методические рекомендации, разработанные Управлением по делам архивов Тюменской области [3].
В методических рекомендациях конкретизируются требования по нумерации фотографий и рисунков, вклеенных в альбом; фотографий на паспарту; нумерация при комбинированном заполнении листа: текст и фотография, фото и вырезка из газеты, и т. д. Отдельно оговорен способ нумерации листов рукописей, страниц альбомов; дел, состоящих из нескольких частей (тетрадей, записных книжек, брошюр и т. д.). Предусмотрен способ нумерации открыток, как вложенных в конверт, так и без него, поздравительных адресов, дипломов, паспортов, членских билетов, орденских книжек и т. п. Несомненно, Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения являются большим подспорьем для сотрудников отделов, занимающихся учётом и обеспечением сохранности документов.
Обобщая опыт работы по нумерации документов в ГБУТО «Государственный архив Тюменской области», можно сделать вывод, что в настоящее время желательно создание документа, который бы объединил и систематизировал требования к нумерации архивных документов, включая как современные (компакт-диск, флеш-накопитель), так и традиционные (бумага) и устаревшие типы носителей (магнитная лента, грампластинка, видеокассета, негатив).
Литература:
- Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. Утв. приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 г. № 77 // Портал Федерального архивного агентства URL: https://archives.gov.ru/documents/rules/pravila-2023.shtml
- Методические рекомендации к Правилам организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях/ Росархив, ВНИИДАД. Москва, 2021. — 330 с.
- Методические рекомендации по работе с документами личного происхождения в муниципальных архивах / Управление по делам архивов Тюменской области. Тюмень, 2021.
