Межличностные коммуникации, которые заключаются, главным образом, в устном общении и деловой переписке между двумя или более лицами играют важную роль, в том числе при реализации функций в бизнесе. Для этого созданы различные системы взаимодействия и правила организации коммуникаций в организации. В первую очередь это распространение информации между сотрудниками, руководством, партнёрами и клиентами.
Однако одной передачи информации недостаточно для эффективной работы организации. Основная цель коммуникаций заключается в скорости и качестве понимания передаваемой информации. В противном же случае могут возникать различного рода проблемы, как управленческого, так и организационного уровней. Несомненно, практически каждый сталкивался с ситуаций, когда необходимая информация поступала слишком поздно, либо трактовалась неверно, что приводило к возникновению новых проблем и потерям для бизнеса.
Учитывая изложенные факты, необходимо отдельно подчеркнуть, что в каждой организации должна проводиться работа по обеспечению сотрудников эффективными средствами коммуникаций и периодическая проверка их качества. Особенно это важно для крупных компаний со сложной и многоуровневой системой управления, а также для компаний, чьи подразделения и филиальные сети территориально удалены друг от друга. друга. К примеру, когда филиал организации находится на другом конце страны, многие устные распоряжения руководства из головного офиса могут доходить до него слишком долго, в результате возникающего временного лага сотрудники допускают ошибку и не виноваты в этом, но доказать это практически невозможно. В целях построения эффективной системы коммуникации в компании, необходимо рассмотреть существующие способы осуществления организационных коммуникаций. Их можно разделить на два типа: традиционные и электронные. Традиционные коммуникации включают в себя: собрания персонала, презентации, доску объявлений и почту. В условиях развития информационных технологий наибольший интерес представляют электронные коммуникации.
В результате технического прогресса в распоряжении людей появились электронные средства коммуникации. Они помогли изменить привычную систему взаимодействия в организациях, создали множество новых возможностей, а где-то даже изменили саму структуру управления в организации. Благодаря электронным системам стало проще децентрализировать управление, осуществлять его по-новому.
За счёт сети Интернет возросло количество пользователей, стало реальным организовывать общение людей в режиме реального времени на больших расстояниях с возможностью моментального обмена информацией. Всё это помогает экономить время и ресурсы организации.
На данный момент практически у любой компании есть свой веб-сайт, интранет, своя корпоративная почта для взаимодействия как внутри компании, так и за её пределами. Роль внутреннего портала компании (интранета) заключается в том,, что сотрудники оперативно получают информацию. Появляется возможность своевременно реагировать на изменения, которые происходят на рынке, отслеживать его тенденции, контролировать качество получаемой информации. За счёт этого компания может предотвращать опасные для бизнеса и репутации действия.
Также за счёт корпоративного сайта значительно упрощается взаимодействие в компаниях, у которых есть филиалы. То же можно сказать и про крупные организации, которые могут быть не разделаны территориально, но, тем не менее, имеют огромное количество отделов и подразделений.
Корпоративная почта является одним из самых распространенных инструментов для информирования сотрудников обо всех событиях и новостях в организации. Для этого практически у каждого сотрудника на рабочем компьютере установлена такая программа, как, например, MS Outlook. Со временем таких программ становится всё больше, как иностранного, так и отечественного производства.
Не смотря на множество очевидных достоинств такой системы, в ней есть и определённые недостатки. К примеру, если сотрудник будет получать больное количество писем полностью или частично одинакового содержания, то он может начать игнорировать их, либо система автоматически направит такие письма в раздел спам. Плюс ко всему, может возникнуть излишняя увлеченность работников перепиской.
Ещё одним недостатком внедрения таких систем является обязательное наличие соответствующего специалиста в IT-департаменте, способного устранить возникшую неполадку. В противном случае технический сбой или ошибка программы могут привести к блокировке работы как отельного сотрудника, так и всей компании.
Преимуществом использования электронных коммуникаций является возможность урегулирования внутренних конфликтов, а также выявления предпочтений сотрудников В частности, руководство может периодически проводить опросы (например, опрос с выбором места для проведения корпоратива) сотрудников и по результатам принять соответствующее решения. Также решение может быть размещено либо на внутреннем сайте, либо распространено по корпоративной почте. Цель — показать сотрудникам, что их мнение в компании имеет значение, и они были услышаны руководством.
Вместе с тем такое широкое распространение электронных средств коммуникации открывает возможности для менее общительных людей. Такие средства предоставляют им шанс высказать своё мнение по таким вопросам, по которым при живом общении они бы не рискнули сказать. Однако необходимо понимать, что электронная переписка не всегда гарантирует конфиденциальность.
Однако практически ни в одной компании электронные средства коммуникации не выступают единственным способом обмена информацией. Причиной этому является то, о чём уже упоминалось ранее: за большим потоком сообщений может потеряться что-то более важное. Примерно в 20 % случаев электронные сообщения дублируются на совещаниях или по телефону. Например, рассматривая систему коммуникаций в российских организация, можно заметить, что в большинстве случаев, руководство и сотрудники не могут полностью довериться электронному сообщению, а предпочитают уточнить его лично.
Электронная связь выигрывает у традиционных коммуникаций за счет сокращения времени и преодоления расстояния как барьера для осуществления корпоративной коммуникации.
