Разработка документации по проекту как форма письменных коммуникаций



В данной статье автором рассматривается проектная документация как форма письменных коммуникаций, выделяются основные функции письменных коммуникации. Документация по проекту выполняет одну из важных функций письменных коммуникаций — хранение, передача и учет информации. Несмотря на активное развитие технологий, письменные коммуникации, в частности, разработка документации по проекту является значимой частью делового мира.

Ключевые слова: письменные коммуникации, проект, документация по проекту.

Коммуникации являются неотъемлемой частью жизни человека и функционирования организации. В широком смысле слова коммуникации предполагают обмен информацией определённого характера для устранения нехватки сведений о чем-либо и снижения степени неясности или неопределённости.

Коммуникации служат каналом для передачи необходимой информации от руководства к исполнителям и обратно. Наличие отлаженной системы информационного взаимодействия в компании является основой для успешного функционирования организации и осуществления управления процессами внутри нее в соответствии с поставленными целями [11, 12].

В целом сущность коммуникаций можно раскрыть через ряд основных функций, представленных на рисунке 1 [7].

Рис. 1. Основные функции коммуникаций

Рассмотрим более подробно представленные функции коммуникаций [6].

Информационная функция связана с обменом собеседниками необходимыми сведениями, знаниями для удовлетворения потребности в получении определенного рода информации.

Социальная функция реализует необходимость людей общаться ввиду потребности принадлежать к определенному социуму. Благодаря социальной функции коммуникаций формируется некая общность людей на основе единых ценностей и норм поведения. Психологическая функция способствует формированию и развитию межличностных отношений, сознания людей, обеспечивает их эмоциональное равновесие. Реализация оценочной функции связана с эмоциональным выражением отношения собеседников к обсуждаемому вопросу или проблеме. В результате происходит выражение эмоций и формирование личностных оценок по предмету обсуждения. Фатическая функция связана с установлением контакта между общающимися, что возможно за счет коммуникаций.

Для реализации рассмотренных функций могут использоваться различные виды коммуникаций. На рисунке 2 представим их классификацию [2, 10].

Представленная на рисунке 2 классификация коммуникаций не является исчерпывающей, поскольку существует больше ее признаков. Однако в рамках данной статьи ограничимся видами коммуникаций, отраженных на рисунке 2. Исходя из тематики нашего исследования его предметом являются вербальные формальные письменные коммуникации.

Рис. 2. Основные виды коммуникаций

В настоящее время в условиях бурного развития техники и технологий роль и значимость письменных коммуникаций существенным образом изменилась. Тем не менее, в формальных коммуникациях их письменная форма является самостоятельным блоком. Это объясняется рядом причин, среди которых можно отметить [9]:

– необходимость сохранения сообщения;

– письменное доказательство какого-либо факта, явления;

– объяснение сложного вопроса;

– официальная передача информации;

– доведение до сведения нескольких людей одного и того же сообщения.

Как видно из представленных оснований значимости письменных коммуникаций, никакая другая форма коммуникаций не сможет реализовать данные задачи. Исходя из этого, представим на рисунке 3 основные функции письменных коммуникаций [5].

Рис. 3. Основные функции письменных коммуникаций

Итак, письменные коммуникации позволяют зафиксировать определённую информацию для ее хранения в течение некоторого периода времени и возможности ознакомления разных пользователей с целью развития деловых отношений или подтверждения какого-либо факта, явления. Функционал письменных коммуникаций позволяет определить их преимущества [4]:

– длительное хранение информации без изменения ее содержания;

– возможность многократного использования информации неограниченным количеством пользователей;

– инструмент для поддержания и развития деловых отношений;

– основа для формирования новых сведений или массива информации.

Изучив содержание и сущность письменных коммуникаций, рассмотрим возможность отнесения документации по проекту к данной форме коммуникаций.

Прежде всего, отметим, что проект — это комплекс взаимосвязанных мероприятий, ограниченных по времени и ресурсам и имеющих в итоге уникальный результат. В соответствии с идеологией проектного управления, для успешной реализации любого проекта необходимо разработать документацию по нему, начиная с паспорта проекта и заканчивая отчетом о его завершении. Поэтому можно сделать вывод, что письменная форма коммуникаций играет достаточно большую роль в проектном управлении [8].

Паспорт проекта находит свое продолжение в Уставе проекта, календарном плане проекта и т. д. После этого содержание проекта детализируется по установленным этапам и соответствующим исполнителям. В результате разрабатываются Стандарты выполнения определённых процессов и регламенты для исполнителей. Такой подход позволяет избежать непроизводительных действий и операций и сосредоточиться только на процессах, выделенных в качестве тех, которые позволяют достичь цели проекта. Кроме этого, минимизируется вероятность совершения ошибки исполнителем, так как в регламентах и стандартах четко прописана последовательность действий, сроки выполнения каждого этапа, используемые инструменты и технологии, необходимые коммуникации [3].

Основываясь на вышеизложенном, можно сделать вывод, что разработка документации по проекту, несомненно, относится к письменной форме коммуникаций. Подтверждением данному выводу служит наличие следующих признаков письменных коммуникаций. Рассмотрим подробнее.

Итак, документация по проекту фиксирует определённую информацию, которая хранится и используется в течение периода реализации проекта. Проектная документация адресована разным пользователем в зависимости от их роли в проекте.

