В статье рассмотрена автоматизация учета и управления запасами современной компании с использованием платформы «1С:Предприятие 8.3». Автор приходит к выводу, что использование рассматриваемой конфигурации позволяет значительно оптимизировать операции на указанном участке учета и управления, свести к минимуму неучтенные ТМЦ, повысить их оборачиваемость посредством отслеживания рейтинга, что будет служить не только сокращению издержек обращения и товарных потерь, но и повышению прибыльности компании.
Ключевые слова: управление запасами, учет ТМЦ, «1С:Предприятие 8.3», облачные технологии, поступление и списание ТМЦ, инвентаризация.
The article discusses the automation of accounting and inventory management of a modern company using the platform "1C: Enterprise 8.3". The author comes to the conclusion that the use of the considered configuration allows to significantly optimize the operations on the specified section of accounting and management, to minimize unaccounted-for goods and materials, to increase their turnover by tracking the rating, which will serve not only to reduce the costs of circulation and commodity losses, but also to increase the profitability of the company.
Keywords: inventory management, accounting of goods and materials, "1C: Enterprise 8.3", cloud technologies, receipt and write-off of goods and materials, inventory.
«1С:Предприятие 8.3» является системой прикладных продуктов, которые призваны эффективно решать разнообразные задачи управления современной компанией. Ее универсальность и гибкость позволяет осуществлять настройку основных параметров в соответствии с нуждами организации любого профиля, способствовать решению широкого круга задач автоматизации любых разделов учета на предприятии, а также осуществлять ведение учета по нескольким организациям в одной информационной базе [1, c. 72].
На сегодняшний день в версии 8.3 возможно применение облачных технологий и работы через Интернет. Также возможна организация работы с мобильных устройств. Создатели также ввели новую архитектуру балансировки нагрузки кластера серверов, благодаря которой администратор системы сам может определять состав компьютеров (рабочих серверов), на которых размещается кластер. Администратор устанавливает требования к рабочим серверам, менеджеры. Новая платформа способствует повышению устойчивости кластера серверов к неосторожным действиям пользователя — это позволяет новая возможность ограничения объема памяти, которая расходуется рабочими процессами, а также количества памяти, которая расходуется на один вызов рабочего процесса. Особенно актуальным это является в сфере облачных вычислений. Как существенное новшество можно отметить возможность работы в разных операционных системах, в таких, как Windows и Linux [5, c. 7].
Объем операция, которые могут быть выполнены с помощью рассматриваемой платформы, чрезвычайно широк. Однако, на наш взгляд, одно из ведущих мест занимает автоматизация процесса управления в сфере учета и управления запасами, так как данный участок работы способствует грамотной и слаженной работе всей компании в целом.
Материальные потоки — это основа хозяйственной деятельности торгового или производственного предприятия, и от рационального управления товарно-материальными ценностями, минимизации складских запасов в сочетании с гарантированным обеспечением хозяйственной деятельности зависит эффективность деятельности компании. Подсистема управления запасами способствует эффективной организации складского хозяйства, повышению производительности труда работников склада, а также сотрудников снабженческо-сбытовых структур [3, c. 81].
Прикладное решение рассматриваемой платформы позволяет реализовать детальный оперативный учет материалов, продукции и товаров на складах, а также обеспечивает полный контроль запасов товарно-материальных ценностей на предприятии.
В рамках применения прикладного решения, возможно:
– управление остатками ТМЦ в различных единицах измерения на множестве складов;
– ведение раздельного учета собственных товаров, товаров, принятых и переданных на реализацию, возвратной тары;
– детализация расположения товаров на складах по местам хранения, что способствует оптимизации сборки заказов покупателей (товаров в накладных) на складе;
– учет серийных номеров, сроков годности и сертификатов;
– комплектование и разукомплектовывание товарно-материальных ценностей;
– резервирование ТМЦ [3, c. 85].
Учет и управление запасами «1С:Предприятие 8.3» не зависит от организации складского хозяйства, его структуры, а также нахождения складов (на территории предприятия или в удаленной местности).
Данные, касающиеся складских запасов, могут быть введены в информационную систему с высокой степенью детализации: это может быть как уровень характеристик товаров (по цвету, размеру, габаритам и пр.), так и уровень серийных номеров и сроков годности товаров. Также возможно получить стоимостные оценки складских запасов в соответствии с себестоимостью и потенциальным объемом продаж в отпускных ценах.
Программным комплексом также предусмотрена инвентаризация ТМЦ и автоматическая обработка их результатов. Результаты инвентаризации позволяют автоматически посчитать разницу между учетным количеством (которое зарегистрировано в информационной базе в процессе проведения документов поступления и отгрузки) и фактическим количеством ценностей, которое выявлено в результате инвентаризации. После указанного подсчета происходит оформление документов списания (при недостаче) или оприходования (при выявлении излишков).
Также имеется возможность, пользуясь средствами статистического анализа запасов, провести оценку привлекательности каждой единицы запасов по его доле в обороте или прибыли предприятия, по стабильности продаж, выявить плохо реализуемую продукцию в соответствии со средним сроком хранения, расходом за период и коэффициентом оборачиваемости [4, c. 120].