Также в последнее время всё чаще используются и мобильные приложения — мессенджеры. Преимущественно их используют для создания групповых чатов отдела компании для моментальной передачи информации от руководителя. Плюсом для организации является то, что сотрудник может прочитать эту информацию не в любое время, а не только на рабочем месте, поскольку мобильный телефон у него практически всегда собой. А из-за простоты использования данный вид связи доступен сотрудникам довольно широкого спектра возрастов. Такой вид связи в основном не всегда регламентирован и может не является официальным, но, тем не менее, достаточно эффективен. Через них могут проводиться опросы сотрудников по вопросам проведения мероприятий, увольнений. И поскольку эта сфера развивается очень активно, руководству необходимо отслеживать основные тенденции и своевременно начинать их использовать в организации.
Неоспоримыми преимуществами мессенджеров перед прочими средствами электронной коммуникации являются:
1) Знание номера телефона того, с кем происходит общение. Номеров телефона у человека чаще всего не больше двух и он более долгосрочен, в отличие от адреса электронной почты, который легко сменить или забыть пароль.
2) Мгновенные уведомления на устройстве пользователя, то есть уверенность в том, что сообщение будет быстро прочитано гораздо выше. Это особенно важно для принятия оперативных решений.
3) Конфиденциальность — по сравнению с общением в прочих системах, в мессенджерах обеспечивается приватность необходимая для более личных вопросов.
4) В мессенджерах есть возможность оперативно пересылать, не только текст, но и изображения, видео, местоположение. Плюс ко всему, присутствует возможность позвонить при необходимости абсолютно бесплатно вне зависимости от региона, в котором находятся участники коммуникации.
5) Возможность общения в реальном времени и с задержкой, то есть если сообщение в мессенджере было отправлено в нерабочее время, то можно ответить как сразу, так и позже. Это считается более-менее приемлемым.
Такой способ коммуникации значительно упрощает процесс передачи информации, но одновременно с этим и может привести к обсуждению нерабочих и деструктивных тем. Поэтому главное, о чём необходимо помнить при использовании мессенджеров в общении с коллегами или клиентами это то, что, во-первых, необходимо следовать правилам делового этикета и не допускать неформальное общение. Во-вторых, соблюдать грамотность и пунктуацию в сообщениях, проверять их перед отправлением на наличие опечаток. Электронное общение значительно упрощает стиль письма, но при этом ошибки могут восприниматься как признак небрежности или даже необразованности собеседника. Как и во всех способах коммуникации, сообщения должны быть максимально ёмкими, грамотными, легко читаемыми и не содержать посторонней информации.
Значимым минусом таких коммуникаций является то, что они не всегда могут быть использованы сразу большим коллективом, а лишь группами в пределах 30 человек. В противном случае, может начаться путаница от переизбытка информации за короткий промежуток времени.
Возвращаясь к вопросу важности качества передаваемой информации, стоит сказать об эффективности коммуникаций. Эффективными коммуникации являются в том случае, если сообщение, которое отправитель передаёт другому человеку, интерпретируется так, как отправитель бы этого хотели. Факторы, способствующие эффективности коммуникации включают в себя поток и канал. Поток относится к направлению отправителем сообщения. Некоторые источники отмечают важность обратной связи в процессе коммуникации. Отзывы могут помочь не стать жертвой недопонимания, то есть по любому вопросу важно убедиться, что информация получена и понята, поэтому необходимо всегда убеждаться в том, как сотрудник и клиент понял полученную информацию. Здесь также возникает вопрос культуры коммуникации, который заключается в том, что значимые вопросы всегда надо уточнять, а также необходимо отвечать на полученный запрос. Например, в случае, если клиенту была отправлена информация по электронной почте, а он на неё никак не ответил, то может возникнуть предположение, что-либо сообщение не дошло, либо клиент не заметил его среди прочих писем, либо он забыл на него ответить. Но на самом деле, он мог не счесть необходимом на него отвечать. Подобная ситуация недопустима. Одним из важнейших элементов коммуникации является тот факт, что получатель должен дать ответ на входящее письмо (даже в краткой форме).
Подводя итог можно сказать, что электронные коммуникации прочно вошли в сферу бизнеса. В 21 веке они становятся доминирующем способом общения, стремительно развиваются, улучшаются. В чём-то они становятся проще и удобнее для пользователей, в чём-то сложнее. В совокупности выделенных преимуществ и недостатков электронной коммуникации можно выделить, что положительного влияния больше. Открывается множество возможностей для сотрудников и организации в целом. Особенно в части экономии ресурсов и времени. Но, несмотря на это, не стоит пренебрегать и традиционными способами коммуникации, в частности, личным общением.
Литература:
- Андреева Т. Е. Изменения и внутрифирменные коммуникации // Управление персоналом. — 2008. — № 10. — С. 54–55.
- Веснин В. Р. Основы менеджмента. — М.: Триада, ЛТД, 2014. — 347 с.
- Егоршин А. П. Управление персоналом. — Нижний Новгород: НИМБ, 2012. — 720 с.
- Лукичева Л. И. Управление организацией: учебное пособие. — М.: Омега-Л, 2012. — 360 с.
- Мясоедов С. П.. Невербальные коммуникации и типичные ошибки общения // Управление персоналом. — 2009. — № 7. — С. 54–62.
