В статье рассматривается понятие корпоративной системы управления проектами, выделяются ее преимущества. Проведенный анализ позволяет утверждать, что КСУП является эффективным инструментом для современных компаний и позволяет повышать качество проектов, снижать сроки их выполнения, совершенствовать механизмы взаимодействия между сотрудниками, сокращать затраты и оптимизировать ресурсы.
Ключевые слова: корпоративная система управления проектами , проект, управление проектом, организационная структура.
В условиях постоянной конкурентной борьбы на рынке любая компания должна быть готова к постоянному развитию и адаптации к внешней среде. Одним из эффективных подходов введения бизнеса является система управления проектами.
В связи с этим, разрешить данную проблему можно путем внедрения в организацию корпоративной системы управления проектами (КСУП).
КСУП — это комплекс методических, организационных и информационных средств, поддерживающих процессы управления проектами в компании. Данная система позволяет: усилить контроль качества исполнения сроков и бюджета проекта; повысить эффективность использования ресурсов компании; четко разделить ответственность и полномочия между ролями в проектном управлении.
Каждый руководитель стремится, чтобы поручения и срочные задачи выполнялись при его минимальном участии, поэтому при рациональном внедрении корпоративной системы управления проектами руководитель значительно экономит время на осуществление контроля над текущими проектами. В связи с этим, КСУП должна быть хорошо отлаженным организационным механизмом, который будет работать четко и по определенным правилам, будет «прозрачным» для руководителей и сотрудников, будет не зависеть от человеческого фактора и своевременно информировать о возникающих проблемах. Построение системы корпоративного управления проектами индивидуальный процесс и разрабатывается с учетом специфики деятельности компании.
Прежде чем начинать разрабатывать КСУП, необходимо определить, что в компании будут понимать под определением «проект». Многие руководители испытывают сложность уже на данном этапе, т. к. не могут определить основные требования, выдвигаемые к проекту, что в дальнейшем вызывает трудности в использовании данной системы.
Институт Управления Проектами (PMI), США, определяет проект как временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг или результатов. Согласно Международной ассоциации управления проектами (IPMA), проект — это целенаправленная деятельность временного характера, предназначенная для создания уникального продукта или услуги. Английская Ассоциация проект-менеджеров, Великобритания дает следующую трактовку: проект — это отдельное предприятие с определенными целями, часто включающее требования по времени, стоимости и качеству достигаемых результатов [3].
Необходимо понимать, что проект — это сложный бизнес-процесс. Например, сложность может быть обусловлена тем, что один проект выполняется сотрудниками из разных отделов, либо одни и те же ресурсы используются разными подразделениями и т. д. Следовательно, чем больше участников и чем больше объем проекта, тем сильнее необходимость в делегировании полномочий на уровень руководителей проектов и потребность в проектном методе управления проектами.
Следует отметить, что в каждой компании процесс управления проектами зависит от специфики бизнеса и сложности поставленных задач. В основе проектного подхода должны лежать четкие правила, которые будут учитывать затраты на оплату труда руководителя и членов проектной команды. Компании часто разрабатывают два варианта процедуры управления проектами: для сложных проектов, где используется более дорогостоящая и сложная процедура, и для простых — упрощенная, с меньшим пакетом документов, минимальной отчетностью и т. д.
Итак, определив, что в компании понимается под проектом, следует обозначить, что станет подразумеваться под корпоративной системой управления проектами.
Одной из основных задач КСУП является повышение эффективности показателей компании, ее рентабельности. Данная задача требует введение новых управленческих процедур увеличивающие стоимость управления. В связи с этим, возникает вопрос: «Как окупать затраты на управление, чтобы они не становились дополнительной статьей расходов?». Во-первых, необходимо составить четкий список критериев, который будет определять какую деятельность можно называть проектной. Во-вторых, «тормозить» управление проектами может несоответствие между организационной культурой компании и типами проектов. Организационная структура компании, как правило, инертна, стабильна, и может не меняться длительное время. Следовательно, необходимо постоянно адаптировать систему отношений между сотрудниками и организационной структурой, путем регламентно-нормативной документации [2].
В регламенте прописываются роли участников, их зоны ответственности и полномочия в процессе реализации проекта, описывается взаимодействие между руководителем проекта и функциональными руководителями, разрабатываются шаблоны документов и инструкции. Также в регламенте описываются признаки, по которым деятельность считается проектом, и принципы классификации проектов.
Например, если компания только начинает реализовывать проект, т. е. находится на стадии инициации, то проект требует разработку максимально простой и эффективной методологии, которая будет «работать» на благо. По ходу реализации проекта КСУП можно корректировать и дополнять.
В результате внедрения единой системы управления проектами должны быть созданы следующие элементы:
– регламент единых требований к проектам;
– типовая организационная структура управления проектами, интегрированная в организационную структуру компании;
– единая документация и информационная система;
– квалифицированный персонал [2].
Эффективность КСУП заключается в том, что она пронизывает все сферы компании и «заставляет» их взаимодействовать в рамках одной целостной системы. Основой эффективной работы КСУП является система сбалансированных показателей, т. е. анализ различных сфер деятельности компании (персонал, внутренние процессы, финансы и пр.) их взаимодействие и воздействие на реализацию стратегических целей. Только тогда КСУП осуществляет полную настройку на специфику деятельности компании, отрабатывает все механизмы взаимодействия и применяет средства поддержки принятия решений, можно говорить о том, что КСУП была эффективно сформирована в компании.
На сегодняшний день внедрение корпоративной системы управления проектами является непростой и затратной процедурой, однако, при ее успешном внедрении результаты эффективны и не заставят себя ждать, т. к. это вклад в рост и развитие компании. В организации с развитой КСУП повышается качество проектов и снижаются сроки их выполнения, совершенствуются механизмы взаимодействия между сотрудниками, сокращаются затраты и оптимизируются ресурсы. В конечном счете, все подразделения работают как целостный единый организм, позволяя компании не терять свою конкурентоспособность и успешно функционировать на рынке.
Литература:
- Богданов В. В., Управление проектами. Корпоративная система — шаг за шагом. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2012. — 248 с.
- Ньютон Р., Управление проектами от А до Я. — Прав-ль: Альпина Диджитал, 2016. — 130 с.
- Афонин, А. М. Управление проектами / А. М. Афонин, Ю. Н. Царегородцев, С. А. Петрова. — М.: Форум, 2020. — 184 c.