На основе алгоритмов, отраженных в документации проекта, выстраиваются деловые взаимоотношения между сотрудниками-участниками проекта, выполняются определённые операции и процессы. Кроме этого документация по проекту может содержать административно-распорядительные документы, через которые отражается управленческая воля руководителей проекта и задается вектор движения к результатам проекта. Как было отмечено выше, эффективность коммуникаций определяется наличием обратной связи. В качестве таковой выступают отчеты, которые исполнители направляют руководителю проекта или проектной команды. По итогам выполнения проекта формируется общий отчет, который отражает уровень выполнения каждого этапа [1].

Документация по проекту выполняет одну из важных функций письменных коммуникаций — хранение, передача и учет информации. Причем выполнение данной функций особенно необходимо для реализации проекта. Каждый последующий этап проекта, как правило, основывается на результатах предыдущего, одновременно фиксируя в документах полученные итоги. Это означает, что без использования письменной формы коммуникаций, реализация проекта была бы достаточно затруднительной.

Обобщая рассмотренные выше особенности и реализуемые задачи документации по проекту, можно сделать вывод, что она являются одним из видов письменных коммуникаций. Письменные коммуникации, несмотря на активное развитие и внедрение цифровых технологий, играют значительную роль в современном деловом мире. Различные виды письменных коммуникаций осуществляют важные функции по фиксации, хранению, передачи информации для формирования новых сведений различными пользователями в течение неограниченного периода времени.

Литература:

1. Гутнов Р. Р. Проектно-ориентированное управление человеческими ресурсами организации: монография / Р Р. Гутнов. — 2-е изд. — Москва; Челябинск: Социум, 2020. — 216 с. — (Монография). — Режим доступа: https://znanium.com/catalog/product/1209529 (дата обращения: 29.10.2020). — Режим доступа: по подписке.
2. Зверева Н. Правила делового общения: 33 «нельзя» и 33 «можно» / Зверева Н. — Москва: Альпина Пабл., 2016. — 138 с. — Текст: электронный. — Режим доступа: https://znanium.com/catalog/product/916112 (дата обращения: 29.10.2020). — Режим доступа: по подписке.
3. Зуб А. Т. Управление проектами: учебник и практикум для вузов / А. Т. Зуб. — Москва: Издательство Юрайт, 2020. — 422 с. — (Высшее образование). — Текст: электронныйю — Режим доступа: https://urait.ru/bcode/450229 (дата обращения: 29.10.2020).
4. Одегов, Ю. Г. Управление персоналом: учебник и практикум для вузов / Ю. Г. Одегов, Г. Г. Руденко. — 2-е изд., перераб. и доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2020. — 467 с. — (Высшее образование). — Текст: электронный. — Режим доступа: https://urait.ru/bcode/449872 (дата обращения: 30.09.2020).
5. Павлова Л. Г., Кашаева Е. Ю. Коммуникативная эффективность делового общения: Монография.– 2-е изд. — М.: РИОР: ИНФРА-М, 2016. — 169 с.
6. Реутова Е. А. Психология делового общения: учебное пособие / Новосиб. гос. аграр. ун-т. ИЗОП; сост. е. А. Реутова, В. Г. Шефель, Н. Д. Миненок. — Новосибирск: Изд-во НГАУ, 2013. — 109 с. — Текст: электронный. — Режим доступа: https://znanium.com/catalog/product/516532 (дата обращения: 29.10.2020). — Режим доступа: по подписке.
7. Скибицкая И. Ю. Деловое общение: учебник и практикум для вузов / И. Ю. Скибицкая, Э. Г. Скибицкий. — Москва: Издательство Юрайт, 2020. — 247 с. — (Высшее образование). — Текст: электронный — Режим доступа: https://urait.ru/bcode/455216 (дата обращения: 29.10.2020).
8. Управление проектами: учебник и практикум для вузов / А. И. Балашов, Е. М. Рогова, М. В. Тихонова, Е. А. Ткаченко; под общей редакцией Е. М. Роговой. — Москва: Издательство Юрайт, 2020. — 383 с. — (Высшее образование). — Текст: электронный. — Режим доступа: https://urait.ru/bcode/449791 (дата обращения: 29.10.2020).
9. Чернышова Л. И. Этика, культура и этикет делового общения: учебное пособие для вузов / Л. И. Чернышова. — Москва: Издательство Юрайт, 2020. — 161 с. — (Высшее образование). — Текст: электронный — Режим доступа: https://urait.ru/bcode/451154 (дата обращения: 29.10.2020).
10. Шутая Н. К. Теория и практика делового общения: учебное пособие / Н. К. Шутая, О. О. Румянцева. — Москва: РГУП, 2018. — 120 с. — Текст: электронный. — Режим доступа: https://znanium.com/catalog/product/1195554 (дата обращения: 29.10.2020). — Режим доступа: по подписке.
11. Яценко В. В., Найдис И. О. Коммуникативная компетенция и компетентность: ретроспективный анализ и современные реалии // Компетентность. — 2020. — № 1. –С. 9–17.
12. Яценко В. В., Яценко Р. Д. Эффективное управление командой и организация коммуникаций проекта // Дискуссия. — 2017. — № 6 (80). — С. — 64–68.