Повышение эффективности деятельности организации при внедрении электронного документооборота | Статья в журнале «Вопросы экономики и управления»

Отправьте статью сегодня! Журнал выйдет 5 октября, печатный экземпляр отправим 9 октября.

Опубликовать статью в журнале

Автор:

Рубрика: Экономика и организация предприятия, управление предприятием

Опубликовано в Вопросы экономики и управления №2 (13) март 2018 г.

Дата публикации: 02.03.2018

Статья просмотрена: 274 раза

Библиографическое описание:

Мзокова Э. К. Повышение эффективности деятельности организации при внедрении электронного документооборота // Вопросы экономики и управления. — 2018. — №2. — С. 22-23. — URL https://moluch.ru/th/5/archive/83/3193/ (дата обращения: 22.09.2019).



Быстротечное развитие технологий, их всеобщее внедрение приводит к развитию электронного документооборота. Количество используемой в деловом мире документации возрастает, все больше электронные документы замещают бумажные. Скорее всего, полностью отказаться от бумажной документации не получится, однако с каждым годом их становится все меньше и меньше. Бумажный документооборот постепенно сокращается, тогда как электронный документооборот медленно, но верно включается в функционал каждой компании. Руководство организаций начинает понимать, что управление электронным документооборотом даст возможность не только навести порядок в документации, но и выступает мощным экономическим фактором. Рассмотрим, что же такое электронный документооборот.

Электронный документооборот — это способ работы с документацией, когда основной объем их оригиналов создается в электронном виде без применения бумажных носителей [3]. Электронные документы по установленным формам выступают составляющими всех бухгалтерских программ, но для того, чтобы электронный документ имел юридическую силу, он должен быть подписан электронно-цифровой подписью. Если электронный документ отправляется контрагенту, то тогда он должен быть посылаться с соблюдением процедуры обмена электронными документами.

Россия в сфере электронного документооборота существенно отстает от зарубежных стран. Максимальное продвижение электронного документооборота проходит в России только в последние пять лет. Несмотря на это, история российского электронного документооборота берет начало еще с 1980-х гг., именно в указанные годы в государственном секторе Советского Союза — ЦК КПСС обратили внимание на проблему комплексной автоматизации делопроизводства. Переход на возможность использования предприятием электронного документооборота был установлен следующими нормативно-правовыми документами:

‒ Федеральный закон от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»;

‒ Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»; Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;

‒ Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

‒ Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

‒ Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Переход на электронный документооборот имеет больше плюсов, чем минусов. Однако плохо проработанный проект внедрения системы электронного документооборота может все плюсы автоматизации аннулировать. К главным достоинствам электронного документооборота следует отнести следующие:

‒ ускорение процессов обработки документации (регистрация, хранение согласование, подписание, передача);

‒ экономия времени руководителей и работников при осуществлении операций с документацией (формирование, поиск, согласование);

‒ рост конкурентных преимуществ;

‒ возможность в любое время в режиме on-line проводить операции с документами: сверку, загрузку, печать, поиск, отслеживать их движение;

‒ сокращение финансовых расходов на печать, хранение и почтовую пересылку и бумажных счетов-фактур [2].

К недостаткам электронного документооборота можно отнести:

‒ проблема сохранности информации — персональный компьютер может быть подвержен атаки вирусами или проявятся неполадки в системе базы данных по хранению документов;

‒ человеческий фактор: некоторые работники, привыкшие к ручному труду, не смогут на начальных этапах внедрения нового механизма качественно исполнять свои обязанности;

‒ существенные финансовые затраты по внедрению электронного оборота;

‒ не все контрагенты имеют возможность сотрудничать в системе электронного обмена.

Электронный документооборот в ближайшем будущем может стать неотъемлемым элементом крупной компании с большим количеством подразделений, однако на данном этапе развития в этой системе еще присутствуют недостатки, которые требуют законодательной и технологической доработки [4].

