Внедрение кадрового электронного документооборота и проблемы на пути реализации | Статья в журнале «Молодой ученый»

Отправьте статью сегодня! Журнал выйдет 8 июня, печатный экземпляр отправим 12 июня.

Опубликовать статью в журнале

Автор:

Научный руководитель:

Рубрика: Экономика и управление

Опубликовано в Молодой учёный №1 (448) январь 2023 г.

Дата публикации: 08.01.2023

Статья просмотрена: 267 раз

Библиографическое описание:

Шигапова, Л. С. Внедрение кадрового электронного документооборота и проблемы на пути реализации / Л. С. Шигапова. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2023. — № 1 (448). — С. 106-108. — URL: https://moluch.ru/archive/448/98655/ (дата обращения: 25.05.2024).



В статье рассмотрены положительные стороны внедрения электронного кадрового документооборота в организации в современных условиях, а также проблемы, с которыми сталкиваются компании на пути введения кадрового делопроизводства в электронном виде, с целью определения перспектив развития и выявления путей решений.

Ключевые слова: электронный кадровый документооборот, трудовой кодекс, проблемы внедрения, перспективы развития.

Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений, согласно статье 22.1 ТК РФ понимается «создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных настоящей статьей и статьями 22.2 и 22.3 настоящего Кодекса» [1].

Стремление организаций к переходу на электронное кадровое делопроизводство вызвано множеством факторов, среди них:

1) Компьютеризация и автоматизация процессов общественной деятельности человека. В том числе это коснулось и деятельности организаций в целом, и в частности, ведения кадрового документооборота;

2) Снижение расходов на документооборот. При электронной форме отсутствует необходимость в распечатывании документов, их отправке, также из-за автоматизации этого процесса существует возможность сократить штат отдела кадров в компании, тем самым снизив зарплатную нагрузку;

3) Ускорение процессов ведения кадрового делопроизводства внутри компании. Это связано с тем, что хранение документов в электронном виде намного упрощает процесс поиска необходимых документов. Необходимо добавить, что это также влечет и оптимизацию бизнес-процессов предприятия, ведь в данном случае время согласования и подписания важных документов может сокращаться в несколько раз;

4) Возможность контроля электронного кадрового делопроизводства руководством предприятия. При наличии такой системы документооборота любое руководящее лицо, имеющее соответствующий доступ, может осуществлять необходимый контроль над тем, какие процессы происходят в компании;

5) Отсутствие необходимости содержать большие архивы с документами в бумажном виде. Законодательством установлены различные требования для хранения документов кадрового делопроизводства, которые работодатель обязан хранить в течение многих лет, в случае с электронной формой этих документов — эта проблема у работодателей практически отсутствует;

6) Крупные компании, имеющие многочисленный штат сотрудников и сложную структуру управления, просто не могут вести документооборот в бумажном виде, ведь это существенно затормозит все процессы, связанные с кадровым документооборотом, что за собой потянет и другие жизненно важные для организации процессы. Для таких предприятий ведение кадрового делопроизводства в электронном виде становится вынужденной мерой.

Всё это повлияло на повсеместное внедрение и развитие электронного кадрового документооборота среди организаций в России. Стремление к введению в стране электронного кадрового делопроизводства также заметно и на государственном уровне. Например, в п. 41 Указа Президента РФ № 203 от 9 мая 2017 года “О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы” речь идет об основных задачах применения информационных технологий в сфере взаимодействия государства и бизнеса, формирования новой технологической основы в экономике, одной из таких задач согласно подпункту «г» является «продвижение проектов по внедрению электронного документооборота в организациях, создание условий для повышения доверия к электронным документам, осуществление в электронной форме идентификации и аутентификации участников правоотношений» [2].

На сегодняшний день на российском рынке программных обеспечений представлено широкое множество программ для оперативного и качественного внедрения кадрового делопроизводства, среди них можно отметить наиболее распространенные — 1С: Зарплата и управление персоналом, СБИС Управление персоналом, Контур. Персонал, БОСС-Кадровик и тд. Эти программы имеют разный функционал и стоимость, поэтому некоторые из них могут подходить более мелким компаниям, а другие более удобны крупным организациям.

