Кадровое делопроизводство включает в себя комплекс процедур, направленных на оформление трудовых отношений между работодателем и работником. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возложена на специалиста, ответственного за кадровое делопроизводство. В его обязанности по ведению кадрового делопроизводства входит выполнение следующих функций:
— ведет кадровый учет: оформляет документы, сопровождающие такие кадровые процедуры, как прием на работу, перевод, увольнение, предоставление отпуска, поощрение, дисциплинарное взыскание;
— оформляет трудовые договора и дополнительные соглашения, вносит в них корректив, уведомляет работников об изменении условий работы;
— ведет и хранит трудовые книжки, предоставляет сведения о работе гражданина в Пенсионный фонд Российской Федерации;
— заводит и обновляет личные карточки и личные дела работников госархива, ведет электронную базу данных о работниках;
— подготавливает и передает на архивное хранение документы по личному составу;
— занимается вопросами профессиональной подготовки и переподготовки работников: отвечает за проведение аттестаций, выдачу направлений на обучение и оформление других документов, связанных с повышением квалификации или переподготовкой специалистов;
— подготавливает отчеты для органов надзора и контроля;
— разрабатывает локальные нормативные акты, которые имеют непосредственное отношение к личному составу госархива;
— оформляет и выдает справки, подтверждающие факт работы в госархиве.
Таким образом, специалист, отвечающий за кадровое делопроизводство в госархиве, выполняет все задачи, связанные с кадровым делопроизводством от участия в собеседованиях до учета отработанного времени. Систематизировать всю информацию и документацию в кадровом делопроизводстве помогает инструкция по кадровому делопроизводству.
Инструкция — это правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц [2, с. 158]. Определение термина «инструкция по кадровому делопроизводству» не существует, но из приведенного выше термина «инструкция» можно сделать вывод о том, что инструкция по кадровому делопроизводству — это локальный нормативный акт, регулирующий порядок работы с кадровыми документами организации.
Инструкция по кадровому делопроизводству помогает решить ряд задач. Первая задача — это снижение временных затрат на обработку кадровых документов, путем утверждения всех шаблонов документов, очередность их оформления и порядок прохождения в госархиве, утверждения самого перечня документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия. Удачно разработанная инструкция по кадровому делопроизводству создает условия к тому, что новые сотрудники, пришедшие в кадровую службу, смогут быстро разобраться в нюансах работы госархива. Типовой инструкции по кадровому делопроизводству в современном законодательстве не установлено, поэтому инструкция по кадровому делопроизводству разрабатывается для конкретной организации и закрепляет особенности оформления кадровых документов в локальном нормативном акте. Инструкция по кадровому делопроизводству разрабатывается на основании следующих нормативно-правовых актов:
— Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 (в ред. от 01.01.2021);
— Федерального закона Российской Федерации «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» от 16.12.2019 № 439-ФЗ;
— Постановления Правительства Российской Федерации «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») от 16.04.2003 № 225 (ред. От 25.03.2013);
— Постановления Министерства труда Российской Федерации «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» от 10.10.2003 № 69 (в ред. От 31.10.2016);
— Постановления Госкомстата Российской Федерации «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1;
— Приказа Росархива от 02.03.2020 № 24 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях» (Зарегистрировано в Минюсте России 20.05.2020 № 58396);
— ГОСТ Р 7.0.97–2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
Согласно статье № 8 Трудового кодекса Российской Федерации, инструкция по кадровому делопроизводству разрабатывается индивидуально для каждой конкретной организации и состоит из нескольких частей: общие положения, тематические разделы и приложения [1]. В разделе «Общие положения» разъясняются цели и задачи инструкции, указываются законодательные и нормативно-правовые акты, на основании которых и была составлена инструкция.
В тематических разделах указываются порядок оформления основных кадровых процедур, таких как прием, перевод, предоставление отпусков, увольнение и т. п. Каждый раздел содержит перечень документов и порядок их оформления, необходимых для тех или иных действий. В приложении содержаться образцы документов.
Таким образом, инструкция составляется в целях совершенствования работы с кадровыми документами и направлена на четкую и оперативную организацию всей деятельности специалиста, ответственного за ведение кадрового делопроизводства в госархиве. Инструкция предназначена для решения задач по ведению правильного и единого кадрового делопроизводства для обеспечения своевременного учета движения кадрового состава. Инструкция устанавливает технологию работы с документами по личному составу и регламентирует правила создания, оформления, утверждения, прохождения и хранения кадровых документов.
Литература:
- Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 (в ред. от 01.01.2021). — Собрание законодательства РФ. — 2002. — № 1. — Ст. 3.; Справочно-правовая система «КонсультантПлюс». URL: https://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc&base=LAW&n=370225&dst=0&rnd=5A539D6D789897A4DD6F143778B3D321#038655232480889046 (дата обращения 04.01.2021).
- Кустова Е. И. Психология делового общения / Е. И. Кустова. — Санкт-Петербург: Ленинградский государственный университет имени А. С. Пушкина, 2016. — С.280.
- Скорикова К. А., Фатеева Н. Б., Петрова Л. Н. Совершенствование кадрового и документационного обеспечения системы управления персоналом в организации / К. А. Скорикова, Н. Б. Фатеева, Л. Н. Петрова // Молодежь и наука. — 2019. — № 4. — С.102.
- Дудина Е. О., Миронова И. И. Кадровый учет кадровое делопроизводство в организации / Е. О. Дудина, И. И. Миронова // — Сборник научных трудовой. — 2019. — С. 48–52.
- Ловчева А. Я. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практическое пособие / А. Я. Ловчева, Е. Н. Галкина, Е. В. Гурова. — М.: Проспект, 2013. — 80 с.
- Разгонова Е. Ю. Кадровое делопроизводство / Е. Ю. Разгонова. — Молодежь и наука. — 2017. — № 4–1. — С.142.
