Организационные стандарты коммуникации формируются в результате различных форм и видов взаимодействия руководителей, менеджеров и сотрудников всех уровней. В идеале организационная коммуникация облегчает обмен информацией, планирование мероприятий, координацию проектов и социального взаимодействия. Неграмотно построенная система коммуникации и некачественное функционирование систем связи приводит к путанице, снижению мотивации и потере производительности. Руководители должны создать чёткую систему или даже план коммуникации и информационных каналов для того, чтобы сотрудники были информированы и были в контакте друг с другом.
Коммуникации внутри компании могут помочь работникам понять корпоративную культуру и цели. Каждый сотрудник должен иметь доступ к информации по работе не только своего отдела, но и других. Особенно это важно в кризисный период, когда от каждого сотрудника требуется не только выполнять полученные от руководства инструкции, но и работать самостоятельно, принимая во внимание текущую ситуацию в компании. Система внутренних коммуникаций соединяет все элементы компании, помогает им работать слаженно, как единый организм.
Коммуникации между сотрудниками — это инструмент, который помогает людям управлять, создавать и поддерживать все процессы в организации. Корпоративные коммуникации осуществляются в различных формах, в том числе беседы, почта, электронные письма, совещания и т. д. Каждый из этих видов коммуникации подходят для соответствующих ситуаций.
Эффективные коммуникации являются важной частью успешного ведения бизнеса. Чтобы установить хорошие деловые связи, необходимо следовать определённым правилам коммуникации.
1) Краткость.
В деловом общении краткость — это то, что необходимо для быстрого принятия решений и достижения результатов. Особенностью эффективного делового общения является то, что в нём используется сжатый и простой язык, который способен передать основную идею сообщения без потери смысла.
2) Доступность.
В деловом общении иногда есть только одна возможность, чтобы донести свою мысль или точку зрения. Если информация будет неконкретна и понята неправильно, то может не быть возможности исправить ее, прежде чем это создаст проблему. Когда передаётся важная информация необходимо быть уверенным, чтобы в зависимости от того, письменная речь или устная, слова написаны или произнесены правильно, несут верное значение и понятны собеседнику.
3) Тактичность.
При общении с деловыми партнерами или клиентами, всегда важно давать собеседнику необходимые ответы на вопросы и разъяснения. Когда выступление окончено, необходимо дать другому человеку возможность задать уточняющий вопрос, прежде чем перейти к следующей теме.
4) Уверенность.
Уверенная манера речи может помочь повысить доверие к передаваемой информации. Необходимо преподносить информацию четким и командным тоном, который показывает знание и значимость обсуждаемой темы.
5) Достоверность.
Необходимо всегда проверять информацию, о которой будет идти речь. Сообщение может быть важным, но если оно сопровождается неверной информацией, то его значимость теряется.
Важным сопутствующим элементом общения являются конфликты. Конфликты — это один из негативных последствий неправильной коммуникации. Сотрудники могут использовать средства коммуникации, чтобы не соглашаться и спорить друг с другом или руководством. Конфликт создает напряжённую обстановку среди сотрудников и может приостановить деятельность в компании, сорвать встречи и нарушить процесс выполнения оперативных задач. Источником конфликтов чаще всего становятся возникшее у работников ощущение, что их потребности не удовлетворяются, отсутствует чёткая система управления и прозрачная система коммуникации, нет возможности высказать личное мнение и быть услышанным, отсутствие индивидуального подхода. Поэтому руководство организации должно использовать системы коммуникаций, чтобы управлять и предотвращать конфликты в целях смягчения последствий разногласий между работниками.
Установление личных связей между сотрудниками ещё один элемент коммуникации. Человек может использовать коммуникации, чтобы знакомиться с людьми. Это знакомство со временем может привести к формированию дружеских отношений. Такие отношения между сотрудниками могут принести выгоду для компании, потому что они помогают сотрудникам работать вместе, узнавать сильные и слабые стороны друг друга и научиться доверять. С другой стороны, дружеские отношения между работниками могут стать отвлекающим фактором, поскольку вместо того, чтобы быть продуктивными, люди могут тратить много времени на общение по нерабочим вопросам.
При приеме на работу одним из первых качеств, которые рекруты ищут в новых сотрудниках это превосходные коммуникативные навыки. Опытные менеджеры признают, что человек с высокой квалификацией может не подходить, если ему не хватает навыков общения, необходимых для адекватной реализации своего потенциала на рабочем месте. Чтобы улучшить систему коммуникации на работе, руководителям необходимо опираться на сильные стороны, выявляя и устраняя недостатки.
Способность эффективно общаться в письменной и устной форме — это очень важный навык для работника на всех уровнях управления. И при его отсутствии могут возникнуть следующие проблемы.
1) Небрежная или непрофессиональная манера общения.
Несмотря на то, что стандарты письменной коммуникации внутри организаций были смягчены до некоторой степени с появлением электронной почты, сообщение, в котором полно орфографических и грамматических ошибок может создать впечатление, что человек неаккуратный и не уважает читателя, что в результате может даже вызвать сомнения в профессионализме или компетентности такого сотрудника.
2) Неспособность быть замеченным.