Однако, существует ряд проблем, которые так или иначе затормаживают процесс перехода организации к ведению кадрового документооборота в электронной форме. Одна из этих проблем связана с человеческим фактором — многие работники не стремятся к переходу на эту форму взаимодействия с работодателем, например, около половины населения не хотят отказываться от бумажной трудовой книжки и переходить на электронный вид этого документа. То есть, возникают ситуации, когда в компании специалисты отдела кадров вынуждены работать с бумажными и электронными трудовыми книжками одновременно. Также стоит отметить, что ТК РФ требует вести определенные виды документов только в бумажном виде, к ним относятся, например, акты о несчастном случае на производстве, приказ или распоряжение об увольнении работника, документы, которые подтверждают прохождение работником инструктажей по охране труда. Еще одним негативным фактором для введения повсеместного электронного кадрового документооборота является то, что на первоначальном этапе эти процессы требуют от работодателей больших финансовых вложений, в том числе, на приобретение необходимых программных обеспечений и, что немаловажно — это денежные средства на приобретение электронных цифровых подписей для сотрудников, занимающихся оформлением и ведением кадрового документооборота.

Исходя из всего этого, можно сделать вывод, что, безусловно, ведение электронного кадрового документооборота оказывает положительный эффект на оптимизацию бизнес-процессов в компании, на автоматизацию и ускорение иных процессов, связанных с кадровым делопроизводством, однако на сегодняшний день существуют факторы, которые не позволяют в полной мере и повсеместно перейти организациям на электронный вид ведения кадров. Эти проблемы необходимо решать, в первую очередь, на законодательном уровне, ведь государство имеет наиболее действенные рычаги воздействия на деятельность работников и работодателей.

Литература:

  1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 19.12.2022) [Электронный ресурс] // URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/6dda95f9b6acf89a431a0737944b9443695b9df9/
  2. Указ Президента РФ от 9 мая 2017 г. № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017–2030 годы» [Электронный ресурс] // URL: https://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc/71570570/
Основные термины (генерируются автоматически): кадровое делопроизводство, электронный вид, кадровый документооборот, электронный кадровый документооборот, бумажный вид, компания, электронная форма, электронное кадровое делопроизводство, перспектива развития, хранение документов.


Ключевые слова

Перспективы развития, Трудовой Кодекс, электронный кадровый документооборот, проблемы внедрения

Похожие статьи

Цифровизация кадрового делопроизводства в компании

Кадровое делопроизводство — это система управления кадрами, обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия, связанного с персоналом, его перемещениями внутри компании, учетом рабочего времени и расчетами с сотрудниками [1].

Организация внедрения систем электронного документооборота...

Ключевые слова: электронный документооборот, электронный документ, система электронного документооборота, СЭД, электронная система, кадровая служба.

— М.: Экономика, 2003. — 84 с. Иванова Е. В. Электронный документооборот как форма

Кузнецов С. Л. Новые Правила делопроизводства 2018 года и работа с электронными документами...

Зарубежные методы организации кадрового документооборота

Нет разделения на бумажное и электронное кадровое делопроизводство, как принято в

В ходе анализа кадрового делопроизводства были выделены следующие проблемы: – Регистрация документов ведётся в журнальной форме, что осложняет поиск документов

6. Переход на электронный кадровый документооборот [Электронный ресурс].

Особенности оптимизации документооборота кадровой службы...

Ключевые слова: кадровая служба, отдел кадров, документооборот, оптимизация

На сегодняшний день ни одна организация не может обойтись без документооборота.

Так, оптимизация кадрового делопроизводства позволяет достичь следующих результатов

— С. 271–280. Хозерова, Е. К. Электронный кадровый документооборот / Е. К. Хозерова...

Современное программное обеспечение кадрового...

Ключевые слова: кадровое делопроизводство, программное обеспечение, анализ, персонал, документооборот. В современной России кадровое делопроизводство — это обязательное направление в деятельности компании в области управления персоналом.

Кадровый электронный документооборот в современных...

Кроме того, кадровый электронный документооборот позволяет обходиться меньшим числом специалистов, работающих в отделе кадров, поскольку сокращается время на заполнение, поиск, обмен документацией между работодателем и персоналом.

Проблема соотношения бумажного и электронного...

