Развитие методического обеспечения качества аудиторских услуг при помощи организации бизнес-процессов управления кадрами

Реформа российского аудита выдвинула на первый план проблему качества. В современных условиях важно не просто обеспечить качество аудиторских услуг, но и обеспечить постоянное повышение качества аудиторских услуг, что становится возможным в рамках управления качеством. Система менеджмента качества аудита рассматривается как неотъемлемая часть системы общего менеджмента аудиторской организации.

Важнейшим основанием эффективности деятельности аудиторской организации является кадровый состав. В условиях ограниченных кадровых ресурсов руководитель кадровой службы аудиторской организации, прежде всего, должен укомплектовать организацию высококвалифицированными кадрами, разумно распределить задачи между имеющимися сотрудниками и спланировать свою работу с учетом рисков, свойственных аудиторской деятельности.

Таким образом, для российского аудита необходимы механизмы обеспечения качества аудиторских услуг, повышения эффективности организации деятельности аудиторских организаций, увеличение профессионального потенциала аудиторских кадров. Это, в свою очередь, обуславливает необходимость развития качественного теоретического, методологического, организационного обеспечения аудиторской деятельности как базы для решения практических задач. Актуальность темы исследования усиливается тем, что она имеет практическую направленность, поскольку содержит практические рекомендации и выводы, использование которых может внести определенный вклад в разработку и реализацию политики реформирования российского аудита.

В научной литературе существуют различные подходы к решению проблемы качества аудита, вместе с тем единой концепции качества аудита в настоящее время не выявлено. Шеремет А.Д., Суйц В.П. [8, с. 95], Богатая И.Н. [2, с. 93] описывают методики и процедуры, призванные обеспечить качество аудиторских услуг. Суглобов А.Е. [7, с. 134] и Скобара В.В. [1, с. 24] концентрируют внимание на едином документе – правилах внутреннего контроля качества. Подольский В.И. [3, с. 127] говорит о создании культуры производства в аудиторской организации, ориентированной на качество.

Современными экономистами часто отмечается отсутствие в нашей стране каких-либо концептуальных основ развитии систем контроля качества аудита. При этом в теории и менеджмента качества широкое распространение получил процессный подход, и в настоящее время рассматривается как необходимый инструмент для описания всей деятельности организации, оценки ее результативности и эффективности. Использование данного подхода в аудиторской деятельности все еще недостаточно широко распространенно и используется не в полную силу, в том числе по следующим причинам:

• непонимание руководством аудиторской организации сути процессного подхода;

• отсутствие системного видения в отношении бизнес-процессов;

• неспособность согласования организационной и процессной структур.

Содержание процессного подхода применительно к специфике деятельности аудиторской организации можно свести к трем утверждениям:

• аудиторская организация представляет собой совокупность взаимосвязанных бизнес-процессов, каждый из которых имеет «цель», «владельца», «поставщиков» и «потребителей»;

• результаты деятельности аудиторской организации являются результатами выполнения соответствующих бизнес-процессов («выходы»), для которых четко установлены параметры оценки качества и возможность мониторинга;

• для повышения качества услуг аудиторская организация должна идентифицировать бизнес-процессы, документировать их и управлять ими.

Регламентация процессов контроля качества осуществляется поэтапно сверху вниз (рис. 1).

Рис. 1. Этапы регламентации процессов контроля качества аудиторских услуг
на уровне аудиторской организации

На первом этапе определяются сферы ответственности и полномочия руководства аудиторской организации и разрабатываются нормативно-организационные документы общего характера. Основным документом в области контроля качества в аудиторской организации являются Правила внутреннего контроля качества - документ (документы) о контроле качества, которое устанавливает принципы контроля качества, принятые в аудиторской организации, и процедуры в отношении каждого элемента системы контроля качества.

Второй этап – стандартизация требований к построению, содержанию и изготовлению положений. Подход к регламентации процессов контроля качества при процессной организации работ основывается на том, что она также является процессом, взаимосвязанным со всеми процессами в аудиторской организации.