Чрезмерно застенчивые люди не могут сами говорить о себе или своих достижениях на собраниях и в других ситуациях рядом с теми, кто более уверен в себе. Руководители могут не узнать о совершенной ими работе, в отличие от более напористых коллег. Если руководитель не узнает о том вкладе в работу организации, который сделал сотрудник, то, скорее всего, у такого человека не будет возможности для продвижения по карьерной лестнице.
3) Создание конфликтной ситуации.
Во многом успешная коммуникация на рабочем месте включает в себя не только то, что вы говорите, но и как вы это выражаете. Если человек часто проявляет такие стороны своего характера, как грубость, резкость, холодность и отчужденность, то это начинает сильно влиять на его общение с другими сотрудниками и на их отношение к нему. Устные коммуникации являются главным инструментом для создания атмосферы и минимизации разногласий внутри компании.
4) Неполнота информации.
При выполнении поставленных задач и решении возникающих проблем больше шансов сделать всё вовремя возникает тогда, когда каждый член команды получает полную и достоверную информацию, необходимую для выполнения задачи. Компания остаётся в выигрыше, когда топ-менеджмент получает информацию, необходимую для принятия обоснованных решений. Люди, имеющие хорошие коммуникативные навыки, лучше всех понимают, что информация имеет самое важное, решающее значение. Они знают, как отфильтровать информацию и не обременять коллег данными, которые не являются существенными.
5) Плохо мотивированные сотрудники.
Отсутствие у руководителя высоких навыков коммуникации может иметь пагубные последствия для морального состояния сотрудников. Человек может подумать, что его специально держат в неведении, изолируют от происходящих внутри компании процессов. В особенности по вопросам, которые непосредственно затрагивают его интересы. Сотрудники ценят хорошие отношение со стороны руководства. Это создает здоровую рабочую среду. Когда сотрудники удовлетворены своей работой, они способны эффективно выполнять свои обязанности с позитивным настроем. Неспособность эффективно общаться на рабочем месте приводит к разочарованию и разладу среди сотрудников. Однако менеджеры могут облегчить такие проблемы, сохраняя открытыми каналы связи с руководством.
Обобщая можно сказать, что эффективные вербальные и невербальные коммуникативные навыки невероятно ценны на рабочем месте. Некоторые компании тратят много средств, чтобы обучить своих сотрудников тому, как эффективно общаться. Хорошие коммуникативные навыки выходят за рамки разговоров, и сотрудники должны знать, как общаться с помощью письменных докладов и сообщений. Понимание всей потенциальной выгоды эффективного взаимодействия помогает компании сосредоточиться на развитии штата сотрудников, которые способны общаться внутри фирмы, с клиентами, поставщиками и международными деловыми партнерами.
С каждый годом бизнес становится глобальнее, компании укрупняются и постоянно растет потребность в эффективных системах коммуникации, чтобы удовлетворить растущий мировой спрос на товары и услуги. Менеджеры и работники должны знать, как эффективно общаться с партнёрами из международных компаний. Разница в культурах требует от руководителей понимания специфичных терминов, часто употребляемых в разных странах и что может посчитаться оскорбительным. Компаниям, которые обучают своих сотрудников новым вербальным и невербальным навыкам коммуникации, легче интегрироваться в глобальные рынки, чем компаниям, которые не занимаются обучением своих сотрудников в данной сфере. Эффективная коммуникация является важнейшим фактором для фирм, которые стремятся расширить свои границы, за переделы своей страны.
Эффективная коммуникация на рабочем месте помогает сотрудникам и менеджерам формировать высокоэффективные команды. Сотрудники могут доверять друг другу и руководителям. Эффективная коммуникация уменьшает ненужную конкуренцию внутри отделов и помогает сотрудникам работать слажено. Результат работы такой команды — это высокая производительность труда, добросовестность и ответственность. Сотрудники знают свои роли в команде и что их ценят. Менеджеры имеют возможность исправить ошибки сотрудников, не создавая враждебную рабочую среду. Менеджер, который открыто общается со своими подчиненными может способствовать укреплению позитивных отношений в интересах компании.
Из всего сказанного можно сделать вывод, что эффективная коммуникация имеет решающее значение для любой организации и может помочь ей во многом. По сути, коммуникация играет важную роль в разработке продукта, отношениях с клиентами, управлении персоналом — практически все аспекты деятельности организации. Сотрудники являются ключевыми субъектами коммуникации, потому что они зачастую служат в качестве проводника. Если сотрудники в полной мере информированы, обучены, мотивированны и имеют в своём распоряжении широкий спектр средств коммуникации, то это наилучшим образом отразиться на деятельности компании.
Литература:
- Аскеров П. Ф. Система управления: моделирование на основе взаимосвязи элементов // Российское предпринимательство. — 2011. — № 7. — С. 16–20.
- Бакулев Г. П.. Массовая коммуникация: Западные теории и концепции. — М.: Аспект Пресс, 2010. — 192 с.
- Гавра Д. П. Основы теории коммуникации. — СПб.: Питер, 2010. — 285 с.
- Гнатюк О. Л. Основы теории коммуникации. — М.: Кнорус, 2010. — 256 с.
- Прохорова Е. C.. Ремонт коммуникаций // Справочник по управлению персоналом. — 2009. — № 4. — С. 22–25.