Ключевые слова:электронные документы, документооборот, СЭД, ДОУ.

Так, в кадровом делопроизводстве полный переход к системе электронного

Этот и ряд других кадровых документов могут оформляться, заполняться и храниться исключительно в бумажной форме.

Электронный документ можно использовать для создания других документов.

Современные способы автоматизации кадрового...

Кошкарова, В. А. Современные способы автоматизации кадрового делопроизводства на

Электронная трудовая книжка — это тот же самый документ, отличающийся от привычной трудовой книжки реализацией в цифровом формате.

Теперь необходимо рассмотреть минусы электронной трудовой книжки.

Цифровизация кадрового делопроизводства в компании.

документ, электронный документооборот, электронный вид...

электронный документооборот, Россия, электронная документация, электронный документ, бумажная документация, бумажный документооборот, документ, возможность, правовое регулирование, электронный вид.

Перспективы автоматизации электронного документооборота...

СЭД, или система электронного документооборота, — это надежное программное обеспечение, предназначенное для централизации соответствующих документов и инженерных чертежей организации, заменяя тем самым устаревшие, разрозненные или ручные системы.

Похожие статьи

Цифровизация кадрового делопроизводства в компании

Кадровое делопроизводство — это система управления кадрами, обеспечивающая бесперебойную работу с документооборотом предприятия, связанного с персоналом, его перемещениями внутри компании, учетом рабочего времени и расчетами с сотрудниками [1].

Организация внедрения систем электронного документооборота...

Ключевые слова: электронный документооборот, электронный документ, система электронного документооборота, СЭД, электронная система, кадровая служба.

— М.: Экономика, 2003. — 84 с. Иванова Е. В. Электронный документооборот как форма

Кузнецов С. Л. Новые Правила делопроизводства 2018 года и работа с электронными документами...

Зарубежные методы организации кадрового документооборота

Нет разделения на бумажное и электронное кадровое делопроизводство, как принято в

В ходе анализа кадрового делопроизводства были выделены следующие проблемы: – Регистрация документов ведётся в журнальной форме, что осложняет поиск документов

6. Переход на электронный кадровый документооборот [Электронный ресурс].

Особенности оптимизации документооборота кадровой службы...

Ключевые слова: кадровая служба, отдел кадров, документооборот, оптимизация

На сегодняшний день ни одна организация не может обойтись без документооборота.

Так, оптимизация кадрового делопроизводства позволяет достичь следующих результатов

— С. 271–280. Хозерова, Е. К. Электронный кадровый документооборот / Е. К. Хозерова...

Современное программное обеспечение кадрового...

Ключевые слова: кадровое делопроизводство, программное обеспечение, анализ, персонал, документооборот. В современной России кадровое делопроизводство — это обязательное направление в деятельности компании в области управления персоналом.

Кадровый электронный документооборот в современных...

Кроме того, кадровый электронный документооборот позволяет обходиться меньшим числом специалистов, работающих в отделе кадров, поскольку сокращается время на заполнение, поиск, обмен документацией между работодателем и персоналом.

Проблема соотношения бумажного и электронного...

Ключевые слова:электронные документы, документооборот, СЭД, ДОУ.

Так, в кадровом делопроизводстве полный переход к системе электронного

Этот и ряд других кадровых документов могут оформляться, заполняться и храниться исключительно в бумажной форме.

Электронный документ можно использовать для создания других документов.

Современные способы автоматизации кадрового...

Кошкарова, В. А. Современные способы автоматизации кадрового делопроизводства на

Электронная трудовая книжка — это тот же самый документ, отличающийся от привычной трудовой книжки реализацией в цифровом формате.

Теперь необходимо рассмотреть минусы электронной трудовой книжки.

Цифровизация кадрового делопроизводства в компании.

документ, электронный документооборот, электронный вид...

электронный документооборот, Россия, электронная документация, электронный документ, бумажная документация, бумажный документооборот, документ, возможность, правовое регулирование, электронный вид.

Перспективы автоматизации электронного документооборота...

СЭД, или система электронного документооборота, — это надежное программное обеспечение, предназначенное для централизации соответствующих документов и инженерных чертежей организации, заменяя тем самым устаревшие, разрозненные или ручные системы.

Задать вопрос