На сегодняшний день ни одно успешное предприятие, преследующее цель стать конкурентоспособным, не сможет существовать без анализа процессов, протекающих на этом предприятии. Именно анализ помогает выявить наиболее уязвимые места и недостатки всех направлений деятельности. Заключением анализа является пересмотр политик компании, будь то введение новых методов управления, поиск других каналов сбыта, или внедрение современного программного обеспечения, как правило, альтернатив бесконечное множество.
Как следствие, непостоянство внешней среды вынуждает компании быстро реагировать на любые изменения, и чаще всего эти изменения требуют немалых финансовых вложений. И верно говорят, что цель оправдывает средства, ведь нововведения чаще приносят пользу компании, нежели убытки.
Бизнес-процессы называют стартовой точкой функционирования любой компания. Они зависят от цели деятельности фирмы и ее задач, как субъекта рынка. Деловые процессы предполагают выполнение различных видов работ, в ходе которых производят товары или услуги, а затем, на их основе, данный субъект рынка занимается продажей, поставкой, созданием продукта (или занимается всем этим в совокупности). Каждый вид работ входит в состав комплексного процесса хозяйственной деятельности, и им присущи соответствующие временные характеристики, устанавливающие этапы работ, с учетом продолжительности их выполнения.
Автоматизация управления бизнесом, как следствие анализа деловых процессов, позволяет существенно сэкономить на затратах для оплаты труда, снизить расходы ресурсов, а также дает возможность качественно управлять компанией. Конечная цель автоматизации управления — рост эффективности деятельности управляемого объекта. Эффективность оправдана в том случае, если чистый прирост экономической эффективности дает ощутимый результат в экономии затрат на производство и реализацию единицы продукции.
Однако, случаи неудачных попыток автоматизации на предприятии встречаются нередко. И потому прежде, чем заняться таким дорогостоящим и не менее трудоемким процессом, желательно установить, зачем эта автоматизация вообще нужна и какие недостатки она сможет решить в будущем.
Людей, занимающихся анализом процессов деятельности компании, называют специалистами группы оптимизации бизнес-процессов. Представители этой профессии занимаются развитием и поддержанием методологии моделирования деловых процессов компании, а также их реинжинирингом и оптимизацией. Они делят процесс автоматизации следующие этапы:
– анализ, пересмотр деловых процессов и их адаптация;
– определение необходимости в автоматизации;
– подбор софт решений (разработка специализированного ПО);
– внедрение софта в компанию, обучение сотрудников его использованию.
Немного отойдя от темы, в компьютерном сленге альтернативой словосочетания «программное обеспечение» используют слово «софт» («software» с английского). Его в 1958 году применил математик из США Джон Тьюки в одной из своих статей.
Возвращаясь к теме, первые два этапа, то есть анализ деловых процессов и определение автоматизации ничем не уступают двум последним. Но сначала стоит начать с определений, и потому бизнес-процесс — это совокупность регламентированных и идущих в определенном порядке работ, которые посредством управления имеющимися ресурсами, преобразуют входы процесса в выходы, в дальнейшем представляющие ценность для потребителя [3, с.214].
Но если рассматривать деловые процессы с позиции IT (информационных технологий), определение будет звучать следующим образом, то есть бизнес-процесс — это устойчивая последовательность работ, относящаяся к хозяйственной (производственной) деятельности компании и ориентированная на создание конечной стоимости. Стоит акцентировать внимание на том, что любые бизнес-процессы содержат в себе иерархическую структуру взаимосвязанных действий, которые ориентированы на достижение цели. Как правило, к такой цели относится увеличение прибыли, в следствии анализа бизнес-процессов и уменьшения совокупных затрат. Потому нередко с помощью автоматизации руководители стремятся упорядочить работу своего предприятия.
Но для чего необходим анализ этих процессов? Главная цель анализа деловых процессов компании — улучшение функционирования отделов предприятия и принятие подходящих управленческих решений для обеспечения бесперебойного развития, достижения конкурентоспособности и так далее. Для этого анализ должен быть системным исследованием внешних, а также внутренних факторов компании. Потому успешная реализация цели анализа деловых процессов предполагает решение следующих задач:
– определение экономической эффективности использования ресурсов компании;
– оценка показателей деятельности компании;
– обоснование мероприятий, направленных на автоматизацию бизнес-процессов компании;
– исследование факторов внешней и внутренней среды компании;
– оценка степени использования возможностей компании.
Специалисты группы оптимизации бизнес-процессов в своей работе используют разные программные средства, однако BPwin и ERWin компании Computer Associates входит в пятерку ведущих ПО. Пакет BPwin основывается на методологии IDEF. Его предназначение заключается в возможности создания функциональной модели и анализа деятельности предприятия. В США методология IDEF является официальным стандартом. Она представляет собой совокупность процедур, правил и методов, направленных на построения функциональной модели объекта интересующей предметной области [1, с.64].
Сам анализ бизнес-процессов подразумевает не только работу с графическими схемами, но и анализ информации по всем процессам. Есть два вида анализа: количественный и качественный. Первый подразумевает выделение проблемных областей (краткая характеристика слабых моментов в компании). Второй помогает выявить сильные и слабые стороны рассматриваемой компании, ее возможные улучшения и ухудшения экономической стабильности. Название такого анализа — SWOT, аббревиатура с английского «Strengths» (сильные стороны), «Weaknesses» (слабые стороны), «Opportunities» (возможности) и «Threats» (угрозы).
