Автоматизация бизнеса — это частичный или полный перевод стереотипных операций и бизнес-задач под контроль специализированной информационной системы, или программно-аппаратного комплекса. Результатом может выступать высвобождение финансовых и человеческих ресурсов с целью увеличения эффективности стратегического управления и производительности труда.
Выделим основные задачи автоматизации:
– повышение качества обслуживания клиентов.
– эффективная поддержка оперативной деятельности предприятия, организация учета и контроля;
– оптимизация затрат на персонал, увеличение эффективности использования рабочего времени путем освобождения сотрудников от рутинной работы;
– быстрое получение отчетов о состоянии дел в компании за любой период времени;
– сведение к минимуму негативного влияния «человеческого фактора» на важнейшие бизнес-процессы;
– безопасное хранение информации;
– подготовка любых документов для партнеров, включая накладные, счет-фактуры, акты сверки и деловые предложения;
Автоматизация бизнес-процессов может существенно повысить качество управления в компании и качество ее продукта.
В результате автоматизации управления бизнес-процессами руководитель предприятия получает больше информации для анализа бизнес-процессов в виде подробных аналитических отчетов и имеет возможность качественно управлять компанией с учетом внешних и внутренних показателей.
Одним из основных условий автоматизации бизнеса является применение предприятием процессного подхода. Под этим термином понимают подход, определяющий рассмотрение деятельности компании как сети бизнес-процессов, неразрывно связанных с ее основными целями, задачами и миссией. Процессный подход, в отличие от преобладающего во многих компаниях структурного подхода, ориентирован не на существующую организационную структуру предприятия, а на реальные бизнес-процессы, конечным результатом которых является создание услуги или продукта.
Процессный подход к управлению рассматривает компанию как сеть связанных между собой бизнес-процессов, а не совокупность разрозненных функций. Каждый бизнес-процесс представляется последовательностью операций, которые нацелены на достижение определенного результата. В сравнении с функциональным, процессный подход к управлению в большей степени ориентирует организацию на результат. Процессная группировка работ ориентирует любую деятельность на получение результата, который может быть объективно оценен потребителем вне или внутри компании [1, с. 89].
Каждый бизнес-процесс в компании состоит из набора отдельных операций с порядком выполнения, определяемым технологией или инструкциями. Необходимыми характеристиками бизнес-процесса считаются маршруты и правила, а также входы, выходы, потребляемые ресурсы, участники и владельцы [2, c. 127].
Функционально-стоимостной анализ (ФСА) позволяет выполнить следующие виды работ:
– формирование оперативной информации об эффективности деятельности центров ответственности на предприятии;
– определение и проведение общего анализа себестоимости бизнес-процессов на предприятии (маркетинг, производство продукции и оказание услуг, сбыт, менеджмент качества, техническое и гарантийное обслуживание и др.);
– проведение сравнительного анализа и обоснование выбора рационального варианта технологии реализации бизнес-процессов;
– проведение функционального анализа, связанного с установлением и обоснованием выполняемых структурными подразделениями предприятий функций с целью обеспечения выпуска высокого качества продукции и оказания услуг;
– определение и анализ основных, дополнительных и ненужных функциональных затрат;
– сравнительный анализ альтернативных вариантов снижения затрат в производстве, сбыте и управлении за счёт упорядочения функций структурных подразделений предприятия;
– анализ интегрированного улучшения результатов деятельности предприятия и др.
Построить правильный бизнес, не экспериментируя над компанией и сотрудниками, можно используя методы «имитационное моделирование» и «функционально-стоимостной анализ» (ФСА).
Имитационное моделирование — метод исследования, позволяющий проанализировать систему, не изменяя её. Это возможно благодаря тому, что изучаемая система заменяется имитирующей. Эксперименты проводятся с имитирующей системой, при этом полученная в результате информация характеризует изучаемую систему. Говоря об анализе деятельности компании, метод позволяет сымитировать выполнение модели бизнес-процессов так, как оно происходило бы в действительности, и получить реальную оценку длительности каждого процесса.
Функционально-стоимостной анализ — инструмент, предназначенный для оценки себестоимости продукта (услуги). Проведение функционально-стоимостного анализа позволяет получить оценку себестоимости через управление процессами, направленными на производство продукта или оказание услуги. В этом состоит отличие метода функционально-стоимостного анализа бизнес-процессов от традиционных финансовых методов учёта затрат, в рамках которых деятельность компании оценивается по функциональным операциям, а не по конкретным продуктам (услугам), предоставляемым заказчику [3, с. 253].