Вышеназванные недостатки, касающиеся внедрения электронного документооборота, являются решаемыми и при должном финансировании и подходе снижаются риски на этапах внедрения. Так что же тормозит развитие электронного документооборота в России? Во-первых, это сложившееся мнение о большей надежности бумажной документации, заверенной подписью и печатью. Так, российские предприятия озабочены проблемой несанкционированного доступа к базам данных, хранящиеся в системе. Очевидно, что работа с электронной документацией в системе выдвигает новые требования и к информационной безопасности организации. Речь идет не только об обеспечении сохранности или точного резервирования электронного архива, но и о разграничении доступа персонала к электронной документации, предупреждение атак на электронную систему организации из внешней среды; антивирусная защита; ведение всеобщего контроля над целостностью всей системы и действиями пользователей.

Во-вторых, практика бумажного документооборота для некоторых российских предприятий дает возможность составлять документы «задним» числом, например, в ходе осуществления операций по закрытию предыдущего периода (месяц, квартал, год). С электронной документацией подобная модель работы пока не осуществима: электронный документ принимается к учету с той датой, когда он выставлен или получен. Дату «задним числом» поставить не представляется возможным.

В-третьих, значительную роль играет человеческий фактор, так как большинству работникам удобнее читать бумажные документы и производить в них какие-либо записи, чем работать в программе. Такую ситуации в равной степени можно отнести как к работникам государственных учреждений, так и бизнес-структур.

Четвертой причиной выступает неготовность государственных учреждений полностью отказаться от работы посредством ведения бумажной документации. В частности, на сегодняшний день существуют всего несколько форматов электронных документов, которые ФНС принимает от налогоплательщиков на проверку в электронном виде. В случае если организация применяет электронный формат, отличающийся от рекомендованного ФНС или утвержденного Минфином, то при проверке возникает обязанность формировать и отвозить в ФНС бумажную заверенную копию электронного документа.

Пятой причиной выступает неготовность остальных контрагентов к переходу на электронную документацию, следовательно, электронный формат взаимодействия не является для заказчика приоритетным, сравнимым или возможно превышающим объемы бумажного документооборота, что не даст возможности сократить затраты и получить выгоды от использования системы электронного документооборота в полном объеме [5].

На основании вышеизложенного можно сформулировать следующие выводы. Внедрение системы электронного документооборота — это многосторонний и сложный процесс, эффективность которого зависит от степени изучения и проведенного анализа [1]. На данный момент Россия существенно отстает от европейских стран в сфере развития систем электронного документооборота и управления документацией. Данная проблема требует комплексного решения как с позиции пересмотра правового регулирования, а также стандартов, используемых в области электронного документооборота, так и с позиции обучения и изменения образа мышления управленческих кадров в отношении к системам электронного документооборота в государственных учреждениях и предприятиях бизнеса. Именно последнее позволит кардинально поменять ситуацию и ускорить процесс внедрения, но для этого необходима грамотная подача информации о названных системах, правовое регулирование всех возможных аспектов и содействие со стороны государства.

Литература:

  1. Кулинич М., Комахидзе М., Лукьянова А. С. Риски внедрения системы электронного документооборота и способы их преодоления // Вестник донского государственного технического университета. — 2014. — Т.14. — 4 (79). — С. 227–232.
  2. Пронин Я. В. Внедрение электронного документооборота в государственных организациях и предприятиях бизнеса: существующие проблемы и перспективы развития // Формирование электронной культуры в процессе непрерывного образования: проблемы и перспективы: сборник научных трудов участников III Международной междисциплинарной конференции. — СПб.: Издательство Санкт-Петербургского университета технологий управления и экономики. — 2017. — С. 214–222.
  3. Чесноков С. В. Внедрение электронного документооборота в российских организациях // Бухгалтер и закон. — 2015. — 1 (173). — С. 40–44.
  4. Плюсы и минусы электронного оборота документов [Электронный ресурс] // Эксперт Online 2016 URL: http://expert.ru/2016/06/24/plyusyi-i-minusyi-elektronnogo-oborota-dokumentov/ (дата обращения: 19.02.2018).
  5. Что тормозит развитие электронного документооборота в России [Электронный ресурс] // Расчетный центр «Практик». URL: https://habrahabr.ru/company/a-practic/blog/232065/ (дата обращения: 20.02.2018).
Основные термины (генерируются автоматически): электронный документооборот, электронный документ, электронная документация, Россия, документ, бумажный документооборот, бумажная документация, правовое регулирование, возможность, электронный вид.