На последнем этапе регламентации контрольных процедур разрабатываются положения о подразделениях и в соответствии с ними должностные инструкции. На данном этапе следует произвести описание и регламентацию процесса в той степени, которая необходима для организации управления им, в том числе подготовить инструкции для исполнителей. Это позволяет организовать обучение, сократить количество ошибок, упростить документооборот. Стандартизировать необходимо не столько процедуры внутри процессов, сколько процедуры передачи информации из выхода одного процесса на вход в другой в целях исключения простоев и возвращения на предшествующие этапы.

Рассмотрим применение процессного подхода к развитию системы внутреннего контроля качества в отношении кадровой работы (рис. 2).

Рис. 2. Структура бизнес-процессов управления кадрами в системе внутреннего контроля качества аудиторской организации

На рисунке представлена система процессов управления кадрами, каждый процесс включает подпроцессы - конкретные процедуры и мероприятия, проводимые аудиторской организацией, которые будут рассмотрены ниже. В основе бизнес-процессов использованы Методические рекомендации по организации и осуществлению внутреннего контроля качества работы аудиторской организации (одобрены Советом по аудиторской деятельности Минфина России 26 ноября 2009 г., протокол № 80), в разработке которых принимали участие Зубова Е.В., Нарышкина Л.Н., Прокопович Е.Е.

В аудиторской организации должен быть налажен четкий механизм управления с определенными горизонтальными и вертикальными управленческими связями, порядком ранжирования и распределения обязанностей, а также системой ответственности и контроля, закрепленной в локальных нормативных актах. На рис. 3 представлен процесс разработки кадровой политики и штатного расписания, который включает следующие процедуры:

а) подготовку методических рекомендаций с описанием обязанностей работников каждого уровня, ожидаемых результатов деятельности и квалификационных характеристик, необходимых для повышения в должности;

б) определение критерий, которые будут приниматься во внимание при оценке результатов индивидуальной работы и профессионального уровня;

• знания в профессиональной сфере;

• способность осуществлять анализ и выносить профессиональные субъективные суждения;

• навыки общения;

• способности лидерства и преподавательские способности;

• установление взаимоотношений с аудируемыми лицами и лицами, которым оказываются сопутствующие аудиту услуги;

• личное отношение к работе и профессиональная манера поведения (характер, интеллект, мотивация и наличие стремления к профессиональному росту);

• аудиторская квалификация, необходимая для повышения до уровня, позволяющего выполнять контрольные функции;

в) использовать справочник и другие информационные средства с целью доведения до сведения работников информации о процедурах повышения в должности.

Определение потребности в работниках всех уровней происходит путем установления количественных показателей для найма исходя из состава текущих клиентов и ожидаемого развития аудиторской организации и увольнения работников. Подбор персонала осуществляется в соответствии с Программой, в которой устанавливаются процедуры и методы, используемые аудиторской организацией для привлечения квалифицированных работников. Как показано на рис. 4 процесса подбора персонала позволяет достичь следующих целей:

• установлены направлений поиска потенциальных работников (размещение информации через кадровые агентства, обращение в службы занятости, размещение рекламы в СМИ и пр.);

• методы установления контактов с потенциальными работниками (подготовка рекламных проспектов, приглашение стажеров из профильных высших учебных заведений, размещение информации о деятельности организации на сайте в сети Internet);

• методы привлечения потенциальных работников и ознакомления их с деятельно деятельностью аудиторской организации (разработка рекламных брошюр, ориентированных на возможности карьерного роста, предложения по обучению и повышению квалификации сотрудников за счет фирмы);

• методы оценки и отбора потенциальных работников с целью направления им предложений о найме на работу (разработка внутрифирменных должностных критериев для вновь принимаемых сотрудников, разработка системы тестирования или практических заданий для потенциальных сотрудников и по результатам тестирования определение должности).

Прием сотрудников утверждается руководителем аудиторской организации. Процесс принятия сотрудника на работу, ознакомление с организационно-методическими документами обычно осуществляет сотрудник, на которого возложены функции кадрового учета. Процедура приема на работу представлена на рис. 5. Она включает определенный набор действия для работника кадровой службы:

• формирование личных дел;

• проверку на соответствие документов аудиторов требованиям действующего законодательства (своевременное продление аттестата; членство в СРО);

• данные о профессиональном обучении.

С вновь принятым работником заключается трудовой договор, в котором определяется трудовая функция работника как его должность в соответствии с штатным расписанием, а функции, требования, права и обязанности отражаются в соответствующей должностной инструкции, с которой работника необходимо ознакомить под личную роспись одновременно с подписанием трудового договора.