Для примера рассмотрим автоматизацию бизнес-процессов, протекающих на автозаправочных станциях (АЗС). Одной из основных проблем является проблема выбора оптимального количества топливораздаточных колонок. Для проведения функционально-стоимостного анализа выберем процесс обслуживания клиентов в час-пик, так как на многих АЗС наблюдается проблема очередей во время большей активности клиентов и это является актуальным вопросом.
Для выполнения функционально-стоимостного анализа применим имитационное моделирование с помощью программы Business Studio. В системе Business Studio методы функционально-стоимостного анализа и имитационного моделирования используются параллельно. Функционально-стоимостной анализ необходим для расчёта стоимости процесса. Стоимость процесса рассчитывается путём переноса стоимости ресурсов на стоимость выполняемых шагов процесса. Задача имитационного моделирования — рассчитать длительность каждого шага процесса.
На автозаправочной станции можно выделить ряд таких бизнес-процессов, как:
– прием топлива;
– хранение топлива;
– продажа топлива;
– продажа сопутствующих товаров.
Для анализа, выберем бизнес-процесс — продажа топлива. На первом этапе составляется модель бизнес-процесса. Рассматривается процесс распределения новых клиентов МАЗС во время наибольшего потока потребителей за сутки (час-пик). Результат отражён на рисунке 1.
Рис. 1. Процесс распределения новых клиентов в час-пик
Далее задаётся для каждой операции её свойства, ограничения и характеристики. Так как анализируется проблема очередей в час-пик, то операция «приехал клиент» задаётся с ограничением по времени.
После приезда на МАЗС клиент оценивает ситуацию с наличием свободных колонок и у него есть выбор: ждать или заправить машину в городе на другой заправке без очереди.
Предположим, что среднестатистический клиент будет ожидать около 10 минут. Возможность развития событий по этим двум сценариям учитывает функция XOR. Далее события развиваются по двум возможным направлениям: клиент соглашается на ожидание и успешно пользуется услугами МАЗС, или клиент отказывается ждать и уезжает, что приводит к потере прибыли и ухудшению имиджа организации.
Задаётся время выполнения каждой операции. Некоторые из них являются случайными величинами (например, операция «заправка»), другие имеют ограничения по времени (например, «открытие\закрытие топливного бака»).
Устанавливается ограничение по количеству колонок и их пропускной способности.
После успешного формирования требуемых условий и задания необходимых параметров, выполняется функция Business Studio — «имитация процесса». Данная функция позволяет сымитировать процесс, не прибегая к экспериментам над компанией и её сотрудниками и при этом моделирует результат и пошаговое выполнение заданного бизнес-процесса.
По результатам выполнения имитации программа составляет отчет, в котором отображается общее количество клиентов, приехавших на АЗС и количество клиентов, которые покинули территорию, не дождавшись заправки.
С помощью данного программного продукта можно выявить сколько клиентов остается на заправке, а сколько уезжает. В противном случае можно найти решение, если много клиентов покинуло территорию АЗС не заправившись из-за больших очередей.
Одним из направлений повышения эффективности принятия управленческих решений в компании могут стать информационные системы. Информационные системы формируются как интегрированные системы, поддерживающие все направления деятельности организации, включая финансы, снабжение, складское хозяйство, транспортные перевозки, торговое обслуживание населения города, проектные работы по ремонту и реконструкции торговой сети. Данная информационная система позволит отслеживать критические параметры, по оценке деятельности организации.
Итак, функционально-стоимостной анализ — довольно сложный процесс. В отличие от классических методов, ФСА предполагает использование и таких неопределённых факторов как субъективное восприятие и понимание проблемы. Однако, несмотря на сравнительно недавнее появление ФСА эта область уже достаточно хорошо изучена в основном благодаря математикам.
Кроме того, можно сделать вывод о том, что автоматизация процессного управления играет важную роль в управлении компании. Автоматизация бизнес-процессов может существенно повысить качество управления в компании и качество ее продукта.
Для осуществления моделирования и анализа применялась программа Business Studio, которая упрощает процесс моделирования и помогает спрогнозировать любые изменения в бизнес-процессе и их последствия.
Литература:
- Репин, В. В. Бизнес-процессы компании: построение, анализ, регламентация: учеб. Пособие. — М.: РИА «Стандарты и качество», 2007. — 240 с.
- Журавлёв, П. В., Купалов М. Н. Мировой опыт в управлении: учеб. Пособие. — М.: Экономика, 2010. — 267с.
- Шамов, О. В. Современные концепции и методы управления: моногр. —Гродно: ГрГУ, 2011. — 309 с.