Управление фирмой сегодня крайне сложно представить без информационных технологий и систем, однако автоматизация не может исправить ошибки в организации бизнес-процессов, и об этом следует помнить.
Тем не менее, автоматизация систем управления дает возможность преобразовать предприятие в единую, слаженно функционирующую структуру, которая будет иметь простую и понятную логику, легко поддающуюся управлению и контролю. А следствием этого является рост эффективности использования ресурсов, что, в свою очередь, делает более качественной работу всего предприятия. И потому, отсюда вытекает следующее определение.
Автоматизация — одно из направлений НТП, которое использует методы математики и технические средства, отличающиеся саморегулированием. Автоматизация освобождает человека от участия во многих процессах, будь то преобразование, получения и использования энергии (материалов), или же работа с информацией. В крайнем случае, степень участия человека в этих процессах значительно сокращается [2, с. 13].
Любой офисный сотрудник согласится, что обрабатывать большой объем информации вручную — дело неблагодарное и утомительное, а при помощи устаревших систем — невозможное. А если нужная информация отсутствует, или она недостоверна, менеджеры делают ошибки, работу отделов нельзя назвать скоординированной, а это значит, что надо менять систему управления, и опять же, никакая автоматизация здесь не поможет. Потому, первым делом, руководитель должен трезво оценить ситуацию в своей компании, а потом понять, решит ли эта автоматизация проблемы, тормозящие деятельность объекта управления.
Крайне важно определить, какой именно участок работы необходимо автоматизировать на данном этапе, а это можно сделать только после детального анализа бизнес-процессов предприятия. Если же компания маленькая, это сделать не сложно. Чаще всего автоматизацию вводят в подразделениях, занимающихся налоговым и бухгалтерским учетом, или отвечающих за движение товарном материальных ценностей. Обычно процессы таких отделов автоматизируют изначально, потому и повышение их эффективности было многократно доказано.
Автоматизация в современном понятии решает следующие задачи:
– увеличение скорости обработки полученных данных;
– увеличение прозрачности бизнеса;
– контроль объемов полученной информации;
– согласование выполняемых действий;
– повышение технологичности бизнеса.
Стоит обратить внимание на то, что автоматизация не влияет на увеличение числа клиентов, своевременную подачу отчетности или определение перспектив развития компании. И потому ее необходимо проводить в случаях когда:
– необходима переориентация на новые задачи (например, выпуск другой продукции);
– изменение принципов управления или необходимость реформ;
– неудовлетворенность предприятия старой системой автоматизации;
– подготовка фирмы к продаже (автоматизация значительно увеличивает ее рыночную стоимость).
Один из способов определения, что нужно автоматизировать после детального анализа — понимание руководителем того, что не его устраивает в текущей работе компании. Причинами недовольства чаще всего выступают стоимость процесса, время его выполнения, количество сбоев и ошибок. И если планировать производство можно вручную, то точность расчетов при этом оставляет желать лучшего. Да и ошибок при таком планировании немало, соответственно и финансовые расходы оказываются неоправданно большими.
Только после проведенного анализа бизнес-процессов и принятия решения по автоматизации управления, можно переходить к выбору автоматизированной системы. Как правило, предпочтение отдают программам, которые наиболее подходят по техническим требованиям и не станут преградой для развития в будущем. Практически невозможно найти готовую систему, которая на сто процентов будет удовлетворять потребностям компании. Потому и выбирают наиболее подходящий по стоимости и набору функционала продукт.
Системы автоматизации делят на два класса:
– жесткие, например, «mySAP Business Suite» или «Oracle E-Business Suite». В России наиболее популярной системой является «Галактика». Жесткими такие системы называют из-за набора типовых настроек, которые нельзя изменять;
– гибкие, например 1С, Microsoft Axapta. Гибкие системы позволяют изменять их функции.
Такое деление свойственно всем программам, начиная от простых решений для локальных задач, и заканчивая комплексными системами автоматизации. Однако все специалисты сходятся на одном мнении, определить жесткая или гибкая система нужна можно только после предоставления информации о том, как будут изменяться бизнес-процессы предприятия в течение ближайших двух-четырех лет, а это можно сделать лишь после анализа бизнес-процессов компании. Если организации свойственная стабильность и каких-либо принципиальных изменений не планируется, целесообразно внедрить жесткую систему, в противном случае, гибкую.
В заключение можно сказать, что для того, чтобы вывести компанию на новый уровень, необходимо иметь четкое представление о том, что в ней происходит. Если не удастся это сделать собственными силами, стоит обратиться к специалистам группы автоматизации бизнес-процессов, или к бизнес-аналитикам, потому что стоимость услуг этих специалистов в результате окажется ниже, чем затраты на неудачные попытки анализа, и, как следствие, автоматизации.
Литература:
- Репин В.В, Елиферов В. И. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. — М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013.
- Зиньков И. О. Автоматизация управления. — М.: Феникс, 2006.
- Репин В. В. Бизнес-процессы компании. Построение, анализ, регламентация. — М.: Стандарты и качество, 2007.