Штат аудиторской организации состоит, как правило, из аудиторов (лица, имеющие квалификационный аттестат аудитора и являющиеся членами СРО), других лиц, участвующих в оказании аудиторских услуг, и лиц, непосредственно не участвующих в оказании аудиторских услуг. Для соблюдения здоровой конкуренции и стремления к пошаговому карьерному росту отдельными авторами [5] предлагается ввести следующие должности в аудиторской организации:

• аудитор I категории, аудитор II категории, аудитор III категории – сотрудник аудиторской организации, участвующий в аудиторских проверках, имеющий квалификационный аттестат аудитора;

• помощник аудитора – сотрудник, участвующий в проведении аудита и не являющийся аудитором;

• эксперт аудиторской организации – лицо, привлекаемое аудиторской организацией, для консультирования сотрудников по вопросам, не входящим в компетенцию аудиторов.

Стоит несколько подробнее остановиться на позиции помощника аудитора (стажера) в аудиторской организации. Аудиторские компании реализуют graduate-программы, приглашая на стажировки студентов последних курсов, которые после прохождения полугодовой программы обучения и успешной сдачи экзамена переходят в ряды младших консультантов. Поэтому нами предлагается ввести должности младшего помощника, помощника и старшего помощника аудитора.

Законодательство обязывает аудитора на протяжении профессиональной деятельности непрерывно повышать квалификацию. Важная роль при этом отведена организации внутрифирменной системы обучения. В п. 34 Правила (стандарта) аудиторской деятельности № 34 «Контроль качества услуг в аудиторских организациях», утвержденное Постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 г. № 696, (далее - ФСАД № 34) указаны методы развития навыков и профессиональной компетентности работников: профессиональное образование; постоянное профессиональное обучение; приобретение опыта в процессе работы; обучение менее опытных специалистов более опытными, в том числе внутри аудиторской группы.

Нами предлагается Структурно-логическая модель системы непрерывного внутрифирменного профессионального обучения (НПО) (рис. 6). 

Рис. 6. Структурно-логическая модель системы непрерывного внутрифирменного профессионального образования
в аудиторской организации¹

Предлагаемая модель охватывает цели, задачи, функции и принципы построения системы НПО и выделяет четыре ступени повышения квалификации. Для специалистов каждой ступени предусмотрен дифференцированный подход к обучению и аттестации. Закрепление в локальных нормативных актах процедуры обучения, основанной на данной модели, позволит развить требования к обучению сотрудников, установленные в ФПСАД № 34. Достоинством данной модели является построение кадровой политики аудиторской организации, отвечающей следующим требованиям:

• повышение гибкости системы управления персоналом и ее ориентация на стратегические результаты деятельности аудиторской организации;

• движение от периодического повышения квалификации сотрудников к целостному и постоянному обучению;

• смещение акцента от индивидуального к групповому обучению;

• переход от стандартных программ обучения к гибким, проблемноориентированным программам развития;

• развития командных форм работы и внедрения партисипативной (культура «участия», команды) организационной культуры.

На рис. 7 представлен непосредственно процесс обучения сотрудников, в качестве подпроцессов которого выделены: разработка методических рекомендаций и требований по непрерывному профессиональному образованию (НПО), предоставление работникам информации о новшествах, контроль за прохождением повышения квалификации сотрудников, реализация учебных программ. Согласно данному процессу аудиторской организации следует:

а) возложить ответственность за профессиональный рост работников на уполномоченное лицо;

б) обеспечить проверку квалифицированными специалистами разработанных аудиторской организацией методических рекомендаций;

в) предоставить принятым работникам для ознакомления сведения о деятельности аудиторской организации;

г) определить требования по НПО работников;

д) проводить анализ программ НПО и повышения квалификации работников и вести соответствующие записи.