Конфигурация полностью автоматизирует операции поступления и списания ТМЦ. Чтобы зарегистрировать факт поступления (ТМЦ) на склад от поставщика, используют документ «Поступление товаров и услуг». При помощи этого документа в информационную базу производится введение сведений о стоимости, номенклатуре и других характеристиках материальных ценностей. Также, регистрация поступления ТМЦ на склад может быть осуществлена на основании «Приходного ордера на товары», «Авансового отчета», документов «Оприходование товаров», «Перемещение товаров» и пр.
Конфигурация включает отчеты, которые предназначены для анализа поступления и выбытия ТМЦ. Информация, касающаяся остатков товаров, их поступления и выбытия в заданный период времени может быть получена при помощи отчета «Ведомость по партиям товаров на складах».
Выбытие ценностей со склада оформляет при помощи документа «Перемещение товаров». В случае, если ценности выбывают со склада в результате продажи, то используют документ «Реализация товаров и услуг», если ТМЦ передают в производство — используется документ «Требование-накладная».
Чтобы определить стоимость ТМЦ при их выбытии, конфигурация ориентируется на способы, которые разрешены в российском бухгалтерском учете. Так, в основе способа регистрации выбытия может быть: себестоимость первых по времени поставок (ФИФО); себестоимость последних по времени поставок (ЛИФО); средняя себестоимость. Способ списания ТМЦ выбирают отдельно для каждого вида учета (управленческого, бухгалтерского и налогового), в настройках соответствующего вида учета [4, c. 121].
При ведении учета стоимости партий ТМЦ в разрезе складов имеется возможность получения информации о стоимости ценностей по каждому складу, это достаточно удобно использовать для целей инвентаризации, для оценки стоимости ценностей, закрепленной за каждым материально-ответственным лицом.
В конфигурацию также включен комплект отчетов, позволяющих осуществлять контроль уровня и изменения запасов в различных аналитических разрезах. Для каждого отчета имеется универсальный механизм настройки, позволяющий углубить степень детализации выводимой информации до характеристик номенклатуры и документа партии, также он дает возможность ограничить объем выводимой информации посредством ее отбора в соответствии с каким-либо критерием.
Информация о текущем состоянии запасов в разрезе позиций номенклатуры и складов может быть получена при помощи отчета «Остатки товаров на складах».
Чтобы получить сведения, касающиеся изменения запасов в течение выбранного периода времени, используют отчет «Ведомость по товарам на складах». Такие отчеты позволяют контролировать сохранность имущества предприятия, а также дают возможность оценить эффективность работы с запасами и принять тактические и стратегические управленческие решения. Таким, в частности, является отчет «Анализ оборачиваемости товаров».
Залогом сохранности имущества предприятий является регулярное проведение инвентаризаций. Конфигурацией обеспечивается эффективная поддержку инвентаризаций ТМЦ на складах, в процессе которых осуществляется сверка количества ТМЦ на складах с остатками ценностей по данным информационной базы, определенными с учетом всех поступлений и выбытий. Чтобы подготовить инвентаризацию и зарегистрировать ее результаты в информационной базе, используют документ «Инвентаризация товаров на складе» [5, c. 201].
Конфигурация поддерживает различные алгоритмы проведения инвентаризации. Так, чтобы ускорить работу, можно до проведения инвентаризации произвести автоматическое заполнение документа «Инвентаризация товаров на складе» сведениями об остатках товаров на складе, которые содержатся в информационной базе, и затем распечатать на бумаге типовую форму ИНВ-19 «Сличительная ведомость». В случае, если выявлены излишки ТМЦ, можно автоматически сформировать документ оприходования этих ценностей, если же имеет место недостача, можно сформировать документ списания на основании документа «Инвентаризация товаров на складе».
Конфигурацией обеспечивает автоматическое формирование инвентаризационной описи и других документов, которые необходимы для оформления итогов инвентаризации [5, c. 202].
Таким образом, автоматизация учета и управления запасами современной компании с использованием платформы «1С:Предприятие 8.3» позволяет значительно оптимизировать операции на указанном участке учета и управления, свести к минимуму неучтенные ТМЦ, повысить их оборачиваемость посредством отслеживания рейтинга, что будет служить не только сокращению издержек обращения и товарных потерь, но и повышению прибыльности компании.
Литература:
- 1C:Бухгалтерия предприятия 8.3. Практическое пособие; КноРус — Москва, 2016–368 c.
- Богаченко В. М., Кириллова Н. А., Сухарева Е. М. Практический консультант бухгалтера; Феникс — Москва, 2016. — 416 c.
- Гладкий А. А. 1С:Управление торговлей 8.3 с нуля. 100 уроков для начинающих; БХВ-Петербург — Москва, 2015. — 448 c.
- Каргина Е. Н. Учет бизнес-процессов в системе "1С:Бухгалтерия 8.3"; Феникс — Москва, 2015. — 192 c.
- Филатова В. 1С:Предприятие 8.3. Бухгалтерия предприятия. Управление торговлей. Управление персоналом; Питер — Москва, 2015. — 256 c.
