В данной работе будет рассмотрена разработка tеlеgrаm-бота для помощи в оформлении заявлений на выдачу материальной помощи в первичной профсоюзной организации студентов в вузе.
По результатам анализа данного организационного процесса будут выявлены проблемные места в текущей работе студенческой первичной профсоюзной организации, а потом предложено решение на основе tеlеgrаm-бота.
Введение
На сегодняшний день в СППО сбор документов и данных о студентах для выдачи материальной помощи ведётся сотрудниками в бумажном формате, что приводит к возникновению следующих проблем: временные потери, сложность хранения, утеря данных. Поэтому предполагается, что внедрение инструмента, работающего через мессенджер, будет самым оптимальным вариантом, который значительно упростит работу сотрудников СППО РУТ(МИИТ), поможет избежать ошибок при заполнении заявления, данные о студенте будут вводиться правильно, а время работы сотрудников уменьшится.
Реализация всех рабочих процессов, связанных с указанным преобразованием в режиме реального времени — сложная задача, которая требует серьезных программных и аппаратных решений, работы с минимальной вероятностью отказов, надежной защитой информации от несанкционированного доступа к ресурсам системы и длительную эксплуатацию.
Целью автоматизации является обеспечение эффективной работы сотрудников СППО при оформлении студентами заявок на получение материальной помощи и её выдачи, а также уменьшение количества непринятых заявлений по причине некорректного ввода данных.
Для реализации этой цели необходимо решить следующие задачи [1]:
— изучить деятельность СППО РУТ(МИИТ);
— провести анализ потоков данных, процессов сбора, передачи, переработки, хранения информации;
— подготовить решение, которое будет устранять большую часть проблем, и реализовать его;
В первой главе представлено описание деятельности СППО РУТ(МИИТ), полностью описан процесс выдачи материальной помощи, в том числе его проблемные этапы.
Во второй главе будет предложено решение в виде Tеlеgrаm-бота, позволяющее снизить влияние выявленных проблем на рассматриваемый процесс, будут описаны принципы его функционирования.
1 Обследование процесса выдачи материальной помощи
1.1 Сведения об объекте автоматизации
В данной статье рассматривается деятельность Студенческой Первичной Профсоюзной Организации Российского университета транспорта, выполняющая следующие задачи: оформление документов на получение материальной помощи для остро нуждающихся студентов и её выплата. Получение материальной помощи доступно студентам следующих категорий: сироты, инвалиды, воспитывающие детей, из неполной семьи (родитель-одиночка), из неполной семьи (потеря кормильца)и т. д.
В своей деятельности СППО при выдаче материальной помощи руководствуется уставом РОСПРОФЖЕЛ [2].
Сотрудник имеет право принять заявление у студента, если он предоставляет все необходимые документы и правильно заполняет свои данные, в ином случае студенту будет отказано в предоставлении услуги по получению материальной помощи по любой из вышеперечисленных категорий, но с возможностью повторно подать заявление до определённого срока [2]. Студенты, обратившиеся в СППО РУТ(МИИТ) с целью получить материальную помощь, как остро нуждающиеся, вне зависимости от категории, обязаны предоставить следующую информацию о себе: ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН, личные реквизиты банка, номер телефона, категория материальной помощи, наименование института и ext,yjq группы, номер курса.
Получение материальной помощи в СППО с последующей выплатой денежных средств осуществляется в несколько этапов:
— прием и обработка документов (сотрудник принимает документы у клиента и проверяет всё ли есть в наличие);
— проверка на корректность подаваемых документов (сотрудник СППО проверяет все ли необходимые документы подал клиент, действительны ли они в настоящее время. В случае, если хотя бы один из документов неактуален или заявление заполнено неправильно, формируется отказ в обслуживании до момента корректной подачи документов.);
— занесение данных о студенте в журнал всех подавших заявление на получение материальной помощи (сотрудник в случае корректной подачи документов заносит все необходимые сведения в существующий список СППО);
— обработка внесённых данных для получения итогового списка студентов, попадающих в квоту для получения денежной выплаты. Сотрудник формирует список студентов согласно приоритету: сначала по приоритету категории (студент сирота с большей вероятностью получит матпомощь, чем студент проживающий в общежитии), затем по убыванию стажа членства в профсоюзной организации.
— Выплата денежных средств (сотрудникам банка отправляется итоговый список с указанием необходимых данных, по которым уже отправляются деньги на счета личных банковских карт студентов). Студентам, не попавшим в квоту, материальная помощь выплачена не будет.
Сотрудникам организации справиться с объемом работ всё сложнее, так как спрос на предоставление указанной выше услуги растет с каждым годом, а квоты увеличиваются. Согласно статистике, в первом семестре 2022–2023 учебного года материальную помощь получили 1200 студентов.
1.2 Обоснование необходимости создания информационной системы
На данном этапе все записи в СППО производятся в журналы без предварительных проверок, что может привести к ошибкам и снизить производительность работы организации и привести к излишним материальным затратам общественной организации РОСПРОФЖЕЛ.
В описанном выше процессе наибольшие проблемы вызывают:
- Длительность ручного оформления (Проверка документов, поданных для получения материальной помощи, ручное внесение данных в журнал и их обработка);
- Количество допускаемых при оформлении ошибок;
- Дополнительная нагрузка на сотрудников, связанная с консультациями студентов по оформлению документов.
Предлагаете в качестве решения взять разработку telegram-бота.
Основная цель создаваемой ИС — снять с сотрудников организации лишнюю нагрузку посредством автоматизации процесса оформления и подачи заявления.
Ожидается, что все это упростит и рационализирует работу персонала СППО, повысит качество и эффективность обслуживания клиентов, то есть в целом улучшит работу студенческой организации.
2 Улучшение процесса выдачи материальной помощи студентам.
Для достижения необходимых результатов по улучшению работы сотрудников СППО было решено разработать tеlеgrаm-бот на языке java с использованием фреймворка srping. Средой разработки была выбрана IntelliJ IDEA, а внесение и хранение данных реализовано с помощью Google-таблиц. Подготовка заявления производится в формате популярного редактора Microsoft Word.
2.1 Комментарии в сообщениях
При создании чат-бота была проведена большая работа с сотрудниками СППО, в ходе которой было выявлено, что больше всего ошибок находят в серии и номере паспорта. Чтобы облегчить ввод данных студентом и снизить вероятность ошибок, были добавлены комментарии и подсказки. Например: сколько цифр должен иметь ИНН, в каком формате вводить дату, номер телефона, серию и номер паспорта. На рисунке 1 показано несколько примеров сообщений с такими комментариями.
Рис. 1. Примеры сообщений
2.2 Исключения при вводе данных
Tеlеgrаm-бот проверяет введённые пользователем данные по некоторым формальным критериям, в том числе на количество цифр и формат строки. В случае некорректного ввода формируются программные исключения, и студенту предлагается ввести нужную информацию повторно. На рисунке 2 продемонстрирован случай некорректного ввода номера телефона, серии и номера паспорта.
Рис. 2. Пример работы исключений
2.3 Итоговая проверка
Даже если студент ввел все необходимые данные корректно с формальной точки зрения, всё ещё возможны опечатки и смысловые ошибки. Чтобы снизить их количество, было решено создать итоговую проверку введённых данных. Если пользователь нашёл ошибку на этом этапе, то он либо нажимает на кнопку STOP, либо вводит команду как сообщение. После этого введённые данные удаляются из таблицы, а студент начинает заполнять информацию о себе заново. Если всё верно, студенту отправляется полностью сформированное заявление, содержащее все необходимые данные студента. Документ остаётся только распечатать, подписать и в комплекте других необходимых документов сдать в профсоюз. Пример сообщения с итоговой проверкой, можно посмотреть на рисунке 3.
Рис. 3. Сообщение об итоговой проверке введённых данных
Заключение
В ходе детального изучения процесса выдачи материальной помощи в СППО РУТ(МИИТ), были выявлены некоторые проблемы. Также было рассмотрено и их решение посредством Telegram-бота, реализация которого была уже подготовлена и протестирована.
Данный Telegram-бот уже практически готов к использованию и может облегчить работу не только профсоюзной организации Российского университета транспорта, но и других высших учебных заведениях страны, связанных с транспортом. Легкость такого внедрения обусловлена прежде всего тем, что все они, как и РУТ(МИИТ), относятся к одной профсоюзной организации РОСПРОФЖЕЛ.
В ходе работы с сотрудниками СППО над телеграм-ботом для оформления материальной помощи, были выявлены и многие другие процессы, которые можно было бы улучшить. Помимо оформления материальной помощи студентам, Профсоюз в нашем университете занимается организацией всевозможных мероприятий, благотворительностью, защитой прав обучающихся. Поэтому у telegram-бота есть огромный потенциал для дальнейшего развития при добавлении новых функций. Например, внедрить службу поддержки, чтобы студент смог быстро найти ответ на нужный вопрос, сделать автоматическую рассылку новостей.
Литература:
- Гагарина, Л. Г. Разработка и эксплуатация автоматизированных информационных систем / Л. Г. Гагарина. — Москва: ИД Форум, 2021. — 384 c. — Текст: непосредственный.
- Устав общественной организации — Российского профессионального союза железнодорожников и транспортных строителей (РОСПРОФЖЕЛ). — Москва, 2016. — 55 c. — Текст: непосредственный.
- Особенности создания tеlеgrаm-бота на Java. — Текст: электронный // OTUS JOURNAL: [сайт]. — URL: https://otus.ru/journal/osobennosti-sozdaniya-telegram-bota-na-java/?utm_source=advcake&utm_medium=cpa&utm_campaign=otus&utm_content=cityads_2Keh&advcake_params=9tkZ1YKU6lZnSU1 (дата обращения: 05.06.2023).
- Как настроить работу tеlеgrаm-бота с google sheets. — Текст: электронный // HTML Academy: [сайт]. — URL: https://htmlacademy.ru/blog/js/telegram-plus-google-sheets (дата обращения: 05.06.2023).