Положение о внутрифирменном непрерывном профессиональном обучении, составленное на основе предложенных процессов, должно содержать:

1. квалификационные требования, предъявляемые организацией к конкретной должности с описанием обязанностей сотрудника, ожидаемых результатов деятельности и квалификационных характеристик, необходимых для повышения в должности;

2. виды профессионального обучения, а также условия, при которых сотрудник имеет право пройти обучение за счет организации. Эти условия устанавливаются с учетом дифференцированного подхода и кадровой политики. В части внутреннего обучения в положении должна быть закреплена процедура организации внутрифирменных семинаров, назначение ответственного сотрудника, утверждения тем, согласования графика семинаров с руководством компании. Подготовленные и проведенные таким образом семинары должны способствовать распространению внутрифирменного опыта и решению конкретных проблем;

3. порядок проведения внутрифирменной аттестации. Аудиторской организации следует разграничить случаи, при которых сотрудник будет обязан пройти аттестацию, подробно описать процедуру ее проведения, а также ее последствия для работника. При этом аудиторская организация дифференцирует подход к обучению и аттестации (табл. 1).

Таблица 1

Виды внутрифирменных аттестаций

С целью профессионального роста молодых сотрудников полезно проводить аттестации для этих категорий сотрудников как можно чаще. Так младшие ассистенты могут проходить аттестацию ежемесячно, а старшие – ежеквартально. Разрабатывается и утверждается программа обучения ассистентов на предстоящий год. Подготовку и проведение Аттестации осуществляют ответственные сотрудники за реализацию тематических блоков программы обучения, которые обязаны: подготовить список нормативных документов по заданной теме; провести лекционное занятие на заданную тему; разъяснять и помогать сотрудникам в их вопросах при подготовке к аттестации. Аттестуемые вправе обращаться за помощью в подготовке к аттестации к специально закрепленному за ними сотруднику. Дополнительным результатом промежуточных аттестация является установление более тесных отношений между квалифицированными и молодыми сотрудниками, возникновение атмосферы наставничества в коллективе.

Существенными вопросами положения о непрерывном профессиональном обучении являются критерии оценки ответов, установление пороговых значений для принятия положительного или отрицательного управленческого решения, процедуры доведения результатов аттестации до сведения персонала, виды стимулирования при успешном прохождении аттестации.

Аудиторской организацией должны быть разработаны принципы и процедуры, обеспечивающие разумную уверенность, что ее работниками соблюдаются необходимые этические требования. Предлагаемые нами процедуры представлены на рис. 8 и включают: доведение до сведения работников целей и процедур, применяемых в отношении принципов профессиональной этики и наблюдения за соблюдением общих целей и конкретных процедур в отношении принципов профессионального поведения. Процесс включает следующие процедуры:

а) информировать работников об общих целях и конкретных процедурах, применяемых аудиторской организацией;

б) придавать особое значение независимости мышления в процессе обучения работников, а также в процессе контроля в ходе аудита;

в) своевременно информировать работников о тех аудируемых лицах, по отношению к которым должны выполняться требования независимости;

г) обеспечить ежегодное представление работниками письменных заявлений;

д) возложить ответственность за разрешение каких-либо исключительных ситуаций на лицо или группу лиц с соответствующими полномочиями.

Особое место уделяется принципу независимости. Для этого специально назначенное лицо, информирует сотрудников об общих целях и конкретных процедурах, применяемых аудиторской организацией, о тех аудируемых лицах, по отношению к которым должны выполняться требования независимости, осуществляет регулярное наблюдение за соблюдением правил. Аудиторская организация должна документально оформлять выводы в отношении независимости и все имеющиеся по этому вопросу аргументы.

Процедура оценки персонала представлена на рис. 9 и состоит из оценки работы руководителем подчиненного ему сотрудника, информирования сотрудника о результатах оценки и принятия решения о стимулировании сотрудника. Процесс оценки работы сотрудников требует от руководства аудиторской организации:

• определить ответственных за проведение оценки, а также требования по каждому уровню с указанием ответственных за подготовку оценочных листов и срока их подготовки;

• информировать работников о задачах оценки их работы;

• применять для оценки работы оценочные листы, которые могут быть стандартизированы;

• проводить обсуждение оценки работы вместе с лицом, подвергнутым оценке;

• требовать, чтобы начальник работника, проводившего оценку, проверил результаты оценки;

• проверить оценочные листы на предмет того, чтобы работники оценивались не своими начальниками;

• проверять, чтобы оценка работы проводилась своевременно;

• вести персональные дела работников, содержащие документацию, связанную с оценкой их работы.