Похожие статьи

Проблема соотношения бумажного и электронного...

...(генерируются автоматически): электронный документооборот, электронная документация, электронный документ, Россия, документ, бумажный документооборот, бумажная документация, правовое регулирование, электронный вид, возможность.

Проблемы правового регулирования электронного...

электронный документооборот, документ, электронная подпись, проблема, арбитражный суд, подпись, длительное хранение, внедрение, электронная цифровая подпись, правовое регулирование.

Система электронного документооборота в органах...

документ, электронный документооборот, электронный вид, электронный документ, электронная подпись, программное обеспечение, электронный архив, бумажный вид, бумажный подлинник, бумажная форма. Электронная подпись, как необходимый атрибут...

электронный документооборот, документ, электронная...

электронный документооборот, электронная документация, электронный документ, Россия, документ, бумажный документооборот, бумажная документация, правовое регулирование, электронный вид... Обсуждение. Социальные комментарии Cackle.

документ, электронный документооборот, электронный вид...

электронный документооборот, документ, электронная подпись, проблема, арбитражный суд, подпись, длительное хранение, внедрение, электронная цифровая подпись, правовое регулирование. Электронная подпись, как необходимый атрибут электронного...

Электронный документооборот охватывает сверх того стадии...

Ключевые слова:электронные документы, документооборот, СЭД, ДОУ.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами...

Проблемы правового регулирования электронного...

проблема освидетельствования электронных документов

Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот.

Преимущества и недостатки системы электронного...

электронный документ, Российская Федерация, бумажный носитель, доказательство, документ, электронная форма, электронная подпись, обеспечение доказательств, коммерческая деятельность, информация... Электронный документооборот: возможности и...

Электронный документооборот: возможности и преимущества

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Похожие статьи

Проблема соотношения бумажного и электронного...

...(генерируются автоматически): электронный документооборот, электронная документация, электронный документ, Россия, документ, бумажный документооборот, бумажная документация, правовое регулирование, электронный вид, возможность.

Проблемы правового регулирования электронного...

электронный документооборот, документ, электронная подпись, проблема, арбитражный суд, подпись, длительное хранение, внедрение, электронная цифровая подпись, правовое регулирование.

Система электронного документооборота в органах...

документ, электронный документооборот, электронный вид, электронный документ, электронная подпись, программное обеспечение, электронный архив, бумажный вид, бумажный подлинник, бумажная форма. Электронная подпись, как необходимый атрибут...

электронный документооборот, документ, электронная...

электронный документооборот, электронная документация, электронный документ, Россия, документ, бумажный документооборот, бумажная документация, правовое регулирование, электронный вид... Обсуждение. Социальные комментарии Cackle.

документ, электронный документооборот, электронный вид...

электронный документооборот, документ, электронная подпись, проблема, арбитражный суд, подпись, длительное хранение, внедрение, электронная цифровая подпись, правовое регулирование. Электронная подпись, как необходимый атрибут электронного...

Электронный документооборот охватывает сверх того стадии...

Ключевые слова:электронные документы, документооборот, СЭД, ДОУ.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами...

Проблемы правового регулирования электронного...

проблема освидетельствования электронных документов

Ключевые слова: документационное обеспечение управления, муниципальное управление, документ, делопроизводство, бумажный документооборот, электронный документооборот.

Преимущества и недостатки системы электронного...

электронный документ, Российская Федерация, бумажный носитель, доказательство, документ, электронная форма, электронная подпись, обеспечение доказательств, коммерческая деятельность, информация... Электронный документооборот: возможности и...

Электронный документооборот: возможности и преимущества

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Задать вопрос