Оценка качества выполнения аудиторского задания прямо связана с тем, насколько подчинена регламенту деятельность в аудиторской организации. В таком случае причиной снижения баллов за качество работы сотрудника является нарушение того или иного предписания соответствующего регламента. Поэтому там, где это возможно необходимо формально установить правила, регулирующие порядок деятельности.

Необходимо создать специальные условия, при которых низкий балл по результатам оценки качества работы ставит оцениваемого в невыгодное положение и побуждает его к регулированию «узких мест»: повышение квалификации в отдельных областях аудита, добросовестное выполнение процедур проверки, удаление больше внимания работе с ассистентами и др. В обязанности же оценивающего сотрудника входит разъяснить критерии оценки и причины их снижения, а также способствовать совершенствованию работы оцениваемых.

Высокий средний балл по результатам оценки качества работы должен поощряться и стимулироваться. Для этого в аудиторской организации должна быть разработана и применяться система мотивации, учитывающая индивидуальный вклад сотрудника в достижение целей организации. Методы мотивации могут быть самыми разнообразными и зависят от проработанности системы мотивации, общей системы управления и особенностей деятельности организации [4]: материально-денежные (оплата труда зависит от производительности, индивидуального вклада сотрудника и результатов деятельности всей организации), материально – неденежные (награждение памятными подарками, грамотами), нематериальные (возможность развития и обучения).

Таким образом, применение процессного подхода к стандартизации процедур контроля качества дают возможность развивать требования нормативных актов в области организации системы контроля качества в аудиторской организации. Для этого аудиторская организация должна быть представлена как система бизнес-процессов, которые должны быть документированы в локальных нормативных актах. Процессное описание каждого элемента системы контроля качества позволяет управлять им с целью достижения заданных показателей.

Результаты проведенного исследования позволяют определить следующие перспективы дальнейшего развития разработанной системы:

1) осуществить новые или внести корректировки в существующие нормативные документы, содержащие положения об организации системы внутреннего контроля качества в аудиторской организации:

• утвердить процессный подход к регламентации процедур контроля качества в аудиторских организациях;

• более детально прописать требования к профессиональному развитию сотрудников аудиторской организации с применением Структурно-логической модели системы непрерывного внутрифирменного профессионального обучения (НПО);

• уточнить требования к регламентации кадровой работы на основе анализа бизнес-процессов, протекающих в аудиторской организации, особенно к профессиональному обучению и внутрифирменной аттестацией;

2) адаптировать разработанные положения к другим бизнес-процессам (например, систем финансового и материального обеспечения аудиторской организации);

3) разработать методику оценки эффективности функционирования системы контроля качества услуг в аудиторских организациях.

Литература:

1. Аудит: учеб. для вузов / [В. В. Скобара, Г. И. Пашиго, О. Л. Островская и др.]; под ред. В. В. Скобара. — М.: Просвещение, 2005. - 479 с.

2. Аудит: учеб. Пособие / И.Н. Богатая, Н.Т. Лабынцев, Н.Н. Хахонова. – 4 изд., перераб. и доп. – Ростов-н/Д: Феникс, 2007 – 506 с.

3. Аудит: Учебник для вузов / Под ред. В.И. Подольского. 5-е изд., перераб. и доп.- М.: ЮНИТИ-ДАНА,2008. – 606 с.

4. Кабанов В. Внедрение сбалансированной системы показателей в систему мотивации персонала промышленной организации // Управление персоналом. 2008. № 3

5. Лабынцев Н.Т., Богров Е.Г. Стандарт «Внутрифирменный контроль качества аудита»: процедуры, методика, рабочие документы // Аудиторские ведомости, 2007, № 6

6. Одегов Ю. Стимулирование развития персонала как фактор роста производительности труда. Методика и практика компаний // Нормирование и оплата труда в строительстве. 2011. № 2. С. 14 - 26.

7. Суглобов А.Е. Бухгалтерский учет и аудит: учебное пособие / А.Е. Суглобов, Б.Т. Жарылгасова. - 2-е изд., стер. - М.: КНОРУС, 2007. - 496 с.

8. Шеремет А.Д., Суйц В.П. Аудит: Учебник. — 5-е изд., перераб. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2006. — 448 с